Respostas para as dúvidas mais comuns sobre configurações da plataforma.

Categorias organizam e padronizam seu trabalho:

🎬 Veja em vídeo: Categorias de agendamento, registro e financeiro: como organizar (1:42)

Vá em Configurações e acesse:

Sim. A edição vale também para o que já existe: o novo nome e a nova cor aparecem nos itens antigos da categoria. Numa categoria de registro, se você mudar o Compartilhamento, o novo nível passa a valer para os registros novos e também para os registros que você já escreveu nessa categoria. Confira antes de abrir o acesso ao paciente.

Sim, se nada estiver vinculado a ela. Enquanto houver itens vinculados, a exclusão é recusada e a mensagem diz quantos são:

Não há opção de desativar uma categoria. A Secretária não exclui categorias de agendamento nem de registro.

A integração faz parte dos planos Terapeuta Premium e Clínicas. Guia completo: Como conectar o Google Calendar.

🎬 Veja em vídeo: Google Calendar: como sincronizar com a sua agenda (1:49)

Sim, os de hoje em diante. Ao conectar, a Mais Terapias envia ao Google os seus agendamentos a partir de hoje, exceto os agendamentos em aberto de pacientes inativos; isso pode levar alguns minutos. Agendamentos passados não são enviados. Se algo não aparecer, use "Sincronizar Agora" em Configurações > Google Calendar.

Cada evento mostra a categoria e o nome do paciente no título e, na descrição, o nome, o e-mail e o telefone do paciente, o profissional e as Notas do agendamento. Se você compartilha o seu Google Calendar com outras pessoas, elas também veem esses dados. Paciente inativo aparece só como "Horário Reservado".

Não. Os eventos vão para o calendário principal da conta Google conectada, e não há opção de privacidade para esconder os dados do paciente.

Sim. Quando o paciente ou os responsáveis dele têm e-mail no cadastro, eles entram como convidados do evento, e o Google pode enviar a eles convites e avisos de alteração por e-mail. Esses e-mails vêm do Google, não da Mais Terapias. Se não quiser que eles recebam, deixe esses e-mails fora do cadastro ou não conecte a integração.

Não. A Mais Terapias não lê os compromissos criados direto no Google Calendar: eles não aparecem na agenda e não impedem outro agendamento no horário. Para bloquear um horário, crie um agendamento sem paciente. Veja Como bloqueio um horário na agenda?

Para tirar os compromissos só do Google sem mexer na agenda, não apague os eventos: desconecte a integração.

Os agendamentos na Mais Terapias continuam iguais, mas os eventos que a integração criou no seu Google Calendar são removidos de lá (pode levar até 3 minutos). Se você reconectar depois, os agendamentos de hoje em diante são enviados de novo ao Google.

A Confirmação e Lembretes é enviada apenas por WhatsApp, e o paciente pode confirmar ou cancelar respondendo a mensagem. Não há envio por SMS, e-mail ou notificação push para o paciente.

Veja o passo a passo completo no guia Como configurar Confirmação e Lembretes.

🎬 Veja em vídeo: Lembretes e confirmação de consulta pelo WhatsApp: como configurar (1:45)

Todas por WhatsApp, e cada uma pode ser ligada ou desligada:

Sim. Ele confirma ou cancela tocando nos botões do WhatsApp e a consulta é atualizada automaticamente para Confirmado ou Cancelada pelo paciente. Responder por texto ("Sim"/"Não", "Confirmar"/"Cancelar", "1"/"2") também funciona, desde que ele tenha só uma consulta aguardando confirmação. Com mais de uma, a resposta por texto não é aceita e ele precisa tocar no botão da mensagem certa. Cancelamentos só são aceitos com 24 horas ou mais de antecedência — com menos que isso, o sistema orienta o paciente a falar com a clínica e não altera a consulta.

Não. Com 30 horas ou menos de antecedência, a Confirmação de 48h não é enviada. Se o Reforço de 24h estiver ligado, o paciente recebe na hora a mensagem do Reforço, que também pede a confirmação. Se o Reforço estiver desligado, ele não recebe pedido de confirmação, só o Lembrete de 2h, se ativo. Com antecedência entre 30 e 48 horas, a Confirmação sai assim que o agendamento é salvo.

Não. Os horários são fixos: Confirmação 48h antes, Reforço 24h antes e Lembrete 2h antes. Você pode ligar ou desligar cada etapa (o Lembrete de 2h funciona sozinho), escolher os destinatários e o fuso horário.

Não. As mensagens de WhatsApp usam modelos fixos aprovados pelo WhatsApp, preenchidos com o nome do paciente, o profissional, a data e a hora. Você vê as prévias em Configurações → Lembretes: a Confirmação e o Reforço na aba Confirmação, e o Lembrete de 2h na aba Lembrete. Cada prévia aparece quando a etapa está ligada.

Não. As únicas mensagens automáticas ao paciente são as da Confirmação e Lembretes: Confirmação, Reforço e Lembrete.

Aparece o nome do profissional responsável pela consulta, como está cadastrado em Configurações > Minha Conta. No plano Clínicas, o nome da clínica vem junto (por exemplo, "Ana Souza da Clínica Viver"). Não é possível trocar por um apelido nem colocar logotipo na mensagem; o logo de Minha Clínica não aparece no WhatsApp.

Não. As mensagens saem do número oficial de WhatsApp da Mais Terapias, que só entende Confirmar e Cancelar. Se o paciente escrever outra coisa, você recebe o aviso de tentativa de contato, mas o texto não aparece na plataforma: fale com ele pelo seu canal habitual.

A data e a hora escritas na mensagem seguem o fuso horário escolhido em Configurações → Lembretes. Não existe fuso por paciente. O fuso não muda o momento do envio, que é contado a partir do horário da consulta (48h, 24h ou 2h antes). A resposta automática "Confirmado!" mostra a hora de Brasília. Se o paciente está em outro fuso, combine com ele como ler o horário.

Se o telefone do paciente (ou do responsável) está marcado como "É WhatsApp?" no cadastro. Sem essa marcação o sistema não envia, mesmo com o número correto e créditos disponíveis. Veja a lista completa em Como configurar Confirmação e Lembretes.

Sim, quando ativados, valem para os agendamentos futuros em aberto. Em cada agendamento você pode desligar as mensagens só daquela consulta ("Desativar para este agendamento"). Pacientes inativos não recebem mensagens.

🎬 Veja em vídeo: Lembretes no dia a dia: o que muda em cada agendamento (2:22)

Não. Não existe horário de silêncio para a Confirmação e Lembretes. As mensagens são enviadas nos horários das etapas (48h, 24h e 2h antes da consulta), contados a partir do horário da consulta. O fuso horário de Configurações → Lembretes muda só a hora escrita na mensagem.

Certificados digitais permitem que você assine eletronicamente seus registros e documentos com o certificado digital que você cadastrou. A assinatura mostra quem assinou e permite conferir que o arquivo não foi alterado.

O sistema aceita certificados digitais em arquivo .pfx ou .p12 (até 10MB), como o A1. O indicado é um certificado ICP-Brasil, mas a plataforma não confere se ele é ICP-Brasil nem se está na validade.

Não. A assinatura usa um certificado enviado como arquivo .pfx ou .p12, como o A1. A assinatura do gov.br, certificados em nuvem e certificados A3 não podem ser cadastrados. Você não precisa de certificado para escrever registros; pode assinar depois.

Os documentos são assinados com o certificado que você cadastrou. A plataforma não confere se ele é ICP-Brasil nem se está na validade, e o validador do governo, validar.iti.gov.br, só reconhece assinaturas ICP-Brasil. Se o documento precisa de assinatura ICP-Brasil, confira o seu certificado antes de entregá-lo. Sobre o uso do documento em processos ou perante o seu conselho, confirme as exigências com o conselho ou com um advogado.

🎬 Veja em vídeo: Assinatura digital: como assinar o registro com certificado (1:23)

🎬 Veja em vídeo: Certificado digital A1: como cadastrar para assinar registros (2:02)

Não! O certificado é opcional e necessário apenas se você quiser assinar digitalmente seus documentos.

Um certificado do tipo A1, o que é emitido como arquivo.pfx ou .p12, de até 10MB. Se o documento exige assinatura ICP-Brasil, use um certificado ICP-Brasil: a plataforma não confere isso. Você cadastra o arquivo e a senha dele em Configurações > Certificados.

Certificado A3 (token ou cartão) não serve para assinar aqui: ele fica dentro do dispositivo e não pode ser exportado como arquivo — é exatamente o que o define. Se você só tem A3, peça um A1 à sua certificadora.

A plataforma não emite nem vende certificados. Ele é comprado de uma Autoridade Certificadora credenciada; nós usamos o que você já tem.

Guia completo: Assinatura digital: o que é e o que você precisa.

Somente o autor do registro. Nem administrador assina registro de outra pessoa — a assinatura afirma que aquela pessoa produziu aquele conteúdo. A tela recusa com "Apenas o autor do registro pode assiná-lo".

O certificado também precisa estar Ativo; um inativo é recusado com "Certificado não está ativo".

Não. O quadro de assinatura digital mostra o titular do certificado usado, como consta nele — no e-CPF, nome e CPF. Ele não exibe CRFa, CREFITO, CRM ou equivalente.

Quem imprime o seu registro profissional é o campo de assinatura, que vem do seu cadastro em Configurações > Minha Conta (ou, na clínica, do seu cadastro de colaborador, se o administrador preencheu o número do conselho ali) e aparece em todo PDF gerado, com ou sem certificado. As duas coisas convivem no mesmo documento: uma mostra quem assinou e permite verificar se o arquivo foi alterado, a outra dá a identificação profissional que o seu conselho exige.

Veja Assinatura digital: o que é e o que você precisa e Como configurar o papel timbrado.

🎬 Veja em vídeo: Papel timbrado: logo e dados da clínica nos documentos em PDF (3:37)

É o cabeçalho, o rodapé e o bloco de assinatura dos PDFs que a plataforma gera — registros assinados digitalmente e exportações de prontuário. Fica em Configurações > Papel timbrado, nos planos Terapeuta Premium e Clínicas.

🎬 Veja em vídeo: Papel timbrado: logo e dados da clínica nos documentos em PDF (3:37)

O logo enviado em Configurações > Minha Clínica identifica a clínica dentro da plataforma e não é copiado para os documentos.

A única forma de o logo aparecer nos PDFs é enviá-lo em Configurações > Papel timbrado, dentro de um elemento de imagem do cabeçalho ou do rodapé. O arquivo precisa ter até 1,5 MB, em JPG, PNG, WebP ou GIF.

Administradores e secretárias. É uma configuração da clínica: vale igual para todos os profissionais, e os dados de cada um entram por campos automáticos no momento em que o documento é gerado.

Não. Registros já assinados continuam exatamente como foram emitidos — é a assinatura digital que congela o arquivo. Novas exportações e novas assinaturas usam o papel timbrado atual.

Não. Um arquivo enviado é guardado exatamente como está. A plataforma não abre nem reescreve um PDF que não foi ela que gerou.

O papel timbrado é aplicado no momento em que a plataforma monta o PDF de um registro — ao exportar o prontuário ou ao assinar digitalmente. Se o PDF veio pronto de fora, esse momento não existe.

Precisa daquele conteúdo com papel timbrado? Crie um registro com ele e exporte ou assine o registro.

Não diretamente. O formulário é uma forma de coletar informação, não um documento para imprimir.

O caminho é: as respostas do formulário viram um registro, e é ao exportar ou assinar esse registro que o papel timbrado entra. Ou seja, o conteúdo do formulário chega ao papel timbrado — mas pelo registro, nunca como um "PDF do formulário".

Guia completo: Como configurar o papel timbrado dos documentos.

Em Configurações > Minha Clínica, disponível no plano Clínicas e só para administradores. Ali ficam a foto da clínica, Nome da clínica, CNPJ (opcional), E-mail, Telefone, WhatsApp e o endereço. Ao digitar o CEP, só a rua é preenchida sozinha; complete número e complemento. Clique em "Salvar alterações".

🎬 Veja em vídeo: Minha Clínica: nome, contato e endereço que o paciente vê (1:05)

Colaboradores existem no plano Clínicas.

Veja o guia completo: Como Convidar Colaboradores

🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: como convidar terapeutas e secretária para a clínica (1:55)

A tabela completa está em Como convidar colaboradores.

Não. As permissões são fixas: não dá para alterar o que Administrador, Secretária ou Terapeuta podem fazer. Cada pessoa tem um único papel, e cada papel tem os mesmos acessos em todas as clínicas. Não é possível liberar ou bloquear itens por pessoa, como esconder o financeiro de uma secretária ou mostrar o financeiro da clínica a um terapeuta. Para mudar o que alguém acessa, troque o papel dessa pessoa em Configurações > Colaboradores. Veja a tabela completa em O que cada papel pode fazer.

Não. Com o papel Terapeuta, a pessoa sempre pode criar e remarcar os próprios agendamentos, dar baixa nos lançamentos dos atendimentos dela e ver valores e status de pagamento dos próprios pacientes. O que o Terapeuta não vê é o módulo Financeiro da clínica (contas, saldos, lançamentos de outros profissionais), e ele não edita nem exclui lançamentos.

Não. A Secretária tem o Financeiro completo (ver, lançar, editar e dar baixa), mas não exclui lançamentos nem contas. Esse acesso vem do papel. A única forma de retirá-lo é mudar o papel da pessoa para Terapeuta, que também deixa de ver a agenda geral e os cadastros de todos os pacientes.

O perfil de Administrador tem, por definição, visão completa da clínica — todos os pacientes, registros e agendas. Não existe um botão para limitar o que um administrador enxerga.

Há dois caminhos:

Atenção: o filtro por profissional existe na agenda. A lista de pacientes e a timeline de registros não têm filtro por profissional — nelas o administrador continua vendo tudo.

Veja o guia completo: Sou administrador e também atendo

Sim — é a forma recomendada de separar gestão e atendimento. Mas você precisa de um e-mail diferente: o sistema não aceita o mesmo e-mail duas vezes na mesma clínica (aparece "O email informado já pertence a um colaborador ativo nesta clínica").

Use um alias do Gmail (maria+atendimento@gmail.com, que cai na mesma caixa de entrada) ou outro endereço seu. Depois é só convidar normalmente em Configurações > Colaboradores, escolhendo a função Terapeuta.

Colaboradores não têm custo adicional — usam o plano da clínica.

Não. Não há mensagem direta, chat nem caixa de entrada entre colaboradores.

O que chega com notificação ao outro profissional é:

Para qualquer outra coisa, use o contato do colega fora da plataforma. Veja: Comunicação entre profissionais

Sim! Vá em Configurações > Colaboradores, clique no nome do colaborador, abra o menu de ações (três pontos) e selecione "Editar dados" para alterar o papel.

Vá em Configurações > Colaboradores, clique no nome do colaborador, abra o menu de ações (três pontos) e selecione "Desativar colaborador". O acesso é revogado, mas todos os dados criados pelo colaborador são mantidos. Você pode reativá-lo a qualquer momento.

Não. Pelo "Novo colaborador", o mesmo e-mail é recusado. A mensagem depende do convite:

Acesse Configurações > Colaboradores e clique no nome do profissional. Você verá um dashboard com:

Use o seletor de período (7 dias, este mês, 30 dias, 3 meses) para ajustar a análise.

Veja o guia completo: Como Ver Detalhes de um Colaborador

🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: desempenho, pacientes e transferências de cada profissional (1:46)

Na página de detalhes do colaborador, selecione os pacientes desejados usando os checkboxes na lista de pacientes e clique em "Transferir pacientes". Você pode escolher o colaborador de destino e opcionalmente transferir os agendamentos também.

Veja o guia completo: Como Transferir Pacientes entre Colaboradores

Na página de detalhes do colaborador, a seção "Registros pendentes" mostra os agendamentos que ainda não têm registro de evolução. Clique no ícone de sino ("Enviar lembrete") ao lado do registro pendente para enviar uma notificação ao colaborador.

Como funciona na prática:

Este é o único jeito de cobrar um registro pelo sistema. Veja: Comunicação entre profissionais

Na página de colaboradores (Configurações > Colaboradores), clique no botão "Exportar CSV". Um arquivo é baixado com nome, e-mail, telefone, cargo, registro profissional e status. O arquivo traz só os colaboradores que aparecem na página atual da lista, respeitando a busca: para exportar toda a equipe, repita em cada página.

Não! Colaboradores convidados usam o plano da clínica, sem nenhum custo. Você não precisa selecionar plano, não precisa informar cartão de crédito e não precisa fazer teste de 15 dias. Basta criar sua conta pelo link do e-mail de convite.

Isso acontece quando você acessa o site diretamente em vez de usar o link do convite. Não clique em "Criar conta" no site: isso leva ao cadastro normal com seleção de plano.

O que fazer:

Se o link não funcionar, peça ao administrador da clínica para reenviar o convite em Configurações > Colaboradores.

Sim. O link do convite só liga você à clínica: vale qualquer forma de entrada e qualquer conta sua, mesmo com um e-mail diferente do convidado. O administrador vê, na lista de colaboradores, "Convidado como" com o nome e o e-mail do convite.

Abra o link do convite. Se você já estiver logado, aparece na hora a tela "[nome da clínica] convidou você para a equipe como [papel]". Se não estiver, entre como de costume (e-mail, WhatsApp ou Google) e a mesma tela aparece em seguida.

Clique em "Aceitar convite": sua conta passa a ter as duas clínicas, e você alterna entre elas pelo menu do perfil. "Agora não" volta para a sua conta sem aceitar, e o convite continua valendo. Entrou com a conta errada? Clique em "Sair e entrar com outra conta".

Se a clínica enviou o convite para o e-mail confirmado da sua conta, o painel também mostra "Você tem um convite da [nome da clínica]" com o botão "Aceitar".

São templates personalizáveis para coletar informações padronizadas. Você cria uma vez e reutiliza em múltiplos registros.

🎬 Veja em vídeo: Formulários: como criar anamneses e enviar para a família (2:22)

Sim! Mas atenção: edições afetam apenas novos preenchimentos. Formulários já preenchidos mantêm a estrutura original.

Não. A lista de formulários só tem as ações de editar e excluir. Para criar uma variação, clique em "Novo formulário" e monte os campos de novo.

🎬 Veja em vídeo: Minha Conta: seus dados, senha e notificações (1:19)

Para salvar, o CPF e o endereço completo (CEP, endereço, número, bairro, cidade e UF) precisam estar preenchidos, mesmo que esses campos não estejam marcados como obrigatórios. Se faltar algum, nada é salvo e aparece uma mensagem de erro. Preencha o que falta e clique em "Salvar alterações" de novo.

A foto aparece no menu da plataforma e na tela de login.

Em Configurações > Minha Conta, no campo Registro profissional, exatamente como deve ser impresso (por exemplo, CREFITO-3 123456-F). É esse valor que aparece no campo de assinatura dos documentos gerados.

Se você faz parte de uma clínica e o administrador preencheu o seu número de conselho no seu cadastro em Configurações > Colaboradores, é esse valor que vale nos documentos. Nesse caso, peça a correção ao administrador.

A nova senha precisa ter pelo menos 9 caracteres, e a nova senha e a confirmação precisam ser iguais. Use uma combinação de letras, números e símbolos: a indicação "Força da senha" mostra o que já foi atendido.

Se você entra com código (por e-mail ou pelo WhatsApp) ou com o Google, a tela Configurações > Info. de Login mostra "Definir senha", sem o campo de senha atual:

Criou a conta pelo WhatsApp? Confirme o e-mail antes: o botão "Definir senha" abre a janela "Confirme seu e-mail" e, depois do código, salva a senha. Por segurança, isso só funciona pouco depois de entrar com um código. Se aparecer a tela "Confirme seu acesso", com a mensagem "Por segurança, confirme seu acesso com um novo código antes de definir a senha.", peça o código, confirme e você volta para Info. de Login. O cartão "Proteja sua conta com uma senha", no painel, leva para a mesma tela. Veja Como entrar e criar sua conta com um código por e-mail ou WhatsApp.

Na tela de login, abra o formulário com senha e clique em "Esqueceu a senha?". Você confirma um código enviado ao seu e-mail e, em seguida, cria a nova senha em "Crie sua nova senha". Veja Esqueci minha senha: como criar uma nova.

Em Configurações > Info. de Login, no quadro "Contas vinculadas", use "Vincular" ou "Desvincular". Por segurança, pode ser preciso confirmar um código enviado ao seu e-mail antes. Veja Contas vinculadas: Google.

Em Configurações > Info. de Login, clique em "Sair de todos os dispositivos" e confirme em "Sair de todos". O acesso é encerrado em todos os aparelhos, inclusive no que você está usando.

Vá em Configurações > Notificações. O Resumo semanal de atividade chega toda sexta-feira às 18h, com os atendimentos realizados na semana e as pendências a atualizar. Ative "Receber o resumo semanal por e-mail", "Receber o resumo semanal por WhatsApp" ou os dois. O resumo só é enviado nas semanas em que você teve atividade.

A troca só vale depois do código. O e-mail anterior recebe um aviso com o link "Não fui eu — desfazer", válido por 7 dias. Veja o passo a passo em Como entrar e criar sua conta com um código por e-mail ou WhatsApp.

Quem cria a conta pelo WhatsApp informa o e-mail sem código. O aviso pede que você confirme esse e-mail com um código: é por ele que você recupera a conta se perder o celular. Toque em "Confirmar e-mail" e digite os 6 dígitos que chegarem. Definir senha, assinar um plano, comprar créditos de mensagens e vincular o Google só funcionam depois disso. Veja Como entrar e criar sua conta com um código por e-mail ou WhatsApp.

O e-mail está numa conta criada pelo WhatsApp, sem confirmação. Se a conta é sua, toque em "Entrar pelo WhatsApp". Se não, toque em "Criar nova conta com este e-mail": o e-mail passa para a sua conta nova. Veja Como entrar e criar sua conta com um código por e-mail ou WhatsApp.

Vá em Configurações > Meu Plano para ver:

🎬 Veja em vídeo: Meu Plano: assinatura, notas fiscais e Indique e ganhe (1:41)

Só o Administrador vê a tela Meu Plano.

Você continua com acesso ao plano até o fim do período de cobrança atual. No período de teste, o cancelamento encerra o acesso aos recursos do plano na hora. Se mudar de ideia antes do fim do período, use "Retomar assinatura" na mesma tela.

Não. Primeiro, cancele a assinatura em Configurações → Meu Plano → Cancelar plano; depois, peça a exclusão dos dados pelo chat de suporte. Antes, exporte os prontuários em PDF no perfil de cada paciente, porque, depois de excluídos, os dados não podem ser recuperados.

Se você só cancelar, conforme os Termos de Uso os dados ficam disponíveis por 90 dias para reativar a conta ou exportá-los; depois desse prazo, são excluídos.

Não. Não há API pública para outros sistemas nem integração com bancos ou gateways de pagamento. A integração disponível é com o Google Calendar.