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Formulaires, Playbooks et Protocoles
Comprendre les formulaires, les playbooks, les protocoles et leurs différences
Comprendre les formulaires, les playbooks, les protocoles et leurs différences

Différenciez des composantes majeures de LeoMed et leurs détails uniques qui aident à automatiser vos tâches cliniques et administratives.

Nathanaël Aubut avatar
Écrit par Nathanaël Aubut
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Dans cet article :

Parfois, la meilleure façon de comprendre certains concepts est de les voir sous différents angles. Dans le cas présent, les formulaires (ou questionnaires) et les playbooks ont des configurations et des cas d'utilisation similaires. Il est donc utile de comprendre comment chacun fonctionne et comment les utiliser.

N.B.

Une terminologie alternative adaptée à votre contexte peut être utilisée pour remplacer les mots "Playbooks" et "Protocoles". Pour savoir comment, lisez la section correspondante à la fin de cet article.

Playbooks vs Protocoles

Tout d'abord, il est important de faire la distinction entre les deux.

  • Playbook : un modèle d'un éventuel protocole (soit en brouillon, actif ou archivé). Cela se fait dans le menu de configuration (entouré en rouge dans l'image ci-dessous).

  • Protocole : quand vous voulez déployer un playbook actif à un sujet. Ceci se fait dans le menu principal (entouré en violet dans l'image ci-dessous).

Tel que mentionné ci-dessus, ces deux terminologies peuvent être modifiées pour s'adapter au vocabulaire de votre organisation.

N.B.

Une fois qu'un utilisateur disposant des autorisations nécessaires a créé un playbook et l'a activé, ce playbook peut être réutilisé instantanément et de manière récurrente par d'autres utilisateurs en tant que protocole (s'ils ont un rôle qui le permet). Pour en savoir plus sur les rôles et les permissions, lisez cet article.

Playbooks vs Formulaires

Playbook:

  • Il s'agit d'un ensemble d'une ou de plusieurs étapes activables et réutilisables — qui peuvent ou non inclure un ou plusieurs formulaires parmi d'autres types d'étapes.

  • Chaque étape sert d'action/bloc de construction pour le playbook.

  • Il s'agit du modèle que vous utiliserez pour créer un protocole pour vos sujets.

Formulaire:

  • Il s'agit d'un ensemble réutilisable d'une ou plusieurs questions.

  • Il s'agit d'un outil — un type de bloc de construction pour les playbooks.

  • Il ne peut être utilisé que par le biais d'un playbook. Vous ne pouvez pas envoyer un formulaire par lui-même. Un formulaire est toujours envoyé par le biais d'un protocole (qui est basé sur un modèle de playbook actif).

Construire vs Utiliser

Les formulaires et les playbooks peuvent être créés sur demande ou longtemps d'avance, mais les créer n'est pas la même chose que de les utiliser dans des situations concrètes. Voici les différences exposées, et comment les mettre réellement en place.

Naviguer dans l'interface pour créer des formulaires et des playbooks

Formulaire, cliquez :

  1. Configuration (dans le menu principal)

  2. Modèles de formulaires (entourés en orange, ci-dessus)

  3. Ajouter (ou dupliquer un modèle existant)

  4. Ajouter un ou plusieurs des six types de questions

Ceci crée un formulaire.

En savoir plus sur la création de formulaires.

Playbook, cliquez :

  1. Configuration (dans le menu principal)

  2. Playbook (entouré en vert, ci-dessus)

  3. Ajouter (ou dupliquer un existant)

  4. Ajoutez un ou plusieurs des quatre types d'étapes (les formulaires étant l'un d'entre eux)

Ceci crée un playbook.

En savoir plus sur la création de modèles playbooks.

Différences de statuts possibles

Une fois que ces modèles ou instances génériques de formulaires ou de playbooks sont créés, il existe toutefois des différences dans les processus qu'ils suivent avant d'être réellement utilisés.

Comme nous l'avons vu précédemment, un formulaire passe par un processus : sa création. Il peut ensuite être ajouté à un playbook lorsque désiré.

À l'inverse, un livre de jeu passe par deux processus : 1) sa création, puis 2) en tant que protocole, son utilisation active et son achèvement (ou sa désactivation). Examinons ces différents processus plus en détail.

Formulaire

Creation

  • Non publié : soit entièrement mis en place, soit pas encore prêt, mais néanmoins inaccessible pour être ajouté aux playbooks

  • Publié : prêt et accessible pour être ajouté aux playbooks

  • Archivé : ne peut pas être ajouté aux playbooks et ne peut pas être modifié (sauf si le statut est changé), mais est toujours visible pour une référence ultérieure ou pour être dupliqué dans une nouvelle version

Playbook

1) Création de modèle :

  • Brouillon : mettre en place un ensemble d'étapes (qui pourrait inclure un formulaire publié)

  • Activé : le rendre disponible pour être déployé dans des situations réelles

  • Archivé : le rendre indisponible au déploiement (mais pourrait être dupliqué)

Playbook déployé en tant que Protocole

2) Déploiement en situation réelle (doit provenir d'un playbook “Actif") :

  • En cours : en cours d'utilisation ou programmé pour démarrer à un moment futur

  • Terminé : complété jusqu'au bout, à travers chaque étape

  • Désactivé : complété manuellement parce qu'il n'est plus nécessaire

Étapes du déploiement d'un protocole pour un sujet

  1. Cliquez sur "Protocoles" dans le menu principal

  2. Cliquez sur “Lancer un protocole" sur le côté droit de l'écran.

  3. Sélectionnez le patient

  4. Sélectionner le proche aidant, plus loin dans la section du patient (facultatif)

  5. Sélectionnez le protocole (ie. le playbook qui deviendra un protocole).

  6. Sélectionnez le(s) membre(s) de l'équipe

Question : Que faire si je veux simplement envoyer un questionnaire à un patient ?

Réponse : Créez un playbook dont la seule étape est ce questionnaire, et envoyez-le au patient.

Voici les étapes récapitulatives :

Dans le menu de configuration (sous-onglet "Modèles de formulaires")

  1. Créez le formulaire

  2. Publiez le formulaire

Dans le menu de configuration (sous-onglet “Playbooks”)

  1. Créez le playbook

  2. Ajoutez le formulaire (comme seule étape)

  3. Activez le playbook

Dans le menu de protocoles

  1. Lancez un nouveau protocole

  2. Ajoutez les informations sur le patient et sélectionnez le playbook que vous venez de créer (qui contient le formulaire que vous venez également de créer).

  3. Débuter le protocole

N.B.

Cet exemple présente un playbook de formulaire dans son format le plus simple, mais toute autre étape aurait également pu être ajoutée au playbook en conjonction avec le formulaire, si souhaité.

Terminologie alternative pour les Playbooks et les Protocoles

Notez que cet article et la plupart des autres utilisent les termes Playbook et Protocole (qui, comme nous l'avons vu, sont simplement des playbooks déployés), mais ces noms peuvent être modifiés pour s'adapter à votre contexte et à votre terminologie, en cliquant sur :

  1. Configuration

  2. Configurations générales

  3. Terminologie alternative dans toutes les langues que vous utilisez

Dans cet exemple, les Playbooks ont été remplacés par des Devis de soins (entouré en rouge, dans le menu Configuration) et un playbook lancé (protocole) sera désormais appelé un Plan de soins (entouré en violet, dans le menu principal).

Liens vers les articles détaillés

Il s'agit là d'un aperçu des différences, mais chaque élément constitutif fait l'objet d'un article distinct qui donne plus de détails.

Formulaires

Playbooks

Protocoles

Terminologie alternative

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