Wellicht ook interessant voor jou:
De Leden pagina in Learned
Binnen Learned heb je als Admin een overzichtspagina met alle leden in het Learned account. Op deze pagina zie je niet alleen de namen van de medewerkers, maar ook welke rechten zij in het platform hebben, welke rol zij vervullend, of ze eventueel een ambitierol hebben aangevinkt, in welk team ze zitten en of ze ook coach zijn van een bepaald team.
Handmatig nieuwe medewerkers uitnodigen
Om nieuwe medewerkers uit te nodigen voor Learned, ga je via jouw profielfoto linksonder naar de Leden pagina. Klik rechtsboven op de knop Leden uitnodigen. Er verschijnt een pop-up waar je de medewerkers kunt toevoegen.
Hierbij kun je de medewerkers direct aan een rolprofiel koppelen.
Je kunt medewerkers ook direct toewijzen aan een team.
Let op: Het is niet mogelijk om een medewerker ook als coach aan hetzelfde team toe te voegen.Indien de medewerker ook een leidinggevende is kan je hem of haar als coach toevoegen aan het desbetreffende team.
Daarnaast kan je de medewerker admin rechten toekennen.
💡: De bovenstaande opties zijn ook na het uitnodigen van de medewerker beschikbaar in het profiel van de medewerker.
❗️Let op: Wanneer je na het toevoegen van de medewerkers op 'Uitnodigen' klikt, krijgen de medewerkers die je hebt toegevoegd direct een e-mail met een link waarmee ze in Learned kunnen inloggen. Het is niet mogelijk om medewerkers toe te voegen aan het Learned account, zonder hen direct toegang te geven tot het platform.
Naast dat je medewerkers handmatig aan het Learned account kunt toevoegen, is er ook een mogelijkheid om dit via een HRIS integratie te realiseren. Wil je meer informatie over de mogelijkheden om medewerkers uit te nodigen en beheren via een HRIS integratie? Bekijk dan het volgende artikel om te zien met welke systemen we een koppeling kunnen maken: De Learned (API) integraties.
Handmatig bestaande medewerkers beheren
Via de ledenpagina
In het overzicht van bestaande gebruikers kun je door op de drie bolletjes rechts bij de medewerker te drukken de volgende acties uitvoeren:
Admin rechten toekenen of deze intrekken.
De gebruiker verwijderen. Let op: Hiermee verwijder je alle data van deze medewerker en kan niet ongedaan gemaakt worden.
De gebruiker (tijdelijk) deactiveren. De medewerker kan niet langer inloggen, maar de gegevens van de medewerker blijven bewaard. De medewerker kan indien gewenst weer worden geactiveerd. Gebruik de optie van deactiveren bijvoorbeeld als je de data van de medewerker voor een bepaalde periode wilt bewaren nadat hij uitdienst is.
Verschillende functies en teams
Gebruikers binnen de organisatie kunnen meerdere rollen of functies hebben. In het overzicht wordt standaard één (primaire) functie weergegeven. Wil je alle functies, teams en bijbehorende rechten van een gebruiker bekijken? Klik dan op het pijltje links van de gebruiker om de details uit te klappen en scroll vervolgens naar rechts in het detailoverzicht. Zo krijg je volledig inzicht in alle informatie die aan een medewerker gekoppeld staan.
Wil je in één overzicht meerdere rollen en alle bijbehorende onderdelen tot en met de rechten zien? Klik dan rechtsboven op het twee-pijltjes icoon om het overzicht te maximaliseren tot het volledige scherm. Combineer dit met de knop ‘Open all’ om alle gebruikersdetails in één keer uit te klappen. Zo krijg je een volledig schermoverzicht van alle rollen en rechten.
💡: Je kunt kiezen welke kolommen je wilt weergeven op de ledenpagina, om bijvoorbeeld ook e-mail, ambities of tags te vertonen.
Status medewerkers
Elke medewerker heeft een status die aangeeft waar die persoon zich bevindt. De status is zichtbaar in het medewerkersoverzicht en helpt je snel inzicht te krijgen in wie er al actief is en wie nog actie moet ondernemen.
Actief: De medewerker is actief en heeft toegang tot het platform.
UItgenodigd: De medewerker is uitgenodigd en kan een account aanmaken aan door te klikken op de link in de welkomstmail.
Inactive: De medewerker is gedeactiveerd en heeft geen toegang meer tot het platform.
Meerdere wijzigingen tegelijk
Binnen de ledenpagina is het mogelijk om meerdere acties tegelijk uit te voeren op een groep leden of medewerkers. Dit bespaart tijd en maakt het beheer efficiënter. Hieronder leggen we uit welke bulk acties je kunt uitvoeren en waar je op moet letten.
Meerdere medewerkers verwijderen
Wil je meerdere oude of inactieve medewerkers tegelijk verwijderen? Dat kan via de multi-select functie.
❗️ Let op: Verwijderde medewerkers kunnen niet worden hersteld. Controleer altijd goed of je de juiste personen geselecteerd hebt.
Uitnodigingen opnieuw versturen
Is de uitnodiging verlopen of niet aangekomen? Selecteer de betreffende medewerkers of leden en verstuur de uitnodiging opnieuw via bulk actie.
Labels wijzigen van meerdere leden tegelijk
Selecteer eenvoudig meerdere leden en pas in één handeling hun tags aan via edit. Dit is handig voor het categoriseren of opnieuw indelen van leden.
📚: Meer weten over labels? Lees dan dit artikel
Via de instellingen pagina van de medewerker
Meer opties voor het beheren van de medewerkers vind je op de instellingen pagina van de medewerker. Klik op de ledenpagina op de medewerker die je wilt beheren. Klik in zijn profiel op de 'Instellingen' pagina.
Je vindt hier de volgende opties:
Het wijzigen van de voor- en achternaam van de medewerker.
Het wijzigen van het e-mailadres (gebruikersnaam) van de medewerker. Let op: Door het e-mailadres te wijzigen zal de gebruiker met het nieuwe e-mailadres moeten inloggen. De gebruiker ontvangt hier een e-mail van op zowel het oude als het nieuwe e-mailadres.
Het toeschrijven van een functieprofiel en/of het verwijderen van een reeds toegekend functieprofiel voor deze gebruiker.
Label(s) toewijzen aan een gebruiker.
De gebruiker toevoegen als lid van een team en/of verwijderen als lid van een team.
De gebruiker toevoegen als coach van een team en/of verwijderen als van coach van een team.
Het toekennen of intrekken van admin rechten.
❗️Let op: Wanneer je met een API integratie werkt, zullen wijzigingen in het profiel worden overschreven met de informatie uit de integratie. Je zult in dit geval de wijzigingen eerst moeten aanpassen in het HRIS systeem, om vervolgens in Learned de gegevens te synchroniseren. Met de synchronisatie worden de wijzigingen opgehaald en doorgevoerd in Learned.
