LeanPay vous permet de personnaliser l'adresse d'envoi des relance par email de relance en utilisant votre propre domaine ou sous-domaine. Cette configuration améliore la délivrabilité des emails et renforce la confiance de vos destinataires.
Avant de commencer, nous vous recommandons de faire appel à votre équipe informatique pour assurer une configuration correcte des enregistrements DNS.
Pré-requis :
Accès à votre fournisseur de domaine (Google, Microsoft, OVH, etc.) pour modifier la configuration des domaines ou sous-domaines.
Possibilité d'ajouter des enregistrements DNS (CNAME, SPF, DKIM).
Temps estimé : 15 à 30 minutes (configuration initiale) + jusqu'à 48h pour l’application DNS.
Etape 1 : Configuration du domaine
Le choix entre l'utilisation du domaine principal ou d'un sous-domaine du domaine principal dépend des pratiques et process de chaque entreprise.
Comprendre la différence
Domaine principal : C'est le domaine principal de votre compte email (ex : pomme.fr si votre adresse email professionnelle est jean.dubois@pomme.fr).
Sous-domaine : C'est une extension de votre domaine principal (ex : relances.pomme.fr si votre email est jean.dubois@pomme.fr). Il vous permet de créer un sous-domaine spécifique pour les envois d'emails depuis LeanPay et de le gérer de manière indépendante, sans impact sur votre domaine principal.
Critère | Sous-domaine | Domaine principal |
Flexibilité | Élevée | Faible |
Sécurité/Risques | Isolée | Tous les usages sur le même domaine |
Intégration | Nécessite de configurer la réception des e-mails du sous-domaine | Simple |
1.1 Utilisation du domaine principal (solution la plus rapide)
Cette option vous permet d'envoyer les emails de relance directement depuis votre adresse principale, celle associée à votre compte utilisateur (par exemple, jean.dubois@pomme.fr).
Voici comment procéder pour utiliser votre domaine principal :
Dans votre compte LeanPay, allez dans 'Paramètres et réglages'.
Dans 'Options', puis 'Envoi des emails', sélectionnez l'option 'Configurer votre DNS pour personnaliser l’adresse email d’envoi'.
Entrez votre domaine principal (exemple : pomme.fr) et soumettez-le pour vérification.
Une fois vérifié, LeanPay générera trois enregistrements DNS (CNAME, SPF, DKIM) que vous devrez ajouter dans votre fournisseur de domaine.
Résultat attendu : Vos e-mails de relance seront envoyés directement depuis votre adresse de connexion (jean.dubois@pomme.fr) et les réponses seront reçues à cette même adresse.
1.2 Utilisation d’un sous-domaine
Si vous souhaitez séparer les emails de relance, vous pouvez configurer un sous-domaine (par exemple, relances.pomme.fr) qui sera exclusivement réservé à l'envoi des emails via LeanPay.
Voici comment procéder pour configurer votre sous-domaine :
Accédez à votre compte LeanPay et allez dans 'Paramètres et réglages'.
Dans 'Options', puis 'Envoi des emails', sélectionnez l'option 'Configurer votre DNS pour personnaliser l’adresse email d’envoi'.
Entrez le nom du sous-domaine créé (par exemple, relances.pomme.fr) et soumettez-le pour vérification.
Une fois vérifié, LeanPay générera trois enregistrements DNS (CNAME, SPF, DKIM) que vous devrez ajouter dans votre fournisseur de domaine.
IMPORTANT : Configurez également la réception des réponses sur ce sous-domaine dans les paramètres de votre gestionnaire d'e-mails.
Résultat attendu : Les e-mails sont envoyés depuis le sous-domaine (exemple : jean.dubois@relances.pomme.fr), et les réponses sont reçues vers votre adresse principale (jean.dubois@pomme.fr).
⚠️ Certaines réponses peuvent également arriver sur l'adresse email du sous-domaine (ici jean.dubois@relances.pomme.fr), cf note ci-dessous.
Note : Assurez-vous que votre sous-domaine soit bien configuré pour recevoir les emails.
Nous vous conseillons d'effectuer des tests d'envois d'e-mails vers ces adresses (celles du sous-domaine) pour s'assurer de la bonne réception.
Exemple : si j'envoie un email à jean.dubois@relances.pomme.fr, je m'assure qu'il est correctement reçu par la personne concernée (ie Jean Dubois).
Vérification et tests : Après avoir configuré les enregistrements DNS, attendez jusqu'à 48 heures pour leur mise en place effective. Vous pouvez ensuite effectuer un test d'envoi pour vérifier que tout fonctionne correctement.
Etape 2 : Enregistrements DNS auprès de votre fournisseur (CNAME, SPF et DKIM)
2.1 Génération des enregistrements DNS
Une fois votre domaine ou sous-domaine vérifié, il faudra intégrer les enregistrements DNS fournis par LeanPay auprès de votre fournisseur.
Cela permet de garantir la bonne délivrabilité de vos emails et d'éviter le classement en spam.
Suite à la vérification de votre domaine ou sous-domaine, LeanPay va générer trois types d'enregistrements DNS à renseigner sur votre fournisseur de domaine : CNAME, SPF et DKIM.
CNAME (Canonical Name) : Un CNAME permet de rediriger un sous-domaine vers une autre adresse. Dans ce cas, il lie les emails de LeanPay à votre domaine.
LeanPay fournira une entrée CNAME à ajouter comme enregistrement.
Exemple avec pomme.fr :
Nom (Host) :
`email.pomme.fr`Valeur :
Fournie par LeanPay (clé publique CNAME).
SPF (Sender Policy Framework) : Ce mécanisme permet de spécifier quelles adresses IP sont autorisées à envoyer des e-mails pour votre domaine, empêchant ainsi l’envoi frauduleux d'e-mails au nom de votre domaine.
LeanPay fournira une entrée SPF à ajouter comme enregistrement.
⚠️ Si vous avez déjà une entrée SPF renseignée pour ce domaine, il faut la modifier en ajoutant simplement "include:mailgun.org"
Exemple avec pomme.fr :
Nom (Host) :
`pomme.fr`Valeur :
Fournie par LeanPay
Cas où l'entrée SPF existe déjà :
Avant configuration : v=spf1 include:_spf.google.com ~all
Après configuration : v=spf1 include:_spf.google.com include:mailgun.org ~all
DKIM (Domain Keys Identified Mail) : Ce mécanisme de signature numérique permet de vérifier qu’un e-mail n’a pas été modifié durant son envoi et garantit qu'il provient d'un serveur autorisé.
LeanPay génèrera une clé DKIM spécifique que vous devrez ajouter sous forme d'enregistrement TXT dans votre fournisseur de domaine.
Exemple avec pomme.fr :
Nom (Host) :
`email._domainkey.pomme.fr`Valeur :
Fournie par LeanPay (clé publique DKIM).
2.2 Intégration des enregistrements auprès du fournisseur de domaine
Une fois les enregistrements CNAME, SPF et DKIM générés par LeanPay, vous devrez les ajouter à la configuration DNS de votre domaine via l'interface de votre fournisseur de domaine (Google, OVH, GoDaddy, etc.).
Consultez les guides spécifiques de chaque fournisseur :
Vérification dans LeanPay
Une fois ces enregistrements DNS ajoutés, attendez quelques minutes puis revenez sur LeanPay pour vous assurer de la mise en place effective.
Pour vérifier la configuration :
Accédez à 'Paramètres et réglages' dans LeanPay.
Sélectionnez 'Options', puis 'Envoi des emails'.
Cliquez sur 'Vérifier' dans la section des enregistrements DNS.
LeanPay vérifiera automatiquement la validité des enregistrements DKIM, SPF et CNAME. Une fois validés, un indicateur de succès apparaîtra, et vous pourrez envoyer vos e-mails de relance en toute sécurité depuis pomme.fr.
Si la vérification échoue, consultez votre équipe informatique ou votre fournisseur de domaine pour identifier et corriger le problème.
Etape 3 (optionnelle) : Définition d'une adresse email d’envoi unique
Une fois la configuration DNS vérifiée, vous pouvez définir une adresse email unique depuis laquelle partiront toutes vos relances.
Exemple :
finances@pomme.fr (en cas d'utilisation du domaine principal) ou
finances@relances.pomme.fr (en cas d'utilisation d'un sous-domaine relances.pomme.fr)
Voici comment enregistrer cette adresse unique d'envoi :
Accédez à 'Paramètres et réglages' dans votre compte LeanPay.
Sélectionnez 'Options', puis 'Envoi des emails'.
Dans la section dédiée à l'étape 3, sélectionnez l'option 'Adresse email unique pour l'envoi et la réception' et saisissez l'adresse souhaitée.
Test recommandé :
Envoyez un email test depuis LeanPay à une adresse interne pour vérifier la délivrabilité.
Assurez-vous que la réception des emails est activée pour cette adresse email unique afin de recevoir les réponses de vos clients
Fonctionnement des relances automatiques et manuelles
Pour les relances automatiques, LeanPay envoie l’email exactement comme si l'utilisateur sélectionné l'envoyait manuellement.
Cela signifie que l’envoi suit la configuration DNS que vous avez mise en place pour votre domaine ou sous-domaine.
Si vous avez configuré un email spécifique pour l'envoi (comme une adresse générique), c'est cette adresse qui sera utilisée.
En résumé, les relances automatiques respectent la même configuration que les relances manuelles, en garantissant la validité des emails envoyés grâce à vos réglages DNS.