Aprenda a gerar documentos PDF dos registros e prontuários dos seus pacientes.
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como exportar registros de evolução em formato PDF para documentação, envio ou arquivo físico.
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado na sua conta
Ter acesso ao paciente
Ter registros criados para exportar
Quando exportar em PDF?
A exportação em PDF é útil para:
Solicitação do paciente: O paciente tem direito ao seu prontuário
Encaminhamentos: Enviar para outro profissional
Documentação legal: Processos ou auditorias
Arquivo físico: Manter cópias impressas
Comunicação: Enviar para convênios ou seguradoras
Passo a passo
1. Acesse o perfil do paciente
No menu lateral, clique em "Pacientes" e encontre o paciente cujo prontuário deseja exportar.
2. Abra a aba Prontuário em Timeline
É a aba que abre por padrão no perfil do paciente. Na linha "REGISTROS:", no alto da timeline, ficam os dois únicos controles: FILTRAR e EXPORTAR PDF.
3. Escolha o que vai entrar, se for o caso
A exportação usa exatamente o filtro da timeline. Não existe uma tela de opções depois: o que estiver filtrado é o que entra no PDF.
Clique em FILTRAR para abrir o painel "FILTRAR REGISTROS", com quatro campos:
Campo | Para que serve |
Palavra-chave | Busca no conteúdo dos registros |
Categoria de Registro | Restringe a uma categoria |
De e Até | Delimita o período |
Clique em Buscar para aplicar. Os filtros ativos aparecem como etiquetas abaixo, e Limpar todos volta ao prontuário inteiro.
Sem nenhum filtro, a exportação traz todos os registros do paciente.
Confirme com o botão Buscar. O que você digitou no painel já conta para a exportação, mesmo que você feche o painel sem aplicar. Se digitou e desistiu, use Limpar filtros em vez de apenas fechar.
4. Clique em EXPORTAR PDF
Não há confirmação nem tela de opções — o botão vira EXPORTANDO... e o download começa sozinho quando o arquivo fica pronto. Em prontuários grandes isso leva alguns segundos.
O arquivo é baixado automaticamente pelo navegador. Ele não abre em nova aba.
O que o PDF inclui
Cabeçalho, rodapé e assinatura
O papel timbrado da clínica, se estiver configurado (veja Personalização do PDF)
O bloco de assinatura no fim do documento, com o seu nome, título e registro profissional
A numeração das páginas ("Página 1 de 20")
O logo da clínica só aparece no PDF se tiver sido enviado dentro do papel timbrado. O logo de Configurações > Minha Clínica identifica a clínica dentro da plataforma e não é copiado para os documentos gerados.
Dados do paciente
Nome completo
Data de nascimento
Outros dados cadastrais relevantes
Registros
Os registros saem do mais antigo para o mais recente, separados por uma linha. Para cada um:
Título e Data
Categoria, quando houver
Conteúdo completo, com as imagens que estiverem no texto
Autor
"Formulários:" — os formulários respondidos, com pergunta e resposta
"Anexos:" — os arquivos anexados, listados pelo nome
"Comentários:" — os comentários, com o nome e o papel de quem escreveu
Os anexos são citados, não incorporados. A exportação lista o nome de cada arquivo; ela não carrega o exame para dentro do PDF. Para entregar a evolução e o exame num arquivo só, use o registro assinado — veja O que entra nos documentos gerados.
Como escolher o que entra
Não existe seleção de registros um a um, nem caixas para incluir ou excluir comentários, formulários e anexos. O recorte é feito pelo filtro da timeline, e sempre da mesma forma:
Você quer | Como fazer |
O prontuário inteiro | Não aplique filtro nenhum (ou clique em Limpar todos) |
Um período | Preencha De e Até, e clique em Buscar |
Uma categoria | Escolha em Categoria de Registro, e clique em Buscar |
Registros sobre um assunto | Use Palavra-chave, e clique em Buscar |
Os filtros se combinam: categoria e período juntos trazem só os registros daquela categoria naquele intervalo.
Não há exportação de um registro sozinho. O que existe para um registro específico é a assinatura digital, que gera o PDF daquele registro — com os anexos dentro. Veja Assinatura digital, mais abaixo.
Dicas úteis
Verifique antes de enviar
Sempre abra e revise o PDF antes de enviar a terceiros. Verifique:
Se todos os registros necessários estão incluídos
Se não há informações que deveriam ser omitidas
Se a formatação está adequada
Proteja o arquivo
PDFs com prontuários são documentos confidenciais:
Não envie por canais não seguros
Não deixe em pastas compartilhadas
Considere proteger com senha se for enviar por email
Informe o período
Ao enviar prontuários para terceiros, sempre especifique o período que está sendo enviado.
Mantenha registro do envio
Documente quando e para quem você enviou prontuários. Isso é importante para:
Controle de acesso
Conformidade ética
Eventual auditoria
Problemas comuns
Vieram menos registros do que eu esperava
Quase sempre é filtro ativo. Confira as etiquetas abaixo da linha REGISTROS: e clique em Limpar todos antes de exportar o prontuário completo.
Vale conferir também as datas: De e Até incluem os dois dias informados, mas a exportação e a lista podem discordar nos dias exatos das pontas. Se um registro do primeiro ou do último dia faltar, amplie um dia para cada lado.
Os anexos não vieram no PDF
É o comportamento da exportação: ela lista os anexos pelo nome e não carrega os arquivos. Quem reproduz o anexo dentro do documento é o registro assinado — veja O que entra nos documentos gerados.
A exportação demora muito ou falha em prontuários grandes
A geração acontece no momento do clique e tem um tempo limite. Em prontuários muito longos, ou quando vários documentos estão sendo gerados ao mesmo tempo, ela pode falhar.
O que fazer: exporte por período, um ano de cada vez. Além de funcionar, o resultado fica mais fácil de conferir antes de entregar.
O download não começou
O arquivo é baixado direto pelo navegador, sem abrir nova aba. Se nada aconteceu:
Confira a pasta de downloads — costuma estar lá
Verifique se o navegador bloqueou o download
No celular, verifique o app de arquivos
Se aparecer uma mensagem de erro, clique em EXPORTAR PDF de novo: o botão não tenta sozinho.
Quero deixar alguns registros de fora
Não existe seleção registro a registro. O recorte possível é por período, categoria e palavra-chave — combinando os três, na maioria dos casos, chega-se ao conjunto desejado.
O PDF está muito grande para enviar por e-mail
Exporte por período e envie em partes. Imagens dentro dos registros são o que mais pesa: um prontuário com muitas fotos gera um arquivo grande mesmo com poucos registros.
Aspectos éticos e legais
Direito do paciente
O paciente tem direito legal ao seu prontuário. Ao receber solicitação:
Verifique a identidade do solicitante
Documente a solicitação
Forneça em prazo razoável
Mantenha registro da entrega
Encaminhamentos
Ao enviar para outros profissionais:
Tenha autorização do paciente (idealmente por escrito)
Envie apenas informações relevantes
Use canais seguros
Processos judiciais
Se solicitado judicialmente:
Consulte orientação do seu conselho profissional
Verifique a legitimidade da solicitação
Documente todo o processo
Personalização do PDF
Papel timbrado (cabeçalho e rodapé)
Para incluir o logo e os dados da sua clínica nos PDFs gerados:
Acesse Configurações > Papel timbrado
Ative o Cabeçalho, o Rodapé, ou os dois — o Bloco de assinatura já vem ativo
Monte o conteúdo. Cada bloco tem duas formas de edição: o editor visual, com modelos prontos, colunas e um elemento de imagem para o logo; e o texto livre, para quando o bloco é só uma linha de texto
Use os campos automáticos — nome da clínica, endereço, telefone, CNPJ, nome e registro do profissional, data de emissão
Clique em Gerar PDF de exemplo para conferir o resultado exato
Clique em Salvar papel timbrado
O papel timbrado vale para os registros assinados digitalmente e para as exportações de prontuário em PDF, e passa a valer nos documentos gerados a partir do momento em que você salva. Documentos já assinados não mudam.
O guia completo, com as telas e todas as opções, está em Como configurar o papel timbrado dos documentos.
Disponibilidade: o papel timbrado está nos planos Terapeuta Premium e Clínicas, e é configurado por administradores e secretárias.
O que vem sem configurar nada
Mesmo que você nunca abra a tela de papel timbrado, todo PDF gerado traz:
O bloco de assinatura no fim do documento, com o seu nome, título e registro profissional
A numeração das páginas
Nos registros assinados, uma linha discreta em cada página com o código de verificação, e o quadro de assinatura digital ao final
Para que o seu registro e o seu título apareçam, preencha Título profissional e Registro profissional em Configurações > Minha Conta. Se a sua atuação não tem conselho, deixe o registro em branco — o bloco imprime só o que estiver preenchido.
Assinatura digital
Assinar digitalmente é diferente de exportar. A exportação gera um PDF do prontuário; a assinatura gera um PDF de um registro com validade jurídica, que qualquer pessoa pode conferir depois.
Como assinar um registro
Abra o registro na timeline do paciente
Clique em "Assinar", no rodapé da janela
Selecione o certificado digital e confirme
Você precisa de um certificado ICP-Brasil A1 cadastrado em Configurações > Certificados.
Depois de assinado, a aba Assinatura do registro mostra o status, a data e a versão, e o botão "Ver Versões" permite baixar o PDF de cada versão assinada.
Se o registro mudar depois de assinado, ele passa para "Precisa reassinar" — e não é só a edição do texto que faz isso. Como o documento assinado carrega também os anexos e os formulários, anexar ou remover um arquivo e responder, alterar ou excluir um formulário invalidam a assinatura do mesmo jeito. A aba Assinatura mostra a data e o motivo. O PDF anterior continua disponível e continua verificável.
A lista completa está em O que entra nos documentos gerados.
O documento assinado carrega os anexos
Diferente da exportação, o registro assinado reproduz o material anexado: imagens no corpo do documento e PDFs como páginas ao final. É o que torna esse documento o caminho para encaminhar uma evolução junto com o exame.
Arquivos muito grandes, protegidos por senha ou ilegíveis são citados com o motivo, e a assinatura acontece assim mesmo. Os limites e o significado de cada mensagem estão em O que entra nos documentos gerados.
O que o quadro de assinatura digital mostra
No fim do documento assinado aparece um quadro com:
Assinado por — o titular do certificado digital usado
Data e hora e a versão da assinatura
Código de verificação e um QR code para validar em validar.iti.gov.br
Cada página traz ainda uma linha discreta com o mesmo código, para o caso de uma folha ser separada do conjunto.
Assinatura digital não substitui o campo de assinatura
As duas coisas convivem no mesmo documento e respondem a perguntas diferentes:
Campo de assinatura | Assinatura digital | |
Responde | Quem elaborou o registro | Quem assinou o arquivo |
Vem de | Cadastro do profissional na plataforma | Certificado ICP-Brasil |
Mostra | Nome, título e registro profissional | Titular do certificado — no e-CPF, nome e CPF |
Aparece | Em todo documento gerado | Só em documentos assinados |
O quadro de assinatura digital mostra apenas o titular do certificado, como consta nele — o seu CRP, CRM ou CREFITO não aparece ali. É o campo de assinatura que traz essa informação. Por isso os dois são necessários: um dá validade jurídica ao arquivo, o outro dá a identificação profissional que o seu conselho exige.
Veja os detalhes em Como configurar o papel timbrado dos documentos.