Aprenda a gerar documentos PDF dos registros e prontuários dos seus pacientes.

🎬 Veja em vídeo: Como exportar o prontuário em PDF (1:08)

Neste guia você vai descobrir como exportar registros de evolução em formato PDF para documentação, envio ou arquivo físico.

Você precisa:

A exportação em PDF é útil para:

No menu lateral, clique em "Pacientes" e encontre o paciente cujo prontuário deseja exportar.

É a aba que abre por padrão no perfil do paciente. Na linha "REGISTROS:", no alto da timeline, ficam os dois únicos controles: FILTRAR e EXPORTAR PDF.

A exportação usa exatamente o filtro da timeline. Não existe uma tela de opções depois: o que estiver filtrado é o que entra no PDF.

Clique em FILTRAR para abrir o painel "FILTRAR REGISTROS", com quatro campos:

Clique em Buscar para aplicar. Os filtros ativos aparecem como etiquetas abaixo, e Limpar todos volta ao prontuário inteiro.

Sem nenhum filtro, a exportação traz todos os registros do paciente que você consegue ver na timeline. Para o Terapeuta, registros privados de outros profissionais não entram; para a Secretária, só entram os registros administrativos. O Administrador vê todos os registros e exporta todos.

Confirme com o botão Buscar. O que você digitou no painel já conta para a exportação, mesmo que você feche o painel sem aplicar. Se digitou e desistiu, use Limpar filtros em vez de apenas fechar.

Não há confirmação nem tela de opções. A exportação entra numa fila de processamento, e o botão mostra PREPARANDO PDF... (com a quantidade de registros) enquanto o arquivo é gerado. Em prontuários grandes isso pode levar alguns minutos.

Quando o arquivo fica pronto, o botão vira BAIXAR PDF. Clique nele para abrir o PDF numa nova aba, de onde você salva ou imprime. O ícone de seta circular ao lado (Nova exportação) volta ao botão EXPORTAR PDF, para gerar outro recorte.

A exportação é feita um paciente por vez, com até 500 registros e 1.500 anexos por arquivo. Acima disso, a plataforma pede para estreitar o período ou filtrar por categoria.

O logo da clínica só aparece no PDF se tiver sido enviado dentro do papel timbrado. O logo de Configurações > Minha Clínica identifica a clínica dentro da plataforma e não é copiado para os documentos gerados.

Uma página de capa com "Registros de [nome do paciente]" e a data em que o PDF foi gerado. Se o papel timbrado usar o campo Nome do paciente, o nome também aparece no cabeçalho ou no rodapé. Data de nascimento e outros dados cadastrais não entram na exportação.

Os registros saem do mais antigo para o mais recente, separados por uma linha. Para cada um:

Limites dos anexos. Cada arquivo é reproduzido se tiver até 8 MB e, se for PDF, até 20 páginas. Por exportação, entram até 60 anexos, somando até 20 MB e 120 páginas; os anexos dos registros mais recentes têm prioridade. O que passar disso aparece citado com o motivo, e o botão avisa. Com um anexo: "1 anexo não pôde ser incluído no PDF e foi apenas citado." Com mais de um: "N anexos não puderam ser incluídos no PDF e foram apenas citados." Confira o PDF pronto antes de entregar. Veja O que entra nos documentos gerados.

Não existe seleção de registros um a um, nem caixas para incluir ou excluir comentários, formulários e anexos. O recorte é feito pelo filtro da timeline, e sempre da mesma forma:

Os filtros se combinam: categoria e período juntos trazem só os registros daquela categoria naquele intervalo.

Não há botão de PDF dentro do registro. Para exportar um registro só, use o filtro para chegar a ele (data exata, categoria ou uma palavra que esteja no texto do registro) e clique em EXPORTAR PDF. Para um registro específico assinado com certificado ICP-Brasil e os anexos dentro do documento, use a assinatura digital. Veja Assinatura digital, mais abaixo.

Sempre abra e revise o PDF antes de enviar a terceiros. Verifique:

PDFs com prontuários são documentos confidenciais:

Ao enviar prontuários para terceiros, sempre especifique o período que está sendo enviado.

Documente quando e para quem você enviou prontuários. Isso é importante para:

Quase sempre é filtro ativo. Confira as etiquetas abaixo da linha REGISTROS: e clique em Limpar todos antes de exportar o prontuário completo.

Vale conferir também as datas: De e Até incluem os dois dias informados, mas a exportação e a lista podem discordar nos dias exatos das pontas. Se um registro do primeiro ou do último dia faltar, amplie um dia para cada lado.

Procure o nome do arquivo na seção "Anexos:" e leia a linha ao lado: ela costuma dizer o motivo (por exemplo, acima de 8 MB, PDF com mais de 20 páginas, protegido por senha, ou limite do documento atingido). Áudio, vídeo, planilhas e arquivos do Word sempre aparecem só pelo nome. Se a exportação tem muitos anexos, exporte um período menor: cada exportação reproduz até 60 anexos. Veja O que entra nos documentos gerados.

A exportação vai para uma fila e é gerada em segundo plano. Em prontuários grandes, ou quando muitos documentos estão sendo gerados ao mesmo tempo, ela pode demorar. Se passar muito tempo, a tela avisa: "A exportação está demorando mais que o esperado. Tente novamente em alguns minutos."

Cada exportação aceita até 500 registros e 1.500 anexos. Acima disso, a plataforma recusa o pedido e mostra quantos registros (ou anexos) passaram do limite.

O que fazer: exporte por período, um ano de cada vez. Além de funcionar, o resultado fica mais fácil de conferir antes de entregar.

Não. A exportação é sempre de um paciente, pela timeline dele. Veja o FAQ de Registros.

Quando o arquivo fica pronto, o botão vira BAIXAR PDF: é preciso clicar nele. O PDF abre numa nova aba. Se nada aconteceu:

Se aparecer uma mensagem de erro, clique em EXPORTAR PDF de novo: o botão não tenta sozinho.

Não existe seleção registro a registro. O recorte possível é por período, categoria e palavra-chave — combinando os três, na maioria dos casos, chega-se ao conjunto desejado.

Exporte por período e envie em partes. Imagens dentro dos registros são o que mais pesa: um prontuário com muitas fotos gera um arquivo grande mesmo com poucos registros.

O paciente tem direito legal ao seu prontuário. Ao receber solicitação:

Ao enviar para outros profissionais:

Se solicitado judicialmente:

Para incluir o logo e os dados da sua clínica nos PDFs gerados:

O papel timbrado vale para os registros assinados digitalmente e para as exportações de prontuário em PDF, e passa a valer nos documentos gerados a partir do momento em que você salva. Documentos já assinados não mudam.

O guia completo, com as telas e todas as opções, está em Como configurar o papel timbrado dos documentos.

Disponibilidade: o papel timbrado está nos planos Terapeuta Premium e Clínicas, e é configurado por administradores e secretárias.

🎬 Veja em vídeo: Papel timbrado: logo e dados da clínica nos documentos em PDF (3:37)

Mesmo que você nunca abra a tela de papel timbrado, todo PDF gerado traz:

Para que o seu registro e o seu título apareçam, preencha Título profissional e Registro profissional em Configurações > Minha Conta. Se a sua atuação não tem conselho, deixe o registro em branco — o bloco imprime só o que estiver preenchido.

Se você faz parte de uma clínica e o administrador preencheu o seu número de conselho no seu cadastro de colaborador (Configurações > Colaboradores), é esse número que sai no documento, e não o de Minha Conta.

🎬 Veja em vídeo: Minha Conta: seus dados, senha e notificações (1:19)

Assinar digitalmente é diferente de exportar. A exportação gera um PDF do prontuário; a assinatura gera um PDF de um registro assinado com o seu certificado digital, com código de verificação e QR code.

Você precisa de um certificado digital (arquivo .pfx ou .p12, como o A1) cadastrado em Configurações > Certificados. A plataforma não confere se ele é ICP-Brasil nem se está na validade.

Depois de assinado, a aba Assinatura do registro mostra o status, a data e a versão, e o botão "Ver Versões" permite baixar o PDF de cada versão assinada.

O PDF assinado também aparece na aba Arquivos do registro, com o nome iniciado por registro-assinado- e o número da versão (por exemplo, -v1-). Para baixar uma versão assinada, use "Ver Versões" na aba Assinatura.

Se o registro mudar depois de assinado, ele passa para "Precisa reassinar" — e não é só a edição do texto que faz isso. Como o documento assinado carrega também os anexos e os formulários, anexar ou remover um arquivo e responder, alterar ou excluir um formulário invalidam a assinatura do mesmo jeito. A aba Assinatura mostra a data e o motivo. O PDF anterior continua disponível e continua verificável.

A lista completa está em O que entra nos documentos gerados.

🎬 Veja em vídeo: Assinatura digital: como assinar o registro com certificado (1:23)

🎬 Veja em vídeo: Certificado digital A1: como cadastrar para assinar registros (2:02)

Assim como a exportação, o registro assinado reproduz o material anexado: imagens no corpo do documento e PDFs como páginas ao final. É o que torna esse documento o caminho para encaminhar uma evolução junto com o exame.

Arquivos muito grandes, protegidos por senha ou ilegíveis são citados com o motivo, e a assinatura acontece assim mesmo. Os limites e o significado de cada mensagem estão em O que entra nos documentos gerados.

No fim do documento assinado aparece um quadro com:

Cada página traz ainda uma linha discreta com o mesmo código, para o caso de uma folha ser separada do conjunto.

As duas coisas convivem no mesmo documento e respondem a perguntas diferentes:

O quadro de assinatura digital mostra apenas o titular do certificado, como consta nele — o seu CRFa, CREFITO ou CRM não aparece ali. É o campo de assinatura que traz essa informação. Por isso os dois se completam: a assinatura digital identifica o titular do certificado usado e permite verificar se o PDF foi alterado; o campo de assinatura mostra a identificação profissional. Se o destinatário exigir um tipo de certificado ou de validade, confirme com ele antes de entregar o documento.

Veja os detalhes em Como configurar o papel timbrado dos documentos.