Entenda os diferentes níveis de acesso e como gerenciar quem pode ver o que.
🎬 Veja em vídeo: Compartilhar registros: quem vê o quê no prontuário (1:21)
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como funcionam os diferentes níveis de compartilhamento e como controlar o acesso aos registros dos seus pacientes.
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado na sua conta
Entender os conceitos básicos de compartilhamento
Visão geral dos níveis
O Mais Terapias oferece 4 níveis de compartilhamento para registros:
1. Privado
Você e os administradores da clínica poderão visualizar os registros.
Quem vê:
Você (autor do registro)
Os administradores da clínica, se você faz parte de uma clínica com outros profissionais: o papel Administrador vê todos os registros da clínica, inclusive os privados
A Secretária e os outros terapeutas não veem registros privados.
Atenção: ao editar uma categoria em Configurações > Registro, a descrição do nível Privado diz que só você poderá visualizar os registros. Em uma clínica, os administradores também veem os registros privados, como descrito acima.
Quando usar:
Anotações pessoais
Rascunhos
Reflexões clínicas internas
Informações sensíveis sobre terceiros
2. Você e Paciente
Você e as contas do Portal do Paciente ligadas ao paciente poderão visualizar os registros.
Quem vê:
Você (autor do registro)
O paciente, se tiver conta no Portal do Paciente ligada à clínica
Os responsáveis que aceitaram o convite para o portal. Só o cadastro do responsável no cartão Responsáveis não dá acesso
Quando usar:
Devolutivas
Orientações e recomendações
Resumos de sessão
Material de orientação para a família
3. Você e Terapeutas
Você e os profissionais envolvidos do paciente poderão visualizar os registros automaticamente.
Quem vê:
Você (autor do registro)
Todos os profissionais envolvidos do paciente, listados em "Terapeutas Vinculados", na aba Gestão do perfil
Quando usar:
Casos multiprofissionais
Trabalho em equipe
Supervisão
Discussão de caso
Importante: Os profissionais que receberão acesso são os profissionais envolvidos do paciente, listados em "Terapeutas Vinculados", na aba Gestão do perfil. Profissionais entram nessa lista automaticamente quando você cria agendamentos com eles ou compartilha registros com eles.
🎬 Veja em vídeo: Equipe do paciente: quem atende e quem vê cada registro (1:41)
4. Todos Envolvidos
Você, os profissionais envolvidos e as contas do Portal do Paciente ligadas ao paciente poderão visualizar os registros.
Quem vê:
Você (autor do registro)
Todos os profissionais envolvidos do paciente, listados em "Terapeutas Vinculados", na aba Gestão do perfil
O paciente, se tiver conta no Portal do Paciente ligada à clínica
Os responsáveis que aceitaram o convite para o portal
Quando usar:
Tratamentos integrados com transparência total
Comunicação aberta entre equipe e paciente
Planos de tratamento compartilhados
Dica: Esse nível é ideal para equipes multiprofissionais que trabalham com total transparência com o paciente e família.
Como definir o nível de compartilhamento
Usando categorias de registro (recomendado)
A forma mais prática de gerenciar compartilhamento é através das categorias de registro:
Vá em Configurações > Registro (página Categorias de registros)
Para cada categoria, defina o nível de compartilhamento padrão
Os novos registros dessa categoria seguem esse nível
Atenção: a mudança também vale para os registros que você já escreveu nessa categoria, de todos os pacientes. Se mudar para Você e paciente, os registros antigos passam a aparecer no Portal do Paciente. Se mudar para Privado, todos os compartilhamentos deles são desfeitos, inclusive os feitos por email. Os registros de outros profissionais não mudam.
Exemplo prático:
Categoria "Evolução de Sessão" → Privado
Categoria "Devolutiva" → Você e Paciente
Categoria "Discussão de Caso" → Você e Terapeutas
🎬 Veja em vídeo: Categorias de agendamento, registro e financeiro: como organizar (1:42)
Compartilhamento individual
Para ajustar o compartilhamento de um registro específico:
Na timeline de registros do paciente, localize o registro
Clique no ícone de compartilhamento no box do registro (não é preciso abrir). O ícone só aparece nos registros que você escreveu
Na janela Compartilhamento de Registro, escolha o nível em Alterar a categoria de compartilhamento e clique em Salvar
A mudança vale só para esse registro; a categoria e os outros registros não mudam. Atenção: ao salvar um nível, a plataforma refaz os compartilhamentos desse registro. Privado desmarca a caixa da aba Paciente e remove os terapeutas; Você e paciente marca a caixa e remove os terapeutas; Você e terapeutas desmarca a caixa e compartilha com os profissionais envolvidos; Todos envolvidos marca a caixa e compartilha com os profissionais envolvidos. Depois disso, a caixa da aba Paciente e o compartilhamento com um terapeuta podem ser ajustados um a um sem mudar o nível: veja a seção "Ver com quem o registro está compartilhado", mais abaixo.
Detalhes de cada nível
Nível: Privado
Aspecto | Descrição |
Visibilidade | Você e os administradores da clínica |
Edição | Somente você |
Pode ser alterado? | Sim, a qualquer momento |
Use quando:
Precisa de tempo para refletir antes de compartilhar
Contém informações sensíveis sobre terceiros
São suas impressões e reflexões pessoais
Nível: Você e Paciente
Aspecto | Descrição |
Visibilidade | Você + contas do portal ligadas ao paciente (paciente e responsáveis que aceitaram o convite) |
Edição | Somente você (o paciente não edita, mas pode comentar) |
Pode ser alterado? | Sim, a qualquer momento |
Use quando:
Devolutivas e resumos
Material de orientação para a família
Orientações pós-sessão
Lembre-se: quem acessa pelo portal vê o registro com os anexos, os formulários e todos os comentários, inclusive os da equipe. Veja Como compartilhar com o paciente.
Nível: Você e Terapeutas
Aspecto | Descrição |
Visibilidade | Você + todos os terapeutas do paciente |
Edição | Somente você |
Pode ser alterado? | Sim, a qualquer momento |
Use quando:
Trabalho colaborativo
Discussão de caso
Supervisão clínica
Nível: Todos Envolvidos
Aspecto | Descrição |
Visibilidade | Você + profissionais envolvidos + contas do portal ligadas ao paciente |
Edição | Somente você |
Pode ser alterado? | Sim, a qualquer momento |
Use quando:
Transparência total no tratamento
Comunicação integrada entre equipe e paciente
Planos de tratamento compartilhados
Hierarquia de acesso
Dentro da clínica
Administrador
↓ pode ver todos os registros, inclusive os privados
Terapeuta responsável
↓ pode ver seus registros e compartilhados
Terapeuta da equipe
↓ pode ver apenas compartilhados com ele
Secretário
↓ não vê registros clínicos, só os registros administrativosOs registros administrativos (escritos por secretárias) ficam fora dos níveis: não se compartilham e são vistos pelos administradores, pelas secretárias da clínica e pelos terapeutas vinculados ao paciente. Quando um deles foi feito em um agendamento de um terapeuta, esse terapeuta também o vê ao abrir o agendamento.
Fora da clínica
Profissionais de fora da clínica veem os registros compartilhados com eles. A partir do primeiro compartilhamento de um paciente, eles passam a fazer parte dos profissionais envolvidos desse paciente e recebem também os registros novos com nível Você e terapeutas ou Todos envolvidos. Registros Privado e Você e paciente só chegam a eles se você os compartilhar um a um.
Configurando compartilhamento padrão
Por categoria de registro
Vá em Configurações > Registro
Na página Categorias de registros, edite a categoria desejada
Configure o compartilhamento padrão
Novos registros dessa categoria usarão essa configuração. A troca também muda os registros que você já escreveu nela (veja o aviso em "Usando categorias de registro", neste guia)
Exemplo:
Categoria "Evolução de Sessão" → Privado por padrão
Categoria "Devolutiva" → Você e Paciente por padrão
Categoria "Discussão de Caso" → Você e Terapeutas por padrão
O nível de um registro novo vem sempre da categoria. Não existe uma preferência pessoal que defina um padrão geral.
Cenários comuns
Cenário 1: Terapeuta individual, sem equipe
Configuração recomendada:
Padrão: Privado
Devolutivas: Você e Paciente
Cenário 2: Clínica multiprofissional
Configuração recomendada:
Evoluções: Você e Terapeutas
Registros sensíveis: Privado
Devolutivas: Todos Envolvidos
Cenário 3: Supervisão
Configuração recomendada:
Evoluções regulares: Você e Terapeutas. O supervisor recebe esses registros quando está entre os profissionais envolvidos do paciente, por exemplo depois do primeiro compartilhamento manual com ele
Anotações pessoais: Privado
Cenário 4: Atendimento infantil com a família por perto
Configuração recomendada:
Orientações e devolutivas aos pais: Você e Paciente, para compartilhar com as contas do Portal do Paciente ligadas ao paciente (os pais precisam ter aceitado o convite). Use Todos Envolvidos se os profissionais envolvidos também devem ver
Anotações internas de avaliação: Privado
Gerenciando múltiplos compartilhamentos
Ver com quem o registro está compartilhado
Na timeline, clique no ícone de compartilhamento do registro. A janela Compartilhamento de Registro tem três partes para conferir:
O seletor Alterar a categoria de compartilhamento mostra o nível do registro (Privado, Você e paciente, Você e terapeutas ou Todos envolvidos)
A lista Terapeutas que podem visualizar este registro, na aba Terapeutas. Quem tem o selo Ativo já tem acesso. Quem tem o selo Pendente recebeu o convite, mas ainda não tem acesso
A aba Paciente, com a caixa Compartilhamento com paciente e família marcada quando o paciente e a família têm acesso
Confira as três partes. Os compartilhamentos feitos um a um (com um terapeuta ou pela caixa da aba Paciente) podem existir mesmo quando o seletor mostra Privado.
Alterar vários registros
Não há seleção múltipla. Trocar o nível de uma categoria em Configurações > Registro muda os registros que você já escreveu nessa categoria. Veja "Usando categorias de registro", neste guia.
Auditoria de acesso
Para casos sensíveis:
Mantenha registro de quem tem acesso
Revise periodicamente
Documente compartilhamentos importantes
Dicas úteis
Princípio do mínimo necessário
Compartilhe apenas o necessário:
Menos informação = menos risco
Compartilhe conforme a necessidade
Revise antes de compartilhar
Antes de alterar o nível:
Releia o conteúdo
Considere se está adequado para o público
Pense nas implicações
Comunique-se
Ao compartilhar:
Avise a pessoa que receberá o acesso
Explique o contexto
Esteja disponível para discussão
Use categorias estrategicamente
Configure categorias para automatizar:
"Anotação Interna" → Privado
"Resumo para Paciente" → Você e Paciente
"Discussão de Caso" → Você e Terapeutas
"Plano de Tratamento" → Todos Envolvidos
Perguntas frequentes
Quem são os profissionais envolvidos de um paciente?
São os terapeutas listados em "Terapeutas Vinculados", na aba Gestão do perfil do paciente. Nos níveis "Você e Terapeutas" e "Todos Envolvidos", o registro é compartilhado com os profissionais dessa lista que estão ativos, inclusive os de outras clínicas com conexão ativa com o paciente. Eles entram na lista quando alguém cria um agendamento com eles (colegas da clínica) ou compartilha um registro com eles (profissionais de fora). No plano Clínicas, o Administrador e a Secretária gerenciam os colegas da clínica na tabela Gestão de profissionais envolvidos, na mesma aba; profissionais de fora não aparecem nessa tabela. Veja Como compartilhar um registro com outro terapeuta.
Problemas comuns
Problema: Compartilhei sem querer
Soluções:
Revogue o acesso imediatamente, pela janela de compartilhamento do registro
A plataforma não informa quem abriu ou leu o registro. Siga o procedimento da sua clínica para avaliar se é preciso avisar as pessoas envolvidas
Problema: Não sei quem tem acesso
Solução: Na timeline de registros, clique no ícone de compartilhamento no box do registro e confira as três partes da janela: o nível do registro, a lista de terapeutas e a aba Paciente. Veja a seção "Ver com quem o registro está compartilhado", neste guia. Lembre que os administradores da clínica veem todos os registros.
Problema: Paciente reclama que não vê todos os registros
Verifique primeiro: a conta do portal do paciente ou responsável está ligada ao paciente (convite aceito ou pré-cadastro)? Sem essa ligação, ele não vê nenhum registro. Confira também a aba Paciente do registro.
Se estiver tudo certo:
Explique que você compartilha os registros apropriados
Registros privados são suas anotações de trabalho
Ofereça criar resumos ou devolutivas específicas
Problema: Preciso compartilhar com alguém externo à clínica
Solução: Na janela de compartilhamento, digite o email em "Compartilhar com um terapeuta específico" e clique em "Compartilhar". No primeiro compartilhamento daquele paciente, a pessoa aparece como Pendente e recebe um convite por email; se ainda não tiver conta, o convite serve para criá-la. Veja Como compartilhar com outro terapeuta.
Segurança e confidencialidade
Responsabilidades do compartilhamento
Ao compartilhar, você:
Continua responsável pelo conteúdo
Confia que o receptor manterá sigilo
Pode revogar quando não for mais necessário
Quem tem acesso
Na janela de compartilhamento de cada registro você vê quem tem acesso a ele agora. A plataforma não registra quem abriu ou leu um registro.
Boas práticas
Não compartilhe mais que o necessário
Revogue acessos desnecessários
Revise periodicamente quem tem acesso