Aprenda a configurar lembretes automáticos para reduzir faltas e manter seus pacientes informados.
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como configurar o sistema para enviar lembretes automáticos de consultas aos seus pacientes.
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado na sua conta
Ter permissão de administrador
Ter pacientes com contato cadastrado (celular/email)
Por que usar lembretes?
Lembretes automáticos ajudam a:
Reduzir faltas: Pacientes lembram da consulta
Economizar tempo: Não precisa ligar um por um
Profissionalismo: Comunicação consistente
Confirmação: Pacientes podem confirmar presença
Remarcação: Identificar quem precisa remarcar
Tipos de lembretes
Por SMS/WhatsApp
Mensagem de texto para o celular do paciente.
Vantagens:
Alta taxa de leitura
Chegada rápida
Funciona offline
Por Email
Mensagem enviada para o email do paciente.
Vantagens:
Sem custo adicional por mensagem
Pode incluir mais informações
Histórico documentado
Por Push Notification
Notificação no Portal do Paciente (se o paciente usa o portal).
Vantagens:
Instantâneo
Sem custo
Discreto
Passo a passo
1. Acesse as Configurações
No menu lateral, clique em "Configurações".
2. Encontre a seção de Lembretes
Procure "Lembretes", "Notificações" ou "Comunicação".
3. Ative os lembretes
Ative a opção "Enviar lembretes automáticos".
4. Configure quando enviar
Defina com quanto tempo de antecedência enviar:
Opções comuns:
24 horas antes
48 horas antes
1 hora antes
Combinar vários (ex: 24h e 1h antes)
5. Configure o canal
Escolha como enviar:
SMS
WhatsApp
Email
Push notification
Combinar vários
6. Personalize a mensagem (se disponível)
Edite o texto do lembrete:
Olá {nome_paciente},
Lembramos que você tem consulta amanhã,
dia {data}, às {hora}, com {nome_terapeuta}.
Para confirmar ou remarcar, entre em contato.7. Salve as configurações
Clique em "Salvar".
Os lembretes serão enviados automaticamente.
Configurando horários de envio
Lembrete de 24 horas
Quando usar: Para dar tempo de remarcar se necessário.
Exemplo:
Consulta: Quinta 15:00
Lembrete enviado: Quarta 15:00
Lembrete de 1 hora
Quando usar: Lembrete final antes da consulta.
Exemplo:
Consulta: Quinta 15:00
Lembrete enviado: Quinta 14:00
Combinando lembretes
Configure múltiplos lembretes:
48h antes: Primeiro aviso
24h antes: Confirmação
1h antes: Lembrete final
Em quais horários os lembretes são enviados?
Para não incomodar os pacientes durante a madrugada, o sistema tem um horário de silêncio que se aplica aos lembretes por SMS e WhatsApp.
Como funciona o horário de silêncio
Atualmente, o horário de silêncio padrão do sistema vai das 19h às 7h, considerando o fuso horário configurado na sua clínica (por padrão, o horário de Brasília).
Durante esse período, lembretes por SMS e WhatsApp não são enviados.
Lembretes por e-mail e notificação push continuam sendo enviados normalmente em qualquer horário, inclusive durante a madrugada.
O horário considerado é sempre o fuso horário da clínica — não o do paciente.
O lembrete não é perdido
Se um lembrete por SMS ou WhatsApp cairia dentro do horário de silêncio, ele não é cancelado. O sistema guarda a mensagem e a envia automaticamente assim que o horário de silêncio termina, a partir das 7h.
O que isso significa na prática
Para consultas muito cedo de manhã, um SMS ou WhatsApp configurado para pouco antes da consulta (por exemplo, "1 hora antes") pode acabar chegando só às 7h — ou seja, perto ou até depois do início da consulta.
Nesses casos, vale a pena:
usar também o canal de e-mail, que é enviado em qualquer horário; e/ou
configurar um lembrete com mais antecedência (por exemplo, 24h antes), que será enviado no dia anterior, ainda dentro do horário permitido.
Resumo dos canais:
Canal | Horários de envio |
Qualquer horário | |
Push notification | Qualquer horário |
SMS | Somente entre 7h e 19h |
Somente entre 7h e 19h |
Esse é o comportamento padrão atual do sistema. Estamos trabalhando em melhorias nos lembretes, e o horário de silêncio poderá se tornar ajustável por clínica no futuro.
Personalizando mensagens
Variáveis disponíveis
Use marcadores para personalizar:
Variável | Substitui por |
| Nome do paciente |
| Data da consulta |
| Horário da consulta |
| Seu nome |
| Nome da clínica |
| Endereço do local |
Exemplo de mensagem
Olá {nome_paciente}! 👋
Sua consulta está marcada para:
📅 {data} às {hora}
📍 {endereco}
Confirme sua presença respondendo esta mensagem
ou entre em contato para remarcar.
Até logo!
{nome_clinica}Dicas para boas mensagens
Seja breve: Mensagens longas não são lidas
Inclua essencial: Data, hora, local
Permita resposta: Diga como confirmar/remarcar
Tom amigável: Profissional mas acolhedor
Configurações por tipo de consulta
Você pode configurar lembretes diferentes por categoria:
Primeira consulta
Lembrete com mais detalhes:
Endereço completo
O que trazer
Como chegar
Consultas regulares
Lembrete simples:
Data e hora
Confirmação
Consultas online
Lembrete específico:
Link da videochamada
Instruções técnicas
Gerenciando lembretes
Ver lembretes enviados
Verifique quais lembretes foram enviados:
Histórico de envios
Status de entrega
Respostas recebidas
Pausar lembretes
Para pausar temporariamente:
Desative nas configurações
Ou configure férias/pausa
Pacientes específicos
Alguns pacientes podem não querer lembretes:
Desative para pacientes específicos no cadastro
Ou não cadastre telefone/email
Solução de problemas
Problema: Paciente não recebeu o lembrete
Verificar:
Contato cadastrado corretamente?
Celular/email válido?
Lembrete estava ativo na data?
Consulta foi criada antes de ativar lembretes?
O lembrete era por SMS/WhatsApp em um horário entre 19h e 7h? Veja Em quais horários os lembretes são enviados?
Soluções:
Verifique o cadastro do paciente
Confirme o número/email
Verifique histórico de envios
Problema: Lembrete por SMS/WhatsApp chegou só de manhã
Causa: O lembrete cairia dentro do horário de silêncio (19h às 7h), em que SMS e WhatsApp não são enviados. O sistema guardou a mensagem e a enviou automaticamente a partir das 7h.
Solução: Para consultas no início da manhã, use o canal de e-mail (enviado a qualquer horário) ou configure o lembrete com mais antecedência (ex.: 24h antes). Veja Em quais horários os lembretes são enviados?.
Problema: Lembrete chegou muito cedo/tarde
Solução: Ajuste o horário de antecedência nas configurações.
Problema: Mensagem aparece cortada
Causa: Mensagem muito longa para SMS.
Solução: Reduza o texto para caber em 160 caracteres (SMS).
Problema: Paciente não quer receber
Solução:
No cadastro do paciente, desative lembretes
Ou remova o contato (celular/email)
Problema: Lembretes não estão sendo enviados
Verificar:
Configuração está ativa?
Há créditos de SMS (se aplicável)?
O canal de envio está configurado?
Custos
Geralmente sem custo adicional.
SMS
Pode haver custo por mensagem:
Verifique seu plano
Compre pacotes de créditos se necessário
Monitore uso
WhatsApp Business
Pode haver custo dependendo da integração:
Verifique com o suporte
Nem todos os planos incluem
Push Notification
Sem custo adicional.
Boas práticas
Não exagere
Muitos lembretes podem irritar:
2-3 lembretes é suficiente
Respeite a preferência do paciente
Horários adequados
Não envie em horários inconvenientes:
Evite madrugada — para SMS e WhatsApp, o sistema já bloqueia o envio entre 19h e 7h automaticamente (veja Em quais horários os lembretes são enviados?)
Evite horário de almoço
Preferência por horário comercial
Atualize cadastros
Mantenha contatos atualizados:
Pergunte periodicamente
Atualize se houver mudança
Remova contatos inválidos
Monitore resultados
Acompanhe se lembretes reduzem faltas:
Compare antes e depois
Ajuste conforme necessário
Dicas extras
Confirmação pelo paciente
Se disponível, habilite confirmação:
Paciente responde "S" para confirmar
Você vê quem confirmou
Identifica quem pode faltar
Lembretes para você
Configure lembretes para você também:
Alerta de próxima consulta
Preparação do dia
Mensagens de cancelamento
Configure notificação quando você cancelar:
Aviso automático ao paciente
Oferece remarcar