De volgende artikelen zijn wellicht ook interessant voor jou:
Het managen van een evaluatieronde
Zodra je de evaluatieronde hebt gepubliceerd kunnen de medewerkers aan de slag. We hebben het voor jou als Admin mogelijk gemaakt om eenvoudig de status van de lopende evaluatieronde te monitoren en waar nodig wijzigingen aan te brengen. In dit artikel nemen we je mee hoe je een lopende ronde kunt managen en analyseren.
💡 Coaches kunnen ook de voortgang op de taken en de resultaten bekijken op de pagina 'Evaluatiecyclus'. Hier zijn zij echter gelimiteerd tot de data van hun eigen teamleden. Optioneel is in te stellen dat coaches ook evaluatiecycli aan kunnen maken. In deze zelf aangemaakte cycli, kunnen zij ook mutaties maken per medewerker maken en de cyclus aanpassen zoals verder in dit artikel beschreven.
Een participatie overzicht overall en per team
Wanneer je de lopende evaluatiecyclus opent zie je meteen in enkele kengetallen hoe de organisatie ervoor staat. Hoeveel mensen hebben hun evaluatie al voorbereid en afgerond? In de tabel eronder zie je op Team niveau wat de status is. Vervolgens kun je het team ook openklappen en zie je ook alle mensen die binnen het team vallen met de volgende gegevens:
Heeft de medewerker de evaluatie voorbereid?
Heeft de medewerker input ontvangen van collega's of coaches?
Indien geactiveerd: is het evaluatieverslag digitaal ondertekend?
Een overzicht per medewerker
Wil je meer informatie over een bepaalde medewerker binnen de evaluatieronde? Klik dan op desbetreffende medewerker. Een overzicht van deze medewerker opent in een pop-up. Je ziet hier of de medewerker zijn evaluatie al heeft voorbereid, peers heeft gevraagd voor feedback. En of de coach en peers al feedback hebben gegeven.
Daarnaast zie je in dit overzicht ook of de medewerker peer feedback verzoeken heeft gekregen.
In het overzicht van de medewerker kun je de volgende acties verrichten:
Coaches verwijderen of toevoegen.
❗️Let op: Je kunt alleen coaches toevoegen aan een evaluatie van een medewerker wanneer de coach ook als coach is toegewezen aan het team.
📚 Wil je meer informatie over het inrichten van de teamstructuur? Lees dan dit artikel.
Peers verwijderen of toevoegen.
Gasten verwijderen of toevoegen.
Medewerker verwijderen uit de evaluatieronde.
❗️Let op: Dit kan alleen zolang er nog geen handtekening is gezet onder het gesprek. Hiermee verwijder je tevens eventuele voortgang van een medewerker. Dit is niet terug te draaien.
Het aanpassen van de evaluatieronde
Onder de 'Setup' tab in een actieve cyclus vind je ook de mogelijkheid om de evaluatiecyclus te updaten.
❗️Let op: Zodra de evaluatieronde is gepubliceerd is komen wijzigingen in het evaluatie template, de skills en rolprofielen en de teamindelingen niet meer door.
Wat je wel kunt wijzigen in een lopende cyclus is:
Bij stap 1: De naam en beschrijving van de cyclus.
Bij stap 2: De deelnemers: handig wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker in dienst komt die je wilt meenemen in een gespreksronde. Alle wijzigingen in deelnemers worden bijgehouden in het tabblad 'Activiteiten log' in de evaluatie ronde.
Bij stap 3: Instellingen. Je kunt besluiten dat je niet wilt dat de ronde automatisch na 30 dagen wordt gearchiveerd. Verder kun je nog een wijziging doorvoeren in de automatische notificaties en in de privacy instelling.
Bij stap 4: Tijdlijn. Hier kun je de deadlines aanpassen per taak. Daarnaast kun je het uitnodigingsbericht aanpassen.
💡 Wanneer een medewerker tijdens een actieve evaluatie cyclus een andere coach krijgt kun je de nieuwe coach handmatig aan de medewerker koppelen via de Participatie tab. Klik hiervoor op de medewerker en pas het aan in het medewerker overzicht zoals hierboven toegelicht.
Het delen van gekalibreerde evaluaties
Wanneer de evaluatiecyclus de optie voor het kalibreren van scores bevat, ligt het initiatief om dit te doen altijd bij de coaches. Zij kunnen hun ingevulde evaluatieformulier van de status 'Kalibreer' voorzien om deze te delen met de andere coaches en admins. Zodra er overeenstemming is bereikt over de gegeven evaluaties kunnen de coaches hun scores delen met de medewerkers. Daarnaast hebben we de optie voor het delen van de scores met de medewerkers ook mogelijk gemaakt voor jullie als Admin.
Wanneer er gekalibreerde input is, zie je in de evaluatieronde een banner waarin wordt aangegeven dat Kalibreren is geactiveerd. Ga vervolgens naar de Setup tab. Daar heb je de mogelijkheid om de gekalibreerde input te delen met de medewerkers.
❗️Let op: Wanneer je gekalibreerde input deelt, deel je alle gekalibreerde input voor alle medewerkers. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.
Het analyseren van een evaluatieronde
Onder de tab 'Resultaten' vind je de gemiddelde score van de organisatie. Daarnaast zie je ook de 3 top teams en de 3 teams die onderaan staan.
In de tabel zie je de gemiddelde scores van het bedrijf, per team en per medewerker op de verschillende uitgevraagde thema's. Onder de tab 'Gemiddelde' zie je alle thema's die met de standaard beoordelingsschaal zijn beantwoord. Onder 'Andere thema's' zie je alle thema's die uitgevraagd zijn op een aangepaste beoordelingsschaal, en dus niet bijdragen aan de gemiddelde performance score.enk bijvoorbeeld aan het thema Welzijn.
❗️Let op: Wanneer je binnen een thema met verschillende aangepaste beoordelingsschalen werkt, zul je dit thema niet terug zien onder 'Andere thema's.
Ga naar Geavanceerde rapportage om een diepere analyse te maken van de evaluatieronde, de gemiddelde performance score.
📚 Wil je meer informatie over de Performance rapportage? Lees dan dit artikel.