Tijdens evaluatie- of ontwikkelgesprekken worden vaak waardevolle inzichten gedeeld die later moeilijk te reproduceren zijn. Met de functionaliteit “Opnemen en samenvatten van het gesprek” biedt Learned een efficiënte manier om gesprekken vast te leggen, samen te vatten en om te zetten in bruikbare input voor het evaluatieverslag of het bepalen van vervolgacties (Next Steps).
Dit helpt managers én medewerkers om gesprekken gemakkelijker terug te lezen, afspraken te borgen en tijd te besparen op verslaglegging.
Hoe het werkt
Voorafgaand aan het gesprek kan de manager (of medewerker) kiezen om de opnamefunctie in Learned te activeren.
Tijdens het gesprek wordt audio opgenomen via het platform, met expliciete toestemming van de gesprekspartner die de opname start. Deze deelnemer moet akkoord geven dat hij of zij de andere gesprekspartners om toestemming heeft gevraagd.
Na afloop genereert Learned automatisch een samenvatting van het gesprek. Deze samenvatting bevat:
De belangrijkste besproken thema’s
Vermelde acties of afspraken
Ontwikkelpunten of juist punten waarin de medewerker uitblinkt.
De gebruiker kan de samenvatting controleren, aanpassen en eventueel delen in het evaluatierapport.
Let op❗️: De originele audio-opname wordt standaard verwijderd na verwerking, tenzij tijdelijk bewaren expliciet is ingesteld.
Welke data wordt verwerkt?
Voor deze functionaliteit verwerkt Learned uitsluitend de volgende gegevens:
Audio-opname van het gesprek: Wordt tijdelijk verwerkt om tot een tekstuele samenvatting te komen.
Naam en rol van de deelnemers aan het gesprek: Om de informatie te kunnen koppelen aan het juiste medewerkersdossier.
Automatisch gegenereerde tekstsamenvatting: Wordt bewaard na bevestiging van de gebruiker.
Tijdstip van opname en gesprekstype (bijv. evaluatie, 1:1, voortgangsgesprek)
Hoe wordt de data gebruikt?
De audio wordt uitsluitend gebruikt om een tekstuele samenvatting te genereren via spraak-naar-tekst en AI-analyse.
De gegenereerde samenvatting wordt beschikbaar gesteld aan de gebruiker ter controle en goedkeuring.
Alleen na expliciete bevestiging wordt de samenvatting opgeslagen in de evaluatie.
Hoe wordt privacy gewaarborgd?
Opname alleen met toestemming: De opnamefunctie kan niet zonder handmatige bevestiging van één van de gesprekspartners gestart worden. Alle gesprekspartners krijgen een visuele waarschuwing dat het gesprek wordt opgenomen.
Geen automatische opslag van audio: Audio wordt na samenvatting verwijderd.
Volledige controle over samenvatting: Gebruikers kiezen zelf wat bewaard wordt.
Geen toegang tot andere gesprekken of microfoon zonder actie van gebruiker.
AVG/GDPR-conform verwerking: Alle verwerking vindt plaats binnen de beveiligde omgeving van Learned en valt onder de bestaande verwerkersovereenkomst.