Aprenda a adicionar outros profissionais e funcionários à sua clínica no sistema.
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como convidar terapeutas, secretários e outros colaboradores para usar o sistema da sua clínica.
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado na sua conta
Ter permissão de administrador da clínica
Ter o email do colaborador
Tipos de colaboradores
Terapeuta
Profissional que atende pacientes.
Pode:
Ver e gerenciar seus próprios pacientes
Criar e editar agendamentos
Criar registros de evolução
Acessar o financeiro (se permitido)
Secretária
Suporte administrativo.
Pode:
Agendar consultas para todos os terapeutas
Cadastrar pacientes
Gerenciar a agenda
Acesso limitado a prontuários (geralmente não vê conteúdo clínico)
Administrador
Gestão completa.
Pode:
Tudo que terapeutas e secretários podem
Gerenciar colaboradores
Configurar a clínica
Acessar relatórios completos
Gerenciar plano e assinatura
Passo a passo
1. Acesse as Configurações
No menu lateral, clique em "Configurações".
2. Vá para Minha Clínica
Clique no card "Minha Clínica".
3. Acesse a aba Colaboradores
Clique na aba "Colaboradores".
4. Inicie o convite
Clique em "Novo colaborador".
5. Preencha os dados
O formulário de convite contém os seguintes campos:
Dados obrigatórios:
Nome: Nome completo do colaborador
Email: O email que a pessoa usa (será o login dela)
Dados opcionais:
CPF: Documento do colaborador
Data de nascimento: Data de nascimento do colaborador
Telefone: Telefone fixo
Celular: Número de celular
Função:
Função/Papel: Terapeuta, Secretária ou Administrador
Área de atuação: Especialidade do profissional (ex: Psicologia, Fisioterapia, Fonoaudiologia)
Nº do Conselho: Número de registro profissional (ex: CRP, CREFITO)
6. Configure permissões (se disponível)
Ajuste o que o colaborador pode fazer:
Acessar todos os pacientes ou apenas os seus
Ver financeiro
Editar configurações
Etc.
7. Envie o convite
Clique em "Enviar Convite" ou "Convidar".
O colaborador receberá um email para criar a conta.
O que acontece depois
Para o colaborador convidado
Recebe email com convite
Clica no link do convite
Preenche o formulário de cadastro completo:
Nome
Telefone
Email (confirmação)
Senha e confirmação de senha
Aceite dos termos de uso
Clica em "Criar Minha Conta"
Conta ativada e vinculada à clínica automaticamente
Para você (administrador)
Vê o colaborador como "Convidado" ou "Pendente"
Quando aceitar, status muda para "Ativo"
Colaborador aparece na lista da equipe
Gerenciando colaboradores
Ver equipe atual
Acesse a lista de colaboradores para ver:
Quem está na equipe
Função de cada um
Status (ativo, pendente, inativo)
Editar colaborador
Para alterar informações ou permissões:
Clique no colaborador
Edite o que precisar
Salve
Reenviar convite
Se o colaborador não recebeu ou perdeu o convite:
Encontre na lista
Clique em "Reenviar convite"
Remover colaborador
Para remover alguém da equipe:
Encontre o colaborador
Clique em "Remover" ou "Desativar"
Confirme
Importante: Dados criados pelo colaborador (pacientes, registros) são mantidos.
Permissões detalhadas
O que cada função pode fazer
Ação | Terapeuta | Secretário | Admin |
Ver próprios pacientes | ✅ | ❌ | ✅ |
Ver todos os pacientes | ❌* | ✅ | ✅ |
Criar pacientes | ✅ | ✅ | ✅ |
Criar agendamentos | ✅ | ✅ | ✅ |
Ver registros clínicos | ✅** | ❌ | ✅ |
Ver registros administrativos | ✅ | ✅ | ✅ |
Criar registros clínicos | ✅ | ❌ | ✅ |
Criar registros administrativos | ❌ | ✅ | ❌ |
Ver financeiro | ❌* | ❌* | ✅ |
Convidar colaboradores | ❌ | ❌ | ✅ |
Configurar clínica | ❌ | ❌ | ✅ |
*Pode ser liberado conforme configuração **Apenas dos seus pacientes ou compartilhados
Personalizando permissões
Algumas configurações permitem ajustar:
Terapeuta pode ver financeiro? Sim/Não
Secretário pode ver nome dos pacientes de outros? Sim/Não
Etc.
Dicas úteis
Comece conservador
Dê permissões mínimas necessárias:
É mais fácil liberar depois
Evita erros e acessos indevidos
Use emails profissionais
Prefira emails corporativos ou profissionais:
clinica@gmail.com não é bom para colaborador
maria.terapeuta@clinica.com é melhor
Documente as permissões
Mantenha registro de:
Quem tem acesso
Que tipo de acesso
Quando foi concedido
Revise periodicamente
De tempos em tempos:
Verifique quem tem acesso
Remova colaboradores que saíram
Atualize permissões se necessário
Cenários comuns
Adicionando um novo terapeuta
Convide como Terapeuta
Configure especialidade
Defina se pode ver financeiro
Envie convite
O terapeuta poderá:
Atender seus próprios pacientes
Gerenciar sua agenda
Criar registros
Adicionando secretário(a)
Convide como Secretário
Não precisa de especialidade
Geralmente sem acesso a financeiro detalhado
Envie convite
A secretária poderá:
Agendar para todos os terapeutas
Cadastrar pacientes
Gerenciar agenda geral
Promovendo a administrador
Encontre o colaborador na lista
Edite
Mude função para Administrador
Salve
Agora a pessoa pode gerenciar a clínica.
Solução de problemas
Problema: Colaborador não recebeu o email
Soluções:
Verificar spam/lixeira
Confirmar que o email está correto
Reenviar o convite
Tentar outro email
Problema: Colaborador não consegue acessar
Verificar:
Aceitou o convite e criou senha?
Está usando o email correto para login?
Status está como "Ativo"?
Soluções:
Verifique o status do convite
Peça para redefinir a senha
Verifique se está tentando na clínica certa
Problema: Colaborador vê coisas que não deveria
Solução:
Edite o colaborador
Revise as permissões
Restrinja o que for necessário
Salve
Problema: Não consigo remover um colaborador
Possíveis causas:
Você não é administrador
Há vínculo com dados importantes
Solução: Pode ser necessário apenas desativar em vez de excluir.
Aspectos legais e éticos
Responsabilidade sobre dados
Ao convidar colaboradores:
Eles têm acesso a dados sensíveis
Você é corresponsável pelo uso adequado
Mantenha termos de confidencialidade
LGPD
Considere:
Quem precisa realmente de acesso
Princípio do mínimo necessário
Registre consentimentos
Termo de uso
Oriente colaboradores sobre:
Política de uso do sistema
Confidencialidade
Responsabilidades
Limites do plano
Verificar limite de colaboradores
Seu plano pode ter limite de colaboradores:
1 usuário (plano básico)
5 usuários (plano profissional)
Ilimitado (plano enterprise)
O que acontece ao atingir o limite
Não consegue convidar novos
Precisa remover alguém ou fazer upgrade