Aprenda a adicionar outros profissionais e funcionários à sua clínica no sistema.
🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: como convidar terapeutas e secretária para a clínica (1:55)
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como convidar terapeutas, secretários e outros colaboradores para usar o sistema da sua clínica.
Antes de começar
Você precisa:
Estar no plano Clínicas. Os planos Terapeuta Starter e Terapeuta Premium são individuais e não permitem convidar colaboradores. O plano Clínicas não limita a quantidade de colaboradores.
Ser Administrador da clínica
Ter o e-mail do colaborador
Papéis na clínica
No convite e na edição do colaborador, você escolhe um papel para cada pessoa: Administrador, Secretária ou Terapeuta. O papel define tudo o que ela pode ver e fazer, e as regras de cada papel são as mesmas em todas as clínicas. Não existe permissão por pessoa: não dá para liberar ou bloquear um item para um colaborador específico. Para mudar o que alguém acessa, troque o papel dessa pessoa.
Terapeuta: atende os próprios pacientes, cuida da própria agenda e escreve os próprios registros. Não acessa o módulo Financeiro da clínica; só vê e dá baixa nos lançamentos ligados aos próprios atendimentos.
Secretária: cuida da agenda de toda a equipe, do cadastro de pacientes, do Financeiro e das configurações de categorias, serviços e lembretes. Não vê o conteúdo clínico dos terapeutas.
Administrador: pode tudo, inclusive gerenciar a equipe, o plano e os dados da clínica, e vê todos os pacientes e registros.
A tabela completa está em O que cada papel pode fazer.
Passo a passo
1. Acesse as Configurações
No menu lateral, clique em "Configurações".
2. Vá para Colaboradores
Clique no card "Colaboradores" na seção de Configurações.
3. Inicie o convite
Na lista de colaboradores, clique em "Novo colaborador".
4. Preencha os dados
O formulário de convite contém os seguintes campos:
Dados obrigatórios:
Nome completo: nome do colaborador
Email: o e-mail que recebe o convite. Ele já vem preenchido na tela de entrada do convite, mas o login da pessoa é a conta usada para aceitar: ela pode trocar o e-mail ou entrar com WhatsApp ou Google. Oriente o colaborador a aceitar com a conta certa
Dados opcionais:
CPF: Documento do colaborador
Data de nascimento: Data de nascimento do colaborador
Telefone fixo: telefone fixo do colaborador
Celular: Número de celular
Função:
Função que exerce na clínica (obrigatório): Administrador, Secretária ou Terapeuta. É o papel da pessoa, e ele define o que ela acessa.
Área de atuação na clínica: aparece para Terapeuta (ex: Fonoaudiologia, Fisioterapia, Terapia Ocupacional)
Número do conselho: aparece para Terapeuta e Administrador; número de registro profissional (ex: CRFa, CREFITO). Se preenchido, é ele que sai no campo de assinatura dos documentos gerados, no lugar do registro que o terapeuta colocou em Minha Conta
Não há outra configuração de acesso além do papel.
5. Repasse padrão (opcional, terapeutas)
Se a clínica faz repasse aos terapeutas, dá para definir aqui uma regra padrão, em Percentual (%) ou Valor fixo (R$). Sem regra, vale a regra da clínica (Configurações > Repasses).
🎬 Veja em vídeo: Repasses: como configurar a regra da clínica e as exceções (1:56)
6. Envie o convite
Clique em "Criar Colaborador".
O colaborador receberá um e-mail com o convite para entrar na clínica.
O que acontece depois
Para o colaborador convidado
O colaborador não escolhe plano nem paga: ele usa o plano da clínica. O link do convite só liga a pessoa à sua clínica. Para entrar, ela usa o jeito que preferir: e-mail, WhatsApp ou Google, com uma conta que já tem ou com uma conta nova.
Recebe o e-mail de convite e clica em "Acessar a Plataforma"
Se ainda não entrou no Mais Terapias neste aparelho, vê a tela de entrada com "[nome da clínica] convidou você" no topo. O e-mail do convite já vem preenchido, mas ele pode trocar, ou tocar em "Continuar com WhatsApp" ou "Continuar com o Google"
Digita o código de 6 dígitos que chegar (no e-mail ou no WhatsApp)
Se o colaborador JÁ tem conta no Mais Terapias, ele vê a tela "[nome da clínica] convidou você para a equipe como [papel]" e clica em "Aceitar convite". Nada é aceito sem esse toque. Ele entra direto no painel da sua clínica e, depois, alterna entre as clínicas pelo menu do perfil. Quem já estava logado quando abriu o link vê essa mesma tela na hora.
Nessa tela também aparecem:
"Agora não": volta para a conta dele sem aceitar. O convite continua pendente para você e ele pode aceitar depois pelo mesmo link
"Não é você? Sair e entrar com outra conta": sai da conta aberta no aparelho e volta para a tela de entrada do convite, para ele entrar com a conta certa
Se o colaborador ainda NÃO tem conta no Mais Terapias, ele vê a tela "Só falta confirmar alguns dados", com "Você vai entrar na equipe da [nome da clínica]":
O nome já vem preenchido com o nome que você digitou no convite. Ele pode corrigir
A área de atuação é opcional: se ficar em branco, vale a área que você informou no convite. O campo só aparece para quem foi convidado como Terapeuta: quem foi convidado como Secretária ou Administrador não vê esse campo
Quem entrou pelo WhatsApp também informa o e-mail. Depois do cadastro, o painel mostra o aviso "Confirme seu e-mail" até ele digitar o código que enviamos para esse e-mail
Ele aceita os Termos de Uso e a Política de Privacidade e clica em "Concluir cadastro"
A conta é criada já na equipe da clínica, sem plano próprio, e ele entra direto no painel. Se preferir uma conta só dele, fora da clínica, clica em "Criar minha própria conta em vez disso": o convite continua pendente.
O colaborador criou conta pelo site com o e-mail do convite, sem usar o link? A conta não entra na sua clínica sozinha. Depois do código, a tela de dados pergunta "Você tem um convite da [nome da clínica]": em "Entrar na equipe da [nome da clínica]" ele entra na sua equipe, sem plano próprio; em "Criar meu próprio consultório" ele cria uma conta só dele e o convite continua Pendente na sua lista, para ele aceitar depois pelo aviso do painel. Quem cria a conta pelo WhatsApp não vê essa pergunta até confirmar o e-mail.
Convite para o e-mail de quem já tem conta, sem usar o link? Se o e-mail da conta já estiver confirmado, o painel mostra "Você tem um convite da [nome da clínica]" com o botão "Aceitar". Um toque e ele entra na sua clínica.
Para você (administrador)
Vê o colaborador como "Pendente" na lista de colaboradores
Quando aceitar, status muda para "Ativo"
Colaborador aparece na lista da equipe
O colaborador pode aceitar com uma conta de outro e-mail. Nesse caso, a lista de colaboradores mostra o nome e o e-mail da conta dele e, logo abaixo, "Convidado como [nome] ([e-mail do convite])", para você saber a quem o convite foi enviado.
Gerenciando colaboradores
Após convidar seus colaboradores, você pode gerenciar toda a equipe na área dedicada de Colaboradores. Lá você encontra:
Lista de colaboradores com busca, paginação e exportação para CSV
Detalhes individuais com dashboard de desempenho de cada colaborador
Transferência de pacientes entre profissionais
Edição de dados e gerenciamento de status
Para mais detalhes, veja o guia completo: Como Gerenciar Colaboradores da Clínica
🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: desempenho, pacientes e transferências de cada profissional (1:46)
Reenviar convite
Se o colaborador não recebeu ou perdeu o convite:
Acesse Configurações > Colaboradores
Encontre o colaborador com status "Pendente"
Clique em "Reenviar convite" nas ações
Desativar colaborador
Para desativar alguém da equipe:
Acesse os detalhes do colaborador
Clique no menu de ações (três pontos)
Selecione "Desativar colaborador"
Confirme
Importante: Dados criados pelo colaborador (pacientes, registros) são mantidos. Você pode reativar o colaborador a qualquer momento.
O que cada papel pode fazer
Esta é a referência completa dos papéis. Ela vale para todas as clínicas e não pode ser ajustada por pessoa.
Ação | Administrador | Secretária | Terapeuta |
Agenda: ver, criar, editar e excluir agendamentos | Todos da clínica | Todos da clínica | Só os próprios |
Reabrir atendimento finalizado | Todos | Todos | Só os próprios |
Ver pacientes | Todos | Todos | Os pacientes vinculados a ele |
Cadastrar e editar pacientes | Sim | Sim | Sim |
Transferir pacientes entre profissionais | Sim | Não | Não |
Ver registros clínicos | Todos da clínica, inclusive os Privados | Não | Os próprios e os compartilhados com ele |
Ver registros administrativos (escritos por secretárias) | Todos da clínica | Todos da clínica | Os dos pacientes vinculados a ele, e os feitos nos agendamentos dele |
Escrever registros | Sim | Sim (registro administrativo) | Sim |
Editar e excluir registros | Só os que escreveu | Só os que escreveu | Só os que escreveu |
Assinar registros digitalmente | Os que escreveu | Não | Os que escreveu |
Compartilhar registros | Qualquer registro da clínica | Não | Os que escreveu |
Módulo Financeiro (contas, saldos, transações) | Completo | Completo, exceto excluir lançamentos e contas | Não acessa |
Marcar lançamento como recebido ou pago | Sim | Sim | Só nos lançamentos dos próprios atendimentos e dos pacotes dos pacientes dele |
Editar lançamento | Sim | Sim | Não |
Excluir lançamento ou conta financeira | Sim | Não | Não |
Aba Financeiro do perfil do paciente | Todos os pacientes | Todos os pacientes | Só os pacientes e atendimentos dele |
Categorias financeiras | Criar, editar e excluir | Criar, editar e excluir | Não |
Serviços e faixas de preço | Criar, editar e excluir | Criar e editar | Só consulta |
Pacotes do paciente | Vender, confirmar, editar e excluir | Vender, confirmar e editar | Vender e confirmar |
Categorias de agendamento e de registro | Criar, editar e excluir | Criar e editar | Usa as existentes |
Colaboradores | Convidar, editar, desativar e transferir pacientes | Ver a lista e a página de cada colaborador, enviar lembrete de registro pendente e vincular ou desvincular pacientes. Não convida, não edita, não desativa e não transfere | Não acessa |
Papel timbrado | Configurar | Configurar | Não configura (sai nos PDFs dele) |
Confirmação e Lembretes: configurar | Sim | Sim | Não |
Formulários (Configurações → Formulários) | Sim | Não | Sim |
Meu Plano (assinatura, pagamento, notas fiscais) | Sim | Não | Não |
Relatórios | Todos | Todos, exceto os financeiros | Só com os dados dele; sem os financeiros e sem o de desempenho da equipe |
Gravação de áudio e Assistente IA | Sim | Sim | Sim |
Observações:
O dono da clínica é sempre Administrador: o papel dele não pode ser trocado, e ele não pode ser desativado. Se tentar, aparece "Não é possível desativar o proprietário da clínica".
Recursos como Formulários, Relatórios, gravação de áudio e Assistente IA também dependem do plano. Veja Planos e Preços.
A Secretária tem o Financeiro completo por causa do papel. Não dá para esconder o Financeiro de uma secretária específica: a única forma de tirar esse acesso é mudar o papel dela para Terapeuta, que também deixa de ver a agenda de toda a equipe e o cadastro de todos os pacientes.
O Terapeuta sempre pode criar e remarcar os próprios agendamentos e dar baixa nos lançamentos dos próprios atendimentos. Não dá para bloquear isso.
Um terapeuta vê o paciente quando está em Profissionais envolvidos com vínculo ativo (por exemplo, depois de ter um agendamento com ele). Para ele ver registros antigos de outros profissionais, esses registros precisam ser compartilhados com ele.
Dicas úteis
Escolha o papel pelo que a pessoa precisa ver
Antes de convidar, confira na tabela de papéis o que cada papel acessa. Quem só precisa da própria agenda e dos próprios pacientes entra como Terapeuta. Dê o papel de Administrador só a quem vai gerir a clínica, porque ele vê todos os registros.
Use emails profissionais
Prefira emails corporativos ou profissionais:
clinica@gmail.com não é bom para colaborador
maria.terapeuta@clinica.com é melhor
Documente os acessos
Mantenha registro de:
Quem tem acesso
Qual papel cada pessoa tem
Quando o acesso foi concedido
Revise periodicamente
De tempos em tempos:
Verifique quem tem acesso
Desative colaboradores que saíram
Troque o papel de quem mudou de função
Cenários comuns
Adicionando um novo terapeuta
Convide com a função Terapeuta
Informe a área de atuação e o número do conselho
Se a clínica faz repasse, defina o repasse padrão (opcional)
Clique em "Criar Colaborador"
O terapeuta poderá:
Atender os próprios pacientes
Gerenciar a própria agenda
Escrever registros
Ver o financeiro dos próprios pacientes e dar baixa nos lançamentos dos próprios atendimentos (sem acesso ao módulo Financeiro da clínica)
Adicionando secretário(a)
Convide com a função Secretária
Clique em "Criar Colaborador"
A secretária poderá:
Agendar para todos os terapeutas
Cadastrar pacientes
Gerenciar a agenda geral
Usar o módulo Financeiro completo (lançar e dar baixa, contas, categorias, saldos e extratos), exceto excluir lançamentos e contas. Os relatórios financeiros são só do administrador
Configurar categorias de agendamento e de registro, serviços e lembretes
Ela não vê o conteúdo clínico dos registros dos terapeutas (só os registros feitos por secretárias).
Promovendo a administrador
Encontre o colaborador na lista
Edite
Em "Função que exerce na clínica", escolha Administrador
Salve
Agora a pessoa pode gerenciar a clínica e passa a ver todos os pacientes e registros, inclusive os Privados.
Solução de problemas
Problema: Colaborador não recebeu o email
Soluções:
Verificar spam/lixeira
Confirmar que o email está correto
Reenviar o convite
Tentar outro email
Problema: Colaborador foi para a página de planos
Causa: O colaborador provavelmente entrou pelo site e clicou em "Criar conta", em vez de usar o link do e-mail de convite, ou clicou em "Criar minha própria conta".
Solução: Oriente o colaborador a:
Abrir o e-mail de convite
Clicar no link dentro do e-mail
Entrar do jeito que preferir (e-mail, WhatsApp ou Google) e, se já tiver conta, clicar em "Aceitar convite"
Problema: Apareceu "Este convite não é mais válido"
Causa: O convite expirou ou já foi usado.
Solução: Reenvie o convite em Configurações > Colaboradores e peça para o colaborador usar o link do e-mail mais recente.
Problema: Apareceu "Você já faz parte desta equipe"
Causa: A conta que abriu o link já é colaboradora ativa da sua clínica.
Solução: Nada a fazer: para entrar na clínica, o colaborador escolhe a clínica no menu com o nome dele.
Problema: Colaborador não consegue acessar
Verificar:
Abriu o link do e-mail de convite e clicou em "Aceitar convite" (quem já tem conta) ou em "Concluir cadastro" (quem criou conta)?
Clicou em "Agora não"? O convite continua pendente: basta abrir o link de novo
Status está como "Ativo" na lista de colaboradores?
Soluções:
Verifique o status do convite em Configurações > Colaboradores
Se o status é "Pendente", o colaborador ainda não aceitou: peça para abrir o link de novo. O convite vale por 30 dias. Depois disso, o link abre a tela "Este convite não é mais válido". Use "Reenviar convite": um novo link é enviado e o anterior deixa de funcionar
Se entrou com a conta errada, peça para clicar em "Sair e entrar com outra conta" na tela do convite
Se esqueceu a senha, peça para entrar com um código por e-mail ou usar "Esqueceu a senha?" (veja Esqueci minha senha: como criar uma nova)
Problema: Colaborador vê coisas que não deveria
O que cada pessoa vê vem do papel dela, e os papéis não podem ser ajustados por pessoa.
Solução:
Confira na tabela de papéis se o papel da pessoa é o certo para o trabalho dela
Se não for, edite o colaborador e troque a "Função que exerce na clínica"
Salve
Problema: Não consigo remover um colaborador
Colaboradores não são excluídos: eles são desativados, e os dados que criaram continuam na clínica. Só o Administrador desativa colaboradores. Veja Desativar colaborador.
Aspectos legais e éticos
Responsabilidade sobre dados
Ao convidar colaboradores:
Eles têm acesso a dados sensíveis
Você é corresponsável pelo uso adequado
Mantenha termos de confidencialidade
LGPD
Considere:
Quem precisa realmente de acesso
Princípio do mínimo necessário
Registre consentimentos
Termo de uso
Oriente colaboradores sobre:
Política de uso do sistema
Confidencialidade
Responsabilidades
Plano necessário
Convidar colaboradores é um recurso do plano Clínicas, que não limita a quantidade de colaboradores. Os planos Terapeuta Starter e Terapeuta Premium são individuais. Para mudar de plano, veja Gerenciar Plano e Assinatura e Planos e Preços.