Envie mensagens automáticas pelo WhatsApp e acompanhe a confirmação dos seus pacientes em tempo real — para reduzir faltas sem precisar ligar um por um.
🎬 Veja em vídeo: Lembretes e confirmação de consulta pelo WhatsApp: como configurar (1:45)
Como funciona: as mensagens são enviadas apenas por WhatsApp, e o paciente pode confirmar ou cancelar a presença pelos botões da própria mensagem — o status da consulta é atualizado sozinho. Você configura três etapas fixas (48h, 24h e 2h antes) e ativa só as que fizer sentido. Lembretes por SMS, e-mail ou push não são mais enviados.
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como:
Ativar a Confirmação e Lembretes da sua clínica
Escolher as etapas de envio (Confirmação 48h, Reforço 24h e Lembrete 2h)
Entender o que acontece quando o paciente confirma, cancela ou responde a mensagem
Acompanhar os créditos de mensagens, os avisos de saldo baixo e o histórico de envios
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado como Administrador ou Secretária (o Terapeuta não tem acesso a essa tela)
Ter um plano que inclua mensagens automáticas (Terapeuta Premium ou Clínicas)
Ter pacientes com celular cadastrado e marcado como "É WhatsApp?" no cadastro. Sem essa marcação, a mensagem não é enviada, mesmo com o número correto e créditos disponíveis. O mesmo vale para o telefone do responsável.
Como funciona
O fluxo é automático de ponta a ponta:
Você configura — ativa o envio e escolhe as etapas.
Enviamos a mensagem — automaticamente pelo WhatsApp, nos horários definidos.
O paciente responde — ele confirma, cancela, não responde ou envia uma mensagem livre.
O sistema registra — o status da consulta muda quando o paciente confirma, ou quando cancela com 24 horas ou mais de antecedência. Nas demais respostas, a consulta é mantida.
Você é notificado — na plataforma e no celular, sem precisar ficar conferindo a agenda.
As mensagens saem sempre pelo WhatsApp. A data e a hora escritas nelas seguem o fuso horário configurado na sua clínica.
Passo a passo
1. Acesse Configurações → Lembretes
No menu lateral, clique em "Configurações" e depois em "Lembretes". A página "Confirmação e Lembretes" será aberta.
2. Ative a Confirmação e Lembretes
Ligue o botão "Ativar confirmação e lembretes" no topo da página. Só depois de ativado é que as etapas de envio aparecem para configuração.
3. Configure a etapa de Confirmação (48h)
Na aba "Confirmação", ative "Confirmação de presença na consulta" — enviada 48h antes da consulta. É a mensagem principal: o paciente confirma ou cancela a presença em um toque, e a consulta é atualizada automaticamente.
Logo abaixo, você pode ativar o "Reforço para quem ainda não confirmou" — enviado 24h antes da consulta. Ele recupera quem ainda não respondeu, sem incomodar quem já confirmou.
Esses são os horários para consultas marcadas com antecedência. Para consultas marcadas em cima da hora:
Entre 30 e 48 horas antes: a Confirmação sai assim que o agendamento é salvo
30 horas antes ou menos: a Confirmação não sai. Se o Reforço estiver ligado, ele sai na hora
2 horas antes ou menos: o Lembrete de 2h não sai
Importante: o Reforço de 24h só funciona junto com a Confirmação de 48h. Se a Confirmação de 48h estiver desligada, o reforço fica indisponível — afinal, ele serve justamente para lembrar quem ainda não confirmou.
Ainda na aba Confirmação, você pode ajustar:
Destinatários → "Enviar para todos": envia a mensagem também para o responsável do paciente (útil quando o paciente é menor de idade). Essa opção define o padrão dos novos agendamentos; em cada agendamento dá para ajustar com "Enviar para o paciente" e "Enviar para responsáveis". Nada é ligado automaticamente só porque o paciente é menor.
Fuso horário: define a data e a hora escritas na mensagem. O momento do envio (48h, 24h e 2h antes) é contado a partir do horário da consulta e não muda com o fuso.
4. Configure o Lembrete de comparecimento (2h) — opcional
Na aba "Lembrete", ative "Lembrete de comparecimento" — enviado 2h antes da consulta. É um empurrãozinho final que reduz esquecimentos e faltas de última hora. Essa etapa é independente: você pode usá-la com ou sem a confirmação.
Nessa aba você também vê uma prévia de como a mensagem chega para o paciente.
5. Pronto
Não há botão de salvar: cada alteração é gravada na hora e vale para os agendamentos futuros, inclusive os que já estavam marcados. A partir daí, as mensagens são enviadas sozinhas.
Se desligar "Ativar confirmação e lembretes", a plataforma pergunta "Desativar confirmação e lembretes?". Ao confirmar, as mensagens já agendadas são canceladas.
O que o paciente recebe
A mensagem de confirmação chega assim no WhatsApp do paciente, com dois botões — "Confirmar" e "Cancelar":
Oi, {nome}! 👋
Este é um lembrete automático da sua consulta agendada
com {profissional} para:
📅 {data}
🕐 {hora}
Você confirma sua presença?
[ Confirmar ] [ Cancelar ]No lugar de {profissional} aparece o nome do profissional responsável pela consulta, como está em Configurações → Minha Conta. No plano Clínicas, o nome da clínica vem junto (por exemplo, "Ana Souza da Clínica Viver"). O texto é fixo, aprovado pelo WhatsApp: não é possível trocar o nome, colocar logotipo ou escrever uma mensagem própria.
As mensagens saem do número oficial de WhatsApp da Mais Terapias, o mesmo para todas as clínicas. Não é possível enviar pelo WhatsApp da sua clínica.
O paciente também pode responder por texto: "Confirmar", "Confirmo", "Sim" ou "1" confirmam; "Cancelar", "Cancelo", "Não" ou "2" cancelam. Se ele tiver mais de uma consulta aguardando confirmação, a resposta por texto não é aceita e ele precisa tocar no botão da mensagem certa.
O que acontece conforme a resposta do paciente
Cada resposta dispara uma reação automática. Você não precisa fazer nada — o sistema cuida do status e ainda te avisa.
Resposta do paciente | O que o sistema faz | O que o paciente recebe de volta |
Confirma | A consulta vira Confirmado | "Confirmado! Te esperamos para o atendimento do dia {data} às {hora}. Até breve!" |
Cancela com 24h ou mais de antecedência | A consulta vira Cancelada pelo paciente | "Cancelamento registrado! Caso deseje reagendar ou tenha alguma dúvida, entre em contato diretamente com a clínica." |
Tenta cancelar com menos de 24h | Nada muda — a consulta é mantida e a equipe é avisada | "Recebemos o seu pedido de cancelamento. Cancelamentos com menos de 24 horas de antecedência não podem ser feitos por este canal. Cada clínica possui suas próprias políticas de cancelamento e remarcação, então, por favor, entre em contato diretamente com a clínica ou com o seu terapeuta." |
Não responde | A consulta continua Pendente; o Reforço (24h) e o Lembrete (2h) seguem, se ativados. Quando o Lembrete de 2h sai e a consulta ainda está Pendente, a equipe recebe o aviso "Sem resposta de confirmação" | — |
Envia uma mensagem livre (dúvida, outro assunto) | Nada muda. Quando a mensagem pode ser ligada a uma consulta, a equipe é avisada da tentativa de contato, mas o texto que o paciente escreveu não aparece na plataforma. Fale com ele pelo seu canal habitual. A resposta automática e o aviso saem no máximo uma vez a cada 24 horas por número | "Este é um canal apenas de envio automático da Mais Terapias. Se precisar de ajuda, fale diretamente com a sua clínica ou com o nosso suporte pelo app." |
Quem é avisado? As notificações vão para o terapeuta responsável pela consulta e para a secretaria. Os demais profissionais e administradores não recebem, para não gerar ruído.
Cancelou com menos de 24h? O sistema nunca cancela sozinho tão perto da consulta — a decisão (remarcar, isentar, cobrar) é sempre da clínica, seguindo a sua política.
🎬 Veja em vídeo: Status da sessão: confirmada, realizada, falta ou cancelada (3:32)
Créditos e custos
As mensagens automáticas por WhatsApp usam créditos de mensagens.
Todo mês você recebe 25 créditos mensais incluídos no plano.
Cada mensagem enviada pela plataforma (Confirmação 48h, Reforço 24h e Lembrete 2h) consome 1 crédito por destinatário. Com "Enviar para todos" ligado, a mensagem para o responsável também consome 1 crédito.
As respostas do paciente e os avisos automáticos (confirmação recebida, cancelamento, orientação, etc.) não consomem créditos — você só paga pelas mensagens que a plataforma inicia.
Precisou de mais? Compre pacotes extras — eles não expiram e somam ao seu saldo.
Acompanhe tudo na aba "Crédito e Histórico": quantas mensagens você enviou no mês, a taxa de resposta, a economia estimada, o saldo de créditos e o histórico de cada envio.
No card "Créditos de Mensagens", o número grande é o saldo total. Logo abaixo, "Plano mensal" mostra quantos créditos do plano ainda restam neste mês, e "Comprados extra" mostra o saldo comprado, quando houver. O indicador ao lado do saldo pode aparecer como "Disponível", "Moderado", "Baixo" ou "Esgotado".
No histórico, os tipos de envio aparecem como "Envio Confirmação (48h)", "Reforço (24h)" e "Lembrete (2h)"; as mensagens do paciente aparecem como "Resposta do paciente". Os status incluem "Agendado", "Enviando", "Enviado", "Entregue", "Lido", "Falhou", "Não enviado", "Cancelado" e "Recebido". "Não enviado" indica que aquela mensagem foi dispensada antes do envio, por exemplo porque o destinatário não tem número marcado como WhatsApp ou porque faltaram créditos.
Para comprar mais, o administrador da clínica clica em "Comprar Créditos" e escolhe um pacote. A secretária também vê o botão, mas a compra é recusada com a mensagem "Apenas administradores podem comprar créditos".
A plataforma avisa antes de o saldo acabar
Você não precisa lembrar de conferir o saldo: quando ele fica baixo, a própria plataforma avisa.
No card de créditos. Abaixo de 10 créditos, o card ganha a etiqueta "Baixos" e um aviso em âmbar:
Créditos acabando: abaixo de 10 créditos os próximos lembretes ficam em risco. Compre créditos para não interromper o envio de lembretes.
Com o saldo zerado, a etiqueta vira "Esgotados" e o aviso passa a vermelho:
Seus créditos acabaram: os lembretes de consulta não estão sendo enviados. Compre créditos para retomar os envios. Lembretes já pulados não são reenviados.
Na central de notificações. O aviso também chega no sininho, para quem é dono da clínica — são dois:
Aviso | Quando chega |
"Créditos de WhatsApp acabando" | Na primeira vez que o saldo cai abaixo de 10 |
"Lembrete de consulta não enviado" | Quando um lembrete deixou de sair porque o saldo estava zerado |
Clicar no aviso leva direto para a aba "Crédito e Histórico".
No próprio agendamento. Ao criar ou editar uma consulta com o saldo apertado, o painel de lembretes mostra o alerta ali mesmo, com um link "Comprar créditos":
Restam 7 créditos de WhatsApp. Os lembretes deste agendamento podem não ser enviados se o saldo acabar.
Com o saldo zerado, ele diz que os lembretes daquele agendamento não serão enviados.
⚠️ Lembrete que não saiu não volta. Comprar créditos retoma os próximos envios, mas não reenvia o que já foi pulado. Por isso o aviso de saldo baixo aparece antes de o saldo zerar — é a hora de recarregar.
O aviso de saldo baixo dispara uma vez por travessia: ele volta a aparecer depois de uma recarga, se o saldo cair de novo. Cada aviso aparece no máximo uma vez por dia.
Veja os valores e o que está incluído em cada plano no FAQ: Planos e Preços.
Acompanhe a confirmação em cada consulta
Abra qualquer agendamento para ver o status atual (Pendente, Confirmado, Cancelada…) e clicar em "Histórico" — uma linha do tempo com cada mensagem enviada, cada resposta do paciente e cada mudança de status, com os selos Enviado / Entregue / Lido.
Veja em detalhe no guia Como visualizar um agendamento.
🎬 Veja em vídeo: Lembretes no dia a dia: o que muda em cada agendamento (2:22)
Dicas úteis
Comece pela Confirmação de 48h
É a etapa que mais reduz faltas: dá tempo para o paciente confirmar ou avisar que não vai, e libera o horário para outra pessoa.
Use o Reforço só quando fizer sentido
O Reforço de 24h fala apenas com quem ainda não respondeu — ideal para agendas cheias, sem incomodar quem já confirmou.
O Lembrete de 2h é ótimo para faltas de última hora
Um empurrãozinho pouco antes da consulta ajuda quem esquece no corre-corre do dia.
Mantenha os celulares atualizados
A mensagem só chega se o número estiver correto no cadastro e marcado como "É WhatsApp?". Para números de outro país, escolha o país pela bandeira no campo de telefone e digite o número local.
Problemas comuns
O paciente não recebeu a mensagem
Verifique, nesta ordem:
O telefone do paciente (ou do responsável) está marcado como "É WhatsApp?" no cadastro? Sem essa marcação o sistema não envia, mesmo com o número certo.
O número está correto e com o país certo?
A Confirmação e Lembretes está ativada e a etapa (48h/24h/2h) está ligada?
Os lembretes não foram desligados naquele agendamento (opção "Desativar para este agendamento")?
O paciente está ativo? Paciente inativo não recebe mensagens.
Ainda há créditos disponíveis? (Confira na aba "Crédito e Histórico" — se o saldo tiver zerado, o card avisa em vermelho.)
O botão de 24h (Reforço) está desativado
O Reforço de 24h depende da Confirmação de 48h. Ative a Confirmação de 48h primeiro e o Reforço ficará disponível.
O paciente disse que cancelou, mas a consulta continua marcada
Provavelmente ele tentou cancelar com menos de 24h de antecedência — nesse caso o sistema não cancela automaticamente e orienta o paciente a falar com a clínica. Confirme diretamente com ele e ajuste o status manualmente, se for o caso.
Acabaram os créditos
O administrador da clínica compra um pacote extra em Configurações → Lembretes → Crédito e Histórico → "Comprar Créditos". Os créditos comprados não expiram.
Os lembretes que deixaram de sair enquanto o saldo estava zerado não são reenviados — a compra retoma os próximos. Veja A plataforma avisa antes de o saldo acabar para não ser pego de surpresa na próxima vez.
Próximos passos
Como visualizar um agendamento — veja o status e o histórico de confirmação