De volgende artikelen zijn wellicht ook interessant voor jou:
Leden importeren
Handmatig (Via API)
Leden importeren uit je personeelsadministratiesysteem: Op de pagina Leden - Opties - Leden importeren - In het tabblad van de API integratie worden alle mogelijke medewerkers getoond die je kunt toevoegen. Je kunt deze naar eigen wens selecteren en alvast toewijzen aan bijvoorbeeld een rol of team.
Automatisch
Je kunt er ook voor kiezen om nieuwe leden in je personeelsadministratiesysteem automatisch uit te nodigen voor Learned. In dit geval worden alle nieuwe leden direct uitgenodigd voor Learned.
Leden synchroniseren
Synchroniseer leden: Hiermee worden wijzigingen in het personeelsadministratiesysteem van bijvoorbeeld de namen van medewerkers, de rolprofielen, of de teams automatisch doorgevoerd in Learned. Daarnaast kun je medewerkers die uit dienst zijn met deze actie deactiveren in Learned. Het account blijft zo nog wel bestaan, maar men kan niet meer inloggen.
Handmatig
Je kunt de synchronisatie handmatig uitvoeren. Je ziet eerst per medewerker welke wijzigingen zijn gevonden in het personeelsadministratiesysteem. Als je het eens bent met de voorgestelde wijzigingen druk je op 'Bevestigen'. De medewerkers worden gesynchroniseerd. Let op: zie je een fout, pas dit dan aan in het personeelsadministratiesysteem en druk vervolgens opnieuw op Synchroniseren. Je personeelsadministratiesysteem is altijd leidend. Indien je namelijk alleen een wijziging maakt in Learned zal deze worden overschreven tijdens de volgende synchronisatie.
Automatisch
Als je na de testperiode weet dat de synchronisaties correct verlopen kun je de synchronisatie op 'Automatisch' zetten. De automatische synchronisatie vindt één keer per dag plaats en is ingesteld op (UTC +0) 22:00 voor teams, 22:20 voor rollen en 22:40 voor gebruikers.
Leden verwijderen
Handmatig
Cleanup leden: Hiermee worden leden die zijn verwijderd in het personeelsadministratiesysteem ook verwijderd uit Learned. Het gehele Learned account wordt hiermee gewist. Dit is niet meer te herstellen. Kies daarom eerst altijd voor handmatig. Je ziet zo eerst welke leden Learned niet langer vind in het personeelsadministratiesysteem. Pas zodra je op bevestigen druk worden deze leden verwijderd.
Automatisch
Hiermee kun je leden die zijn verwijderd uit het personeelsadministratiesysteem ook verwijderen uit Learned. De automatische synchronisatie vindt één keer per dag plaats en is ingesteld op (UTC +0) 22:00 voor teams, 22:20 voor rollen en 22:40 voor gebruikers.
Uitzonderingen:
Handmatig aangemaakte leden. Let op: De bovenstaande acties hebben geen effect op de handmatig aangemaakte leden. Wil je handmatig toegevoegde leden met terugwerkende kracht koppelen aan de API integratie zodat deze in het vervolg wel worden meegenomen in de synchronisatie? Klik dan op de knop met de 3 bolletjes rechts in beeld op de Leden pagina.
Nmbrs kan geen leden verwijderen via de API. Je kunt met Nmbrs niet middels de integratie Learned accounts verwijderen, dit kan enkel handmatig in Learned. Wanneer een Learned account wordt verwijderd gaan alle gegevens van deze gebruiker verloren. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.
AFAS: Om leden te kunnen opschonen vanuit AFAS hoef je in AFAS enkel het contract van de medewerker te verwijderen en niet de medewerker zelf. Ook wanneer het contract een einddatum heeft zal het account van de medewerker na die einddatum worden geblokkeerd. Het account bestaat nog wel, maar de medewerker kan niet meer inloggen totdat de einddatum van het contract is gewijzigd.
FAQ
Medewerkers worden uitgenodigd op hun privé email?
De Learned integratie zoekt in eerste instantie naar het zakelijk emailadres van de medewerker. Indien dit veld leeg is zoekt Learned naar het prive emailadres. Indien deze wel wordt gevonden wordt de medewerker geïmporteerd. Mochten beide emailadres velden leeg zijn dan wordt de medewerker niet getoond.
Bij het importeren van medewerkers worden de teams en rollen niet gekoppeld
Bij het importeren of het synchroniseren van medewerkers kan het team of de rol alleen worden gekoppeld als deze via de integratie zijn aangemaakt in Learned. Handmatig aangemaakte teams en rollen worden dus niet gesynchroniseerd. Daarnaast moeten deze teams en rollen dus eerst worden geïmporteerd voordat de medewerkers worden geïmporteerd. Om dit probleem op te lossen kun je eerst een handmatige import doen van de teams en rollen. Daarna doe je opnieuw een handmatige import van de medewerkers.
Wat kan ik doen als ik medewerkers mis in het importeren scherm?
Learned haalt standaard alle medewerkers op die Learned 'mag' zien volgens de rechten van de API instelling. Als je geen of niet alle medewerkers ziet controleer dan of de rechten voor API correct zijn ingesteld.
In sommige HRIS systemen is het mogelijk om de API toegang te verschaffen tot meerdere bedrijfsomgevingen. Learned haalt de medewerkers op uit alle bedrijfsomgevingen waar wij toegang tot hebben gekregen. Mis je de medewerkers uit één omgeving. Controleer dan weer of de API keys correct zijn ingesteld.
Medewerkers die geen emailadres hebben in het zakelijke- of prive emailadres veld worden niet weergegeven. Voeg het emailadres toe in je HRIS systeem. De medewerker zal hierna zichtbaar worden in Learned.
Mocht je tegen andere foutmeldingen aanlopen bij het uitnodigen van leden. Check dan of de persoonlijke informatie, zoals de naam en het telefoonnummer in een juist format (E.164) staan geschreven in het personeelsadministratiesysteem.
Medewerkers die reeds zijn aangemaakt in Learned (handmatig of via de import) worden niet weergegeven en/of kunnen niet worden geïmporteerd.
Een aanpassing van de gegevens van een medewerker wordt niet doorgevoerd in Learned
Wanneer je een account hebt gedeactiveerd met de integratie komen wijzigingen die je op een later moment aanbrengt aan dat account in de integratie niet door in Learned voordat je het account weer hebt geactiveerd.
Als Admin kun je de geblokkeerde accounts later weer activeren in Nmbrs en handmatig vanaf vanaf de Leden pagina. Let op: Nmbrs is altijd leidend en overschrijft de status in Learned.