Learned biedt de mogelijkheid om te integreren met diverse personeelsadministratiesystemen (HRIS), zoals bijvoorbeeld: Nmbrs, AFAS, Personio en HiBob. We staan kort stil bij waar je een integratie tussen Learned en een extern systeem aanmaakt en bespreken daarna de voornaamste toepassingen van een dergelijke koppeling.

Je kunt deze als Admin in Learned tot stand brengen via de Integraties pagina. Uitgebreidere instructies hiervoor vind je door de link te raadplegen onder in de pop-up bij het aanmaken.

Met een werkende integratie kan de onderstaande informatie worden verwerkt in Learned:

Ook kun je in het geval dat jullie werken met Nmbrs, AFAS, Personio of HiBob PDF exports van evaluatieverslagen in Learned (automatisch) laten toevoegen aan personeelsdossiers in het HRIS.

Wanneer je een actieve integratie hebt aangemaakt kun je verschillende acties handmatig opstarten, of juist automatisch laten synchroniseren. We starten met een uitleg over de handmatig opgestarte acties.

Om leden (nieuwe medewerkers) te kunnen importeren uit jullie HRIS ga je naar de Leden pagina en klik je op 'Opties' rechtsboven, hier kun je leden importeren.

In het tabblad van de API integratie worden alle mogelijke medewerkers getoond die je kunt toevoegen. Je kunt een selectie maken van de medewerkers welke je wil importeren in de Learned omgeving.

Onder de Opties knop op de Leden pagina vind je ook de optie 'Synchroniseer leden'. Wanneer je hier op klik zie je eerst per medewerker welke wijzigingen zijn gevonden in het personeelsadministratiesysteem. Hiermee kunnen de wijzigingen in het HRIS van bijvoorbeeld de namen van medewerkers, de actieve functieprofielen, of de teams worden doorgevoerd in Learned. Als je het eens bent met de voorgestelde wijzigingen druk je op 'Bevestigen'.

Hiermee worden leden die zijn verwijderd in het personeelsadministratiesysteem ook verwijderd uit Learned. Het gehele Learned account wordt hiermee gewist. Dit is niet meer te herstellen. Je ziet eerst een overzicht van leden die Learned niet langer kan vinden in het HRIS. Pas wanneer je op 'Bevestigen' klikt worden deze leden verwijderd uit Learned.

Wil je handmatig toegevoegde leden met terugwerkende kracht koppelen aan de integratie, zodat deze in het vervolg wel worden meegenomen in de synchronisatie? Klik dan op de knop met de 3 bolletjes rechts in beeld op de Leden pagina.

Om teams te kunnen importeren uit jullie HRIS ga je naar de 'Teams' pagina en klik je op 'Opties' rechtsboven, hier kan je teams importeren. Hiermee kunnen teams die wel in het HRIS staan maar nog niet in Learned, worden toegevoegd aan de omgeving. Je krijgt eerst een overzicht te zien waar je een selectie kunt maken van de te importeren teams. Zodra je drukt op 'Bevestigen' worden de teams toegevoegd aan Learned.

Hiermee kun je de namen van teams die zijn aangepast in het HRIS, maar nog niet in Learned, doorvoeren. Je krijgt eerst een overzicht te zien van de voorgestelde wijzigingen. Zodra je op 'Bevestigen' drukt, worden de namen van de teams aangepast in Learned.

Hiermee kunnen de teams die zijn verwijderd in het HRIS, maar nog bestaan in Learned worden opgeschoond. Je krijgt eerst een overzicht te zien van de voorgestelde wijzigingen. Pas wanneer je op 'Bevestigen' klikt worden de teams ook verwijderd uit Learned.

Om Functieprofielen te kunnen importeren, navigeer je via jouw profielfoto naar de functieprofielen en druk je op '+ Nieuwe functie' - Importeer via API. Hiermee kunnen de functies die wel in het HRIS staan, maar nog niet in Learned, worden toegevoegd tot het bedrijfsaccount.

Je krijgt een overzicht te zien van alle mogelijke functieprofielen, waarna je een selectie kunt maken. Pas wanneer je op 'Bevestigen' klikt, worden de functies toegevoegd aan Learned.

Hiermee kunnen naamswijzigingen aan de functies in het HRIS, in Learned worden doorgevoerd. Je krijgt eerst een overzicht te zien van de voorgestelde wijzigingen. Zodra je klikt op 'Bevestigen' worden de namen van de rollen aangepast.

Hiermee kunnen functies die zijn verwijderd in het HRIS maar nog bestaan in Learned, worden opgeschoond. Je krijgt eerst een overzicht te zien van de voorgestelde wijzigingen. Pas wanneer je op 'Bevestigen' klikt worden de functieprofielen daadwerkelijk verwijderd uit Learned.

Wanneer je een werkende integratie hebt, zie je de mogelijkheid om de instellingen te wijzigen. Zo kan je instellen welke eerdergenoemde mutaties je op automatische basis zou willen laten plaatsvinden en welke (nog) niet.

Zoals je ziet kun je instellen bij de leden, teams en functies om het importeren, synchroniseren of opschonen automatisch te laten gebeuren.

Extra opties onder Leden:

Extra opties voor evaluaties:

Ook kun je in het geval dat jullie werken met Nmbrs, AFAS, Personio of HiBob PDF exports van evaluatieverslagen in Learned (automatisch) laten toevoegen aan personeelsdossiers in het HRIS.

Wanneer je er na de beginfase weet dat de synchronisaties correct verlopen en je ervoor kiest om de mutaties op automatische basis te laten plaatsvinden, kun je de synchronisatie op 'Automatisch' instellen. Hierdoor hoef je enkel mutaties door te voeren in het HRIS systeem en worden deze mutaties automatisch geïmporteerd, gesynchroniseerd of opgeschoond.

De automatische synchronisatie vindt één keer per dag plaats en is ingesteld op (UTC +0) 22:00 voor teams, 22:20 voor rollen en 22:40 voor gebruikers.