Dans cet article :
N.B.
Les termes « playbook » et « protocole » utilisés dans la documentation d'aide sont génériques et peuvent être remplacés par d'autres termes dans le menu de Configurations générales, tout comme le nom « sujets » peut également être adapté à votre contexte. Pour plus de détails sur la personnalisation de votre interface, lisez Personalizing LeoMed's interface.
Comprendre les playbooks : objectif, déploiement et édition
Les playbooks sont la façon dont vous organisez et planifiez une séquence de (A) questionnaires, (B) tâches, (C) communications, et (D) planification manuelle des dates, en fonction de divers besoins et interventions médicales.
Ils peuvent être courts, avec seulement une ou deux étapes, pour des suivis simples, ou ils peuvent être très complexes, avec de multiples étapes et des fins alternatives.
Utilisez les playbooks pour planifier et organiser une séquence d'événements qui répond à vos besoins et améliore votre processus de soins.
Créez votre playbook (considérez-le comme un modèle), en l'ajoutant à votre liste de playbooks provisoires (rectangle rouge dans l'image ci-dessous).
Une fois que vous êtes prêt et à l'aise avec votre brouillon, vous pouvez l'activer.
Ce modèle sera alors disponible pour être déployé dans l'onglet Protocoles (rectangle violet dans l'image ci-dessous) pour un patient et un contexte spécifiques.
Tous vos playbooks actifs (que nous appelons protocoles) sont répertoriés séparément des modèles et disposent de leurs propres mécanismes de filtrage.
Cet article se concentre sur la création des playbooks modèles. Si vous souhaitez approfondir ces différences et nuances, lisez cet article. Pour en savoir plus sur l'utilisation, la gestion et la modification des protocoles déployés, lisez cet article.
Créer et modifier les playbooks modèles
Pour créer de nouveaux playbooks ou pour modifier les modèles existants, cliquez sur:
« Configuration », dans le menu principal
« Playbooks » (ou votre terminologie alternative)
Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite intitulé « Ajouter » pour créer un nouveau modèle de playbook ou cliquez sur le modèle de playbook que vous souhaitez modifier.
Vos playbooks existants seront listés ensemble et pourront être filtrés selon différents critères, comme le montrent les colonnes détaillées ci-dessous (ces informations sont remplies dans les Paramètres de chaque playbook comme nous le verrons plus loin):
Statut : Actif (peut maintenant être déployé dans le menu Protocoles), Brouillon (ne peut pas être déployé pour un patient) ou Archivé (ne peut pas non plus être déployé) — En savoir plus sur les différences de statut.
Numéro : le numéro du playbook que vous avez attribué selon le système de votre institution.
Nom : le nom du playbook (pensez à quelque chose que l'équipe et le patient comprendront facilement et qui est suffisamment général pour être facilement réutilisé).
Description : plus de détails pour aider à expliquer le protocole à votre équipe ou à vos éditeurs (ceci est uniquement destiné à l'équipe interne et ne sera pas vu par le patient).
Propriétaire : l'utilisateur LeoMed qui est responsable de ce playbook ou qui peut être la personne de référence concernant ce playbook (cet utilisateur peut être modifié si nécessaire).
Version : le numéro de version que vous attribuez au playbook, afin de garder une trace des changements (vous pouvez créer et gérer votre propre système de version selon les politiques internes de votre institution).
Vous pouvez également ajouter vos propres catégories :
Catégorie : il peut y en avoir plusieurs, et vous pouvez les personnaliser selon vos besoins, soit avec différentes options à choisir, soit comme des étiquettes, pour aider à classer et organiser les protocoles. Pour en savoir plus sur la création de catégories, lisez cet article.
Qui peut éditer les playbooks
Les permissions pour ceux qui peuvent modifier les playbooks sont gérées dans la section Rôles du menu Configuration. Vous devrez peut-être créer de nouveaux rôles afin de générer des autorisations spécifiques pour un type particulier de membre de l'équipe.
Configuration et détails du playbook
Voici une représentation visuelle pour vous aider à mieux comprendre la structure d'un playbook et le contenu écrit qui suit (vous ne verrez pas réellement ce graphique dans l'interface).
Une fois que vous aurez cliqué sur un playbook donné, vous aurez le choix entre trois onglets :
Éditeur : où vous construisez et prévisualisez l'ensemble de votre playbook, étape par étape, avec les interactions et communications propres à chacune.
Équipe : où vous préparez les rôles et titres par défaut nécessaires au fonctionnement de ce playbook
Paramètres : où vous gérez le statut du playbook et les éléments descriptifs généraux, que l'on retrouve également dans les titres des colonnes discutés précédemment.
N.B.
Lorsque vous créez un nouveau plan, vous commencez dans l'onglet Paramètres.
Éditeur
Cette section est le centre de contrôle du playbook, où vous choisissez chaque étape, et ce qui se passe ensuite. Il existe quatre types d'étapes différentes qui peuvent composer un playbook :
Événement : Exemples d'utilisation : Date de l'intervention chirurgicale, date de sortie, etc.
Formulaire : Les questionnaires que vous avez préalablement créés dans le menu de configuration des formulaires, y compris les alertes préconstruites à l'intérieur. Exemples d'utilisation : formulaires pré-chirurgicaux, suivi de la douleur, suivi des effets secondaires des médicaments, etc. Pour en savoir plus sur la création de formulaires et de questionnaires, poursuivez votre lecture ici.
Communication : Envoyer, comme objectif principal, un lien URL et/ou du contenu média à une ou plusieurs personnes, y compris votre équipe médicale, d'autres soignants et le patient concerné. (Par opposition au sous-onglet «Message» de chaque étape qui sert de texte qui apparaîtra dans le SMS ou le courriel que vous envoyez au patient).
Tâche : Assignez une ou plusieurs tâches à une personne de l'équipe (une étape par personne).
N.B.
Des petites icônes apparaissent parfois dans les titres des étapes, leurs détails sont discutés plus loin, mais voici leur signification en bref :
Astérisque : L'étape commencera automatiquement, en relation avec une autre étape du playbook
Symbole de jeu : L'étape commencera automatiquement au début du playbook
Flèches circulaires : L'étape contient une certaine forme de récurrence prévue pour l'avenir
Bulle de dialogue : L'étape comprend au moins un message qui sera envoyé
Il est important de savoir que les playbooks ne doivent pas nécessairement être hypercomplexes, avec de multiples étapes. Il est possible qu'un playbook ne contienne qu'une ou quelques unes de ces étapes, comme le simple envoi d'un message à un patient et à ses soignants. Les playbooks sont simplement le cadre utilisé pour créer des actions interactives avec les individus, à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution.
Pour chacun des types d'étapes (dans la section gauche de l'éditeur), vous disposez de sous-onglets (dans la section droite) qui vous donnent un niveau de précision supplémentaire pour déterminer le déroulement de l'ensemble du plan : Détails, Planification, et Message. Décortiquons-les, maintenant.
Détails
Ce contenu variera en fonction du type d'étape, mais l'idée est la suivante :
Choisir un titre (pour l'étape, pas pour l'ensemble du livre de jeu)
Décrire l'étape (qui ne sera vue que par votre équipe interne)
Ajoutez le contenu correspondant (variant selon le type d'étape: documents, médias, liens URL, formulaires, tâches, etc.)
Associez une ou plusieurs personnes à l'étape (soit un type de rôle générique — professionnel, soignant ou patient — qui sera rempli lors du lancement dans un contexte spécifique, soit un membre spécifique de l'équipe dès le départ, par défaut. Cette personne pourra elle aussi être remplacée, si nécessaire, au moment du lancement, ou même après avoir lancé le playbook.)
Planification
Il y a trois aspects de la planification qui peuvent être réalisés pour chaque étape :
le moment de l'étape
les notifications envoyées autour de cette étape
sa récurrence
1. Moment
Une étape peut être planifiée des trois manières suivantes ; la première étant définie manuellement et les deux dernières automatiquement. Vous pouvez rapidement remarquer dans la séquence d'étapes (colonne de gauche) les symboles qui l'indiquent :
Manuel : Programmer manuellement une étape pour un moment précis de la journée. → sera écrit « Planification manuelle »
Option automatique #1 : Au lancement du playbook — pour commencer tout de suite lorsque vous déployez un playbook. Si une étape est liée au lancement du playbook → symbole « play »
Option automatique #2 : En relation avec une autre étape — soit avant, soit après l'étape en question, avec un délai variant de quelques minutes jusqu'à des années → symbole « astérisque »
Exemples:
Étape manuelle : Une date d'intervention chirurgicale qui reste à déterminer. Une fois qu'elle est fixée, toutes les étapes connexes se mettront en place en conséquence.
Étape automatique Option #1 : Au lancement du playbook, envoyez un message de bienvenue au patient.
Étape automatique Option #2 : Envoyer un formulaire au patient 1 jour avant l'opération.
N.B.
Les étapes qui dépendent d'une étape manuelle seront bloquées jusqu'à ce que cette étape soit terminée.
2. Notifications
Les notifications ne doivent pas être confondues avec le message (abordé plus loin), qui est une communication plus détaillée. Ici, vous choisissez les personnes qui seront alertées si l'étape n'est pas terminée, ainsi que le moyen et le moment de la notification.
3. Récurrence
Une fois qu'une étape est activée, elle peut être ponctuelle ou récurrente. Dans ce dernier cas, la récurrence peut être fixée en fonction d'un délai donné, mais peut aussi être spécifiée pour un certain nombre d'occurrences. Il est important de noter que cette récurrence s'applique à l'ensemble de l'étape, y compris les notifications, et que toute autre étape dépendante de celle-ci s'arrêtera également après la dernière récurrence. Vous pouvez rapidement remarquer si une étape est récurrente avec les autres symboles mentionnés ci-dessus dans la section 1.Moment : le symbole est un ensemble de deux flèches cycliques
Message
Alors que le type d'étape « Communication » est centré sur l'envoi de contenu à quelqu'un à un moment donné du protocole, l'onglet « Message » (qui est une section d'une étape, et non une étape en soi) est conçu comme un rappel spécifiquement orienté autour de l'occurrence de l'étape dans laquelle il se trouve.
Dans ce sous-onglet « Message », vous pouvez préparer une ou plusieurs communications détaillées (dans chaque langue disponible dans la configuration de votre plateforme) qui seront envoyées à une ou plusieurs personnes, en relation avec cette étape. Si, au cours d'une même étape, vous devez envoyer des messages utilisant des contenus ou des paramètres différents à des personnes différentes (ou à une même personne), vous pouvez cliquer sur le bouton bleu « Ajouter » situé sous le bouton « Enregistrer » en haut à droite pour obtenir plusieurs messages distincts.
Ne confondez pas cette section avec les notifications d'étape (abordées ci-dessus) qui sont de simples alertes qui se produisent lorsqu'une étape a dépassé son échéance. Cependant, de manière similaire, il existe plusieurs options pour le moment de l'envoi du message, ainsi que pour le moyen de l'envoyer.
D'autres caractéristiques des messages incluent :
Des options de réponse prédéterminées pour le destinataire. (Demande de confirmation, Fixer une date différente, ou Annuler)
Des notifications basées sur le choix du destinataire entre ces trois options, qui peuvent être envoyées à différents membres de l'équipe, si nécessaire.
Vous remarquerez qu'un symbole de bulle de dialogue apparaîtra dans la chronologie d’étapes du playbook (colonne de gauche) pour les étapes qui contiennent un message.
Équipe
Dans cette section, vous pouvez visualiser qui est impliqué dans ce playbook. Vous pouvez ajouter soit un rôle générique à remplir, soit un membre spécifique de l'équipe qui sera affecté par défaut à ce playbook et qui sera déjà assigné par défaut pour le déploiement du playbook à une situation patient une fois qu'il sera activé. Le membre de l'équipe par défaut peut toujours être modifié lorsque vous souhaitez le déployer en tant que protocole pour un patient spécifique. Ces personnes ou rôles peuvent être occupés par des membres de votre institution (médecins, infirmières ou autres types de professionnels de la santé).
Il existe des colonnes aux titres généraux pour les médecins, les infirmières, l'administration et les autres membres, mais chaque personne peut se voir ajouter des rôles ou des descriptions spécifiques. Pour ce faire, cliquez sur les trois points à la fin de leur nom. Lors de la préparation d'un playbook, cette fonctionnalité vous aidera à planifier vos besoins à l'avance et à guider les choix futurs de la personne qui le déploiera, en veillant à ce qu'aucun acteur clé ne soit oublié.
Lorsqu'une personne spécifique est affectée à un rôle, son titre personnel est ajouté automatiquement, mais il peut être modifié si nécessaire. Comme certains membres peuvent être impliqués dans différents patients ou projets, avec la possibilité que leurs rôles diffèrent entre eux, leur titre descriptif particulier est spécifique à chaque configuration d'équipe, pour chaque playbook particulier, et reste indépendant de leur profil d'utilisateur ainsi que des autres playbooks.
N.B.
Il n'y a pas d'endroit où ajouter le rôle de patient ou d'aidant principal à l’équipe puisque cela est déterminé lorsque le playbook est déployé en protocole et qu'ils sont présents par défaut en tant que rôles génériques non définis qui peuvent être ajoutés à une étape ou une communication.
Paramètres
Comme vu précédemment, les informations pour chaque playbook comprennent :
Numéro : le numéro du playbook que vous avez attribué selon le système de votre institution.
Version : le numéro de version que vous attribuez au playbook pour suivre les modifications (il ne change pas automatiquement, vous pouvez donc créer et gérer votre propre système de versions).
Statut : Actif, Brouillon ou Archivé (voir la différence entre l'archivage et la suppression, dans la section suivante). Notez également que cette section ne fait qu'afficher le statut ; les changements de statut sont effectués dans la barre de titre)
Responsable : l'utilisateur LeoMed qui est en charge de ce playbook ou qui peut être la personne de référence concernant ce playbook (cet utilisateur peut être modifié si nécessaire).
Nom : le titre du playbook qui peut être écrit dans chaque langue dans laquelle le questionnaire sera publié (pensez à quelque chose que les membres de l'équipe concernés comprendront facilement et qui est suffisamment général pour être facilement réutilisé).
Description : détails supplémentaires et informations utiles, qui peuvent également être rédigés dans chaque langue dans laquelle le questionnaire sera publié.
Catégories : Tags qui permettront de mieux organiser, filtrer et rechercher la liste des playbooks. Cela facilitera la recherche du bon protocole à utiliser pour la bonne situation patient.
Note: Supprimer vs. Archiver
Lorsque vous êtes à l'intérieur d'une page de construction de playbook, l'icône de la corbeille à l'extrême droite de la page la supprimera définitivement. Notez que la suppression d'une version de playbook ne supprimera pas la version précédente.
Si vous préférez l'archiver pour la consulter ou l'utiliser ultérieurement, vous pouvez le faire dans un protocole activé avec le bouton « Archiver » situé dans la partie droite de la barre de titre blanche.
Notez que lorsque vous créez une nouvelle version d'un playbook, la version précédente reste active et peut être utilisée jusqu'à ce qu'elle soit archivée.