Um guia completo para trabalhar em equipe no Mais Terapias.
Objetivo
Ao final deste tutorial, você dominará:
Estruturação de equipe no sistema
Compartilhamento de pacientes
Discussão de casos
Relatórios por profissional
Tempo estimado: 25 minutos de leitura
Para quem é este tutorial?
Clínicas com mais de um profissional
Equipes multiprofissionais (psicólogo + psiquiatra, etc.)
Profissionais que trabalham com supervisão
Grupos de profissionais que compartilham espaço
Parte 1: Estruturando a Equipe
1.1 Papéis na clínica
Defina quem faz o quê:
Papel | Responsabilidades |
Administrador | Gerencia sistema, equipe, plano, configurações |
Terapeuta | Atende pacientes, cria registros |
Secretária | Agenda, cadastra, atendimento inicial |
1.2 Convidando colaboradores
Vá em Configurações > Conta > Minha Clínica
Clique na aba "Colaboradores"
Clique em "Novo colaborador"
Para cada pessoa, preencha:
Nome: Nome completo do colaborador
E-mail: E-mail para acesso ao sistema
Celular: Número de celular (opcional)
Função: Administrador, Secretaria ou Terapeuta
Clique em "Enviar convite"
O colaborador:
Recebe e-mail com convite
Cria sua senha
Completa seu cadastro (CPF, data de nascimento, etc.)
Acessa a clínica
1.3 Configurando permissões
Cada papel tem permissões diferentes por padrão:
Administradores:
Acesso total ao sistema
Gerencia colaboradores e configurações
Acesso ao módulo financeiro
Pode ver todos os pacientes e registros
Terapeutas:
Acesso aos seus próprios pacientes
Cria e visualiza seus registros clínicos
Sem acesso ao módulo financeiro (não aparece no menu)
Não pode gerenciar configurações da clínica
Secretárias:
Acesso aos dados cadastrais de todos os pacientes
Pode agendar para qualquer terapeuta
Acesso ao módulo financeiro
Sem acesso a registros clínicos (timeline de registros não exibe conteúdo clínico)
1.4 Verificando a equipe
Após convites aceitos, verifique:
Quem está ativo
Quais são os papéis
Se as permissões estão corretas
Parte 2: Fluxo de Trabalho em Equipe
2.1 Recepção e agendamento
Secretária:
Recebe ligação do paciente
Verifica disponibilidade no calendário
Cria agendamento selecionando o terapeuta
Cadastra paciente se necessário
Visão do calendário:
Secretária vê todos os terapeutas
Cada terapeuta tem cor diferente
Fácil identificar disponibilidade
2.2 Atendimento
Terapeuta:
Vê seus agendamentos do dia
Atende o paciente
Cria registro de evolução
Agenda próxima sessão
Privacidade:
Cada terapeuta vê seus próprios pacientes
Registros são privados por padrão
Pode compartilhar quando necessário
2.3 Financeiro
Opções de configuração:
Cada terapeuta vê seu financeiro
Ou apenas admin vê tudo
Ou todos veem (transparência)
Parte 3: Compartilhando Pacientes
3.1 Quando compartilhar?
Casos comuns:
Paciente atendido por dois profissionais
Transferência de terapeuta
Discussão de caso
Supervisão
3.2 Configurando "Profissionais envolvidos" (Recomendado)
A forma mais eficiente de compartilhar em equipes multiprofissionais é usando a lista de "Profissionais envolvidos" do paciente.
Como os profissionais são adicionados:
Profissionais são adicionados automaticamente à lista de "Profissionais envolvidos" quando:
Você cria um agendamento para o paciente com aquele terapeuta
O terapeuta recebe compartilhamento de registros do paciente
Configuração recomendada:
Crie agendamentos com os profissionais que acompanham o paciente (isso os adiciona automaticamente à lista)
Configure os níveis de compartilhamento das categorias de registro:
Vá em Configurações > Registro
Para cada categoria, defina o nível padrão
Níveis de compartilhamento disponíveis:
Nível | Quem recebe acesso |
Privado | Somente você |
Você e paciente | Você, o paciente e os responsáveis pelo paciente |
Você e terapeutas | Você e todos os terapeutas que atendem o paciente |
Todos envolvidos | Você, terapeutas, paciente e responsáveis |
Benefícios:
Registros são compartilhados automaticamente ao criar
Não precisa compartilhar manualmente cada registro
Toda a equipe fica sincronizada
3.3 Compartilhando registro específico (Manual)
Para compartilhar um registro manualmente com alguém específico:
Na timeline de registros do paciente, localize o registro desejado
Clique no ícone de compartilhamento no box do registro (não é preciso abrir)
Na janela que se abre, digite o email do colega
Clique em "Compartilhar"
Observação: O compartilhamento com terapeutas é apenas para visualização.
3.4 Paciente atendido por dois profissionais
Cenário: Psicóloga + Psiquiatra
Configuração recomendada:
No perfil do paciente, adicione ambos os profissionais em "Profissionais envolvidos"
Configure categorias de registro com nível "Você e terapeutas":
"Evolução" → compartilhado automaticamente com toda a equipe
"Anotação Pessoal" → privado
Registros ficam visíveis para ambos automaticamente
Alternativa (manual):
Ambos são terapeutas do mesmo paciente
Compartilham registros manualmente quando necessário
3.5 Transferência de paciente
Quando um terapeuta sai ou paciente troca:
Edite o cadastro do paciente
Altere o terapeuta responsável
Compartilhe registros relevantes
Novo terapeuta assume
Parte 4: Discussão de Casos
4.1 Reuniões de equipe
Preparação:
Cada terapeuta seleciona casos para discutir
Prepara resumo
Identifica dúvidas/pontos para discussão
Durante a reunião:
Apresenta o caso (sistema projetado)
Equipe discute
Define encaminhamentos
Após a reunião:
Crie registro de "Reunião de Caso"
Documente discussão e decisões
Compartilhe com envolvidos
4.2 Categoria para discussões
Crie uma categoria de registro "Discussão de Caso":
Cor diferenciada
Compartilhamento padrão com equipe
Template com campos estruturados
4.3 Supervisão
Para supervisionandos:
Crie registros normalmente
Compartilhe com supervisor
Supervisor comenta/orienta
Para supervisores:
Recebe compartilhamento
Visualiza registros
Pode adicionar comentários
Discute em sessão de supervisão
Parte 5: Relatórios e Gestão
5.1 Visão geral da clínica
Como administrador, veja:
Total de pacientes ativos
Agendamentos do período
Receitas totais
Atendimentos por profissional
5.2 Relatórios por profissional
Analise:
Quantos pacientes cada um atende
Quantas sessões realizadas
Receita gerada
Taxa de comparecimento
5.3 Produtividade
Métricas úteis:
Métrica | O que mostra |
Sessões/semana | Carga de trabalho |
Pacientes ativos | Carteira |
Faltas | Taxa de comparecimento |
Receita | Faturamento |
Parte 6: Cenários Comuns
6.1 Clínica pequena (2-3 profissionais)
Estrutura:
1 admin (que também atende)
1-2 terapeutas
1 secretária (pode ser parcial)
Configuração:
Todos veem calendário completo
Registros privados por padrão
Financeiro centralizado no admin
6.2 Clínica média (5-10 profissionais)
Estrutura:
1-2 admins
5-8 terapeutas
1-2 secretárias
Configuração:
Secretárias gerenciam agenda
Terapeutas focam em atendimento
Admins gerenciam equipe e financeiro
6.3 Clínica multiprofissional
Estrutura:
Psicólogos
Psiquiatras
Fonoaudiólogos
Etc.
Configuração:
Cada profissão pode ter categorias específicas
Compartilhamento entre profissões quando há caso conjunto
Reuniões de equipe regulares
6.4 Grupo de profissionais (espaço compartilhado)
Estrutura:
Profissionais independentes
Compartilham espaço e secretária
Cada um tem seu financeiro
Configuração:
Cada profissional é "admin" do seu espaço
Ou um admin geral apenas para agenda
Financeiro separado por profissional
Parte 7: Boas Práticas
7.1 Comunicação
Mesmo com sistema:
Mantenham comunicação direta
Reuniões regulares
Canal para urgências
7.2 Padronização
Definam juntos:
Categorias de registro
Categorias de agendamento
Fluxos de trabalho
Políticas de compartilhamento
7.3 Treinamento
Novos membros:
Apresentar o sistema
Explicar fluxos
Acompanhar primeiros usos
Disponibilizar documentação
7.4 Revisão periódica
Mensalmente:
Revisar permissões
Atualizar equipe (entradas/saídas)
Ajustar configurações
Coletar feedback
Problemas Comuns
"Não vejo o paciente do colega"
Causa: Permissões restritivas ou sem compartilhamento.
Solução:
Verifique configurações de visualização
Peça ao colega para compartilhar
Admin pode ajustar permissões
"Secretária vê conteúdo clínico"
Causa: Permissões muito abertas.
Solução:
Revise papel de Secretária
Garanta que não tem acesso a registros
Apenas dados administrativos
"Não sei quem atende qual paciente"
Solução:
Use filtros no calendário por profissional
Cores diferentes para cada terapeuta
Relatório de pacientes por profissional
"Colaborador saiu, e agora?"
Passos:
Transferir pacientes para outro terapeuta
Garantir acesso aos registros
Desativar conta do colaborador
Manter dados históricos
Checklist de Configuração para Equipe
Inicial
Definir papéis e responsabilidades
Convidar todos os colaboradores
Configurar permissões adequadas
Criar categorias padronizadas
Para cada novo membro
Enviar convite
Definir papel
Configurar permissões
Treinar no sistema
Manutenção
Revisar equipe mensalmente
Atualizar permissões quando necessário
Remover acesso de quem saiu
Coletar feedback