LeanPay permet de créer des groupes de clients afin de les relancer de façon unifiée, comme si vous ne relanciez qu'un seul client.
Cela signifie que vous pouvez personnaliser la relance pour le groupe dans son ensemble, en assignant un plan de relance spécifique et en choisissant le contact principal et l'adresse principale à utiliser.
Exemple : Vous pouvez créer un groupe avec toutes les filiales d'un Client afin de leur envoyer une relance unique à l'attention d'un contact unique pour le groupe.
Activation de la relance par groupe de clients
Cette fonctionnalité nécessite d'être activée pour pouvoir être utilisée. Pour activer votre option de relance par groupe de clients :
Rendez-vous dans vos paramètres LeanPay, accessibles en bas à gauche de votre application.
Cliquez sur 'Options et usages', puis sur 'Relance par groupe de clients'.
Activez l'option.
Vous pouvez désormais créer vos groupes de clients.
Création d'un groupe de clients
Pour créer un groupe de clients :
Sélectionnez les clients que vous souhaitez regrouper dans la liste de vos clients.
Cliquez sur le bouton bleu 'Actions' situé en haut à droite de l'écran.
Sélectionnez 'Assigner un groupe de clients'.
Cliquez sur 'Créer un groupe de clients'
Nommez votre groupe et sélectionnez le plan de relance que vous souhaitez associer à ce groupe de clients
Sélectionnez également le contact principal et l'adresse principal du groupe parmi les contacts et adresses des clients du groupe
Cliquez sur le bouton 'Valider'.
Une fois le groupe de clients créé, un nouvelle colonne dédiée à cette information apparait dans le tableau Clients :
Lorsque vous cliquez sur le nom du groupe, une fenêtre latérale s'ouvre avec les détails suivants :
Paramètres : Les informations de base de votre groupe de clients y sont répertoriées, comme son nom et son plan de relance associé.
Clients : Les clients associés au groupe y sont listés. Une option permet de supprimer l'un des clients du groupe si nécessaire.
Contacts : Tous les contacts des clients du groupe sont affichés. Le groupe dispose d'un contact principal, indiqué par une étoile dans la ligne des contacts, qui sera utilisé comme destinataire principal lors de l'envoi lors d'une relance par email.
Adresses : Les adresses des clients du groupe sont affichées. Le groupe dispose d'une adresse principale, symbolisée par une étoile dans la ligne de l'adresse, qui sera utilisée lors de l'envoi d'une relance par courrier.
Gestion des contacts et adresses
Les contacts et adresses de vos groupes de clients proviennent des clients qui y sont associés. Si vous souhaitez en ajouter ou en modifier, vous pouvez le faire directement sur l'un des clients associés au groupe. Le contact et/ou l'adresse sera alors disponible dans le groupe de clients associé.
Information importante :
Toute modification d'un contact ou d'une adresse d'un client associé à un groupe impactera le contact ou l'adresse du client et pas uniquement du groupe.
Le contact principal (ou adresse) d'un groupe est géré de manière indépendante par rapport au client. Un contact principal d'un client n'est donc pas automatiquement le contact principal du groupe.
Gestion des relances pour un groupe de clients
Personnaliser les plans de relance pour les groupes de clients
Les plans de relance disponibles pour les groupes de clients sont les mêmes pour les clients individuels.
Une fois le plan de relance associé au groupe de clients, la prochaine relance sera calculée de la même manière que les relances pour les clients individuels, tout en prenant en compte l'ensemble des données des clients du groupe.
Une fois l'étape de relance définie, la relance du groupe de clients est planifiée pour être envoyée. Le contenu de la relance reprend alors l'ensemble des éléments des clients du groupe, structurés de la même manière que pour une relance classique.
Information importante :
Chaque client conserve toujours son propre plan de relance, distinct du plan de relance du groupe auquel il est associé. Cependant, dès lors qu'un client est associé à un groupe de client, la relance du client est désactivée au profit de la relance du groupe de client qui sera la seule relance active pour ce client. Pour définir ou modifier un plan de relance pour un groupe de clients, il est impératif de passer par la gestion du groupe et non par la gestion individuelle du client.
Envoyer la relances d'un groupe de Clients
Si l'envoi automatique est activé dans le plan de relance, alors la relance du groupe de clients sera envoyée de façon autonome par LeanPay, de la même manière que pour les clients individuelles.
En cas de relance non-automatique, la relance planifiée pour un groupe de clients est disponible dans la liste des relances à effectuer, de la même manière que pour les clients individuelles :
Rendez-vous dans la page 'Relances à effectuer'.
Sélectionnez l'étape de relance du groupe de clients
Editez la relance si nécessaire et cliquez sur 'Envoyer'
Les différences entre la relance d'un groupe de clients et celle d'un client individuel :
Le nom du groupe de clients est affiché dans la carte de relance à effectuer
L'encours affiché en haut à droite de l'écran est l'encours du groupe de clients
Les commentaires présents dans l'historique de l'ensemble des clients du groupe sont affichés
Le portail client est désactivé pour les groupes de clients
Suivi des relances par groupe de clients
Une fois la relance d'un groupe effectuée, celle-ci est disponible :
Dans l'historique des relances effectuées
Dans l'historique de tous les clients associés au groupe
Dans l'historique de toutes les factures des clients du groupe concernées par la relance envoyée