Créer des formulaires/questionnaires

Faciles à monter et faciles à utiliser, les questionnaires sont parfaits pour faire le suivi de vos patients et pour les garder rassurés.

Joseph Aubut avatar
Écrit par Joseph Aubut
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Dans cet article :


N.B.

Pour clarifier la différence entre un formulaire et un playbook (le mécanisme par lequel vous déployez vos formulaires), vous pouvez lire cet article : Comprendre les formulaires, les protocoles et leurs différences.

Cet article-ci s'attarde spécifiquement aux formulaires.


Créer votre formulaire

Pour créer un nouveau formulaire ou modifier un formulaire existant, cliquez sur :

  1. "Configuration", dans le menu principal

  2. "Modèles de formulaires"

  3. "Ajouter" en haut à droite ou cliquer sur le formulaire à modifier

Vos différents formulaires existants seront répertoriés ensemble et pourront être filtrés selon différents critères, comme le montrent ces colonnes :

  • Statut : Publié, Non publié, ou Archivé (changer de statut se fait en cliquant le bouton approprié à droite de la bande blanche de titre.)

  • Numéro : le numéro du formulaire que vous avez attribué selon le système de votre institution.

  • Nom : le titre du formulaire (pensez à quelque chose que le patient comprendra facilement).

  • Responsable : l'utilisateur LeoMed qui est la référence pour ce formulaire (peut être modifié si nécessaire)

  • Version : le numéro de version que vous attribuez au formulaire pour suivre les modifications (il ne change pas automatiquement, vous pouvez donc créer et gérer votre propre système de versions).

  • Langues : le choix des langues dans lesquelles ce formulaire est disponible.

Ces informations sont modifiables dans les Configurations de chaque formulaire comme nous verrons bientôt.


Qui peut éditer les formulaires

Les permissions pour ceux qui peuvent modifier les formulaires sont gérées dans la section « Rôles » du menu de Configuration. Vous pourriez avoir besoin de créer de nouveaux rôles pour avoir des permissions spécifiques pour un type de membre de l'équipe.


Mise en place et détails d'un formulaire

Une fois que vous aurez cliqué sur un formulaire donné, vous aurez le choix entre trois onglets :

  1. Éditeur: où vous créez et prévisualisez les questions et messages de votre formulaire.

  2. Logique: où vous gérez l'ordre interactif des questions et les différentes fins en fonction des réponses ou des résultats variables.

  3. Configurations: où vous gérez le formulaire dans son ensemble, dans les détails décrits ci-dessus (les titres des colonnes)


Éditeur

Bande supérieure (en rouge)

  • Parcourir les questions à l'aide des flèches vers le haut et vers le bas.

  • Alterner entre les langues des formulaires (le cas échéant) tout en restant sur la même question (cela n'affecte pas la langue de l'ensemble de votre interface utilisateur).

Côté gauche (en bleu)

  • CONTENU (Questions) :
    Ici, vous pouvez choisir d'ajouter différents types de questions :

    • Oui/Non (deux options)

    • Échelle d'opinion (pouvant aller de 1-5 à 1-10)

    • Menu déroulant (liste d'options - sélection multiple ou unique)

    • Image (ajoutez des images à vos choix de réponses pour aider le patient à mieux choisir)

    • Déclaration (rien à répondre du côté du destinataire. Exemple : "Vous avez déjà parcouru la moitié du questionnaire, il ne reste plus que quelques questions.")

    • Groupe de questions (essentiellement un séparateur de section, où vous pouvez ajouter plusieurs questions dans un groupe commun, avec un titre et une description d'introduction pour cette section).

Pour supprimer une question ajoutée, cliquez sur les trois points à la fin de la ligne.

  • FIN DE FORMULAIRE (Conclusions) :
    Des réponses différentes peuvent conduire à des conclusions différentes. Cela peut vous aider à regrouper vos sujets en fonction du type de retour que vous souhaitez leur faire ou du type d'alertes que vous souhaitez recevoir. Pour chaque conclusion possible que vous déterminez, vous pouvez ajouter un message particulier, ou un contenu spécifiquement pertinent comme une vidéo ou les prochaines étapes, etc. La manière dont vous parvenez à chaque conclusion possible est déterminée dans l'onglet « Logique » (voir la section suivante).

Côté droit (en vert)

C'est ici que vous créez et prévisualisez la manière dont le sujet interagira avec le contenu pour les questions et les conclusions, notamment :

  • Les questions auxquelles il faut répondre

  • La description des questions (détails supplémentaires pour clarifier la question)

Dans les trois points à l'extrême droite des questions (les options dépendent du type de question), vous pouvez décider :

  • Si la question est obligatoire ou facultative

  • Si vous souhaitez que ce soit un simple texte dans la description ou si vous souhaitez ajouter du contenu média (photo ou vidéo)

  • Si la question est à choix unique ou multiple (dans les questions de type menu déroulant et images)

  • Le nombre de choix de l'échelle entre 5 et 10 (si question à échelle)


Logique

Ici aussi, vous gérez à la fois le contenu du formulaire et la fin du formulaire, mais alors que l'Éditeur servait à créer tout le contenu écrit et visuel, l'onglet Logique vous permet de travailler en coulisses sur le moment et la manière dont ces éléments se déroulent.

  • Branchement de questions: Choisissez comment chaque réponse à une question se ramènera à une autre question, à la manière d'un arbre décisionnel.

  • Fin de formulaire: Orchestrer la façon dont le sujet arrive à l'une ou l'autre des conclusions possibles (c'est-à-dire quels résultats et quelles réponses à quelles questions vous amènent à quelle fin). Ce n'est pas ici que vous modifiez le contenu des différentes fins ; cela se fait dans l'onglet "Éditeur", comme indiqué ci-dessus. Par contre, il y a deux types de terminaisons de formulaire qui sont détaillés ci-dessous.

Fins de formulaires: Réponses vs Résultats

Il existe deux approches pour guider votre sujet vers une certaine page de conclusion afin de le rassurer, de le former ou de le guider dans ses prochaines étapes.

  • Selon les réponses : Les différentes fins déjà créées dans l'éditeur se trouvent toutes dans la section de droite, dans l'onglet Logique. Sous chaque fin, vous devez sélectionner les réponses qui redirigeront vers cette fin. Aucune réponse ne peut être utilisée deux fois et si les réponses d'un patient peuvent le qualifier pour différentes conclusions, nous donnerons la priorité à la première fin (en partant du haut) qui contient ses réponses. Par conséquent, l'organisation verticale des terminaisons est importante pour la priorisation du patient, car elle a un impact sur la conclusion à laquelle il arrive.

  • Selon les résultats : Au lieu de choisir quelle réponse va dans quelle conclusion comme vous le feriez "Selon les réponses", vous donnez ici une valeur numérique à chaque réponse (dans le sous-onglet “Pointages") et vous calculez quelle conclusion correspond à quel intervalle numérique (dans le sous-onglet “Fins"). Ces intervalles sont obtenus par l'addition des différentes valeurs numériques définies dans “Pointages" pour les différentes réponses du patient.


Configurations

En plus des informations qui apparaissent dans les colonnes de la page contenant tous les formulaires (mentionnées au début de cet article et réitérées ci-dessous), vous pouvez également ajouter une description plus longue de chaque formulaire, avec les détails nécessaires pour les éditeurs autorisés.

Comme vu précédemment, les informations relatives à chaque formulaire comprennent :

  • Numéro : le numéro du formulaire que vous avez attribué selon le système de votre institution.

  • Version : le numéro de version que vous attribuez au formulaire pour suivre les modifications (il ne change pas automatiquement, vous pouvez donc créer et gérer votre propre système de versions).

  • Statut : Publié, Non publié, ou Archivé (voir les différences entre archiver et supprimer, ci-dessous). Changer de statut se fait en cliquant le bouton approprié à droite de la bande blanche de titre.

  • Langues : le choix des langues dans lesquelles ce formulaire est disponible.

  • Responsable : l'utilisateur LeoMed qui est la référence pour ce formulaire (peut être modifié si nécessaire)

  • Nom : le titre du formulaire (pensez à quelque chose que le patient comprendra facilement) qui peut être rédigé dans chaque langue pour laquelle le questionnaire sera publié.

Auxquels nous ajoutons maintenant :

  • Description du formulaire : détails supplémentaires, instructions et informations utiles, qui peuvent également être rédigés dans chaque langue dans laquelle le questionnaire sera publié.


Note : Suppression vs Archivage

À l'intérieur d'une page de création de formulaires, l'icône de la corbeille située à l'extrême droite de la page permet de supprimer définitivement un formulaire. Si vous préférez l'archiver pour une référence ou une utilisation ultérieure, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton approprié juste au-dessus, à droite de la bande de titre blanche.


Envoyer un formulaire (deux manières)

Jusqu’à présent, cet article a couvert la création d'un modèle de formulaire. Maintenant, la mise en place de celui-ci a deux options :

  1. Incorporer un formulaire, comme une étape parmi d’autres, dans un protocole :

    1. Pour la création des modèles de protocole (playbook) et les étapes que vous pouvez y ajouter, incluant les formulaires, veuillez lire cet article. Lisez également cet article sur les principales différences entre les formulaires, les playbooks et les protocoles.

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  2. Envoyer un formulaire indépendant d’un protocole (seul, sans aucune autre étape) :

    Pour lancer ce formulaire solo, vous avez deux options :

    1. La plus simple : utiliser le bouton de lancement, en haut à droite, peu importe où vous êtes dans votre navigation.

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    2. Ou par le sous-onglet « Formulaires » de la fiche du sujet. Ce dernier sera ainsi pré-sélectionné.

    En réalité, lorsque vous lancez un formulaire à l’aide d’une de ces deux options, ce qui se produit en arrière-scène est la création automatique d’un protocole à une seule étape qui est ce formulaire. Ce nouveau protocole sera donc visible parmi tous les autres, dans les onglets « Protocoles » du menu principal et de la fiche du sujet.

    Le formulaire en question, quant à lui, sera bien évidemment disponible avec tous les autres formulaires reliés au même sujet dans sa fiche personnelle.


Consulter les réponses reçues d’un formulaire

Une fois que le destinataire a rempli le questionnaire, les réponses seront disponibles à deux endroits :

  1. Dans le profil du sujet en question, vous trouverez tous les formulaires qu’il ou elle a complétés dans le sous-onglet « Formulaires ».

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  2. Dans le protocole qui contient le formulaire d’intérêt, cliquez sur l’étape du formulaire. Vous pouvez accéder à la liste des protocoles en cliquant sur le menu Protocole (qui peut avoir une terminologie alternative selon votre institution), ou dans le sous-onglet « Protocoles » de la fiche du sujet.

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