Aprenda a organizar seus registros de evolução com categorias personalizadas.
🎬 Veja em vídeo: Categorias de agendamento, registro e financeiro: como organizar (1:42)
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como criar e usar categorias de registro para organizar e padronizar sua documentação clínica.
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado na sua conta
Ter o papel Administrador ou Secretária para criar e editar categorias (o Terapeuta só usa as categorias da clínica)
O que são categorias de registro?
Categorias de registro são tipos de documentação que você pode criar. Elas ajudam a:
Organizar: Diferentes tipos de registros separados
Filtrar: Encontrar registros específicos facilmente
Configurar compartilhamento: Definir padrões de compartilhamento
Categorias que vêm prontas
Contas novas começam com seis categorias, todas com o nível Privado: Registro de atendimento, Anamnese, Avaliação, Devolutiva / orientação, Discussão de caso e Alta terapêutica. Contas mais antigas receberam a categoria Registro de atendimento. Você pode renomear, mudar a cor e o nível de compartilhamento de qualquer uma delas, e o Administrador pode excluir as que não têm registros, inclusive a última.
Os nomes deste guia são só exemplos. Categorias como "Sessão de Terapia", "Evolução de Sessão" ou "Anotação Interna" não existem na sua conta até alguém da clínica criá-las.
Exemplos de categorias que você pode criar:
Sessão de Terapia
Avaliação Inicial
Evolução Clínica
Supervisão
Contato Familiar
Relatório
Passo a passo: Criando uma categoria
1. Acesse as Configurações
No menu lateral, clique em "Configurações".
2. Vá para Categorias de Registro
Na página de configurações, clique no card "Registro". Você será levado para a página Categorias de registros.
3. Crie uma nova categoria
Clique no botão "Nova categoria de registro".
Um formulário será aberto.
4. Preencha os campos
Nome da categoria: Nome da categoria (ex: "Sessão de Terapia")
Cor da categoria: Clique para selecionar uma cor para identificação visual na timeline
Compartilhamento: Selecione o nível de compartilhamento padrão para registros dessa categoria:
Privado: Você e os administradores da clínica poderão visualizar os registros
Você e paciente: Você, o paciente e os responsáveis poderão visualizar
Você e terapeutas: Você e todos os terapeutas que atendem o paciente
Todos envolvidos: Você, terapeutas, paciente e responsáveis
Sobre o texto do Privado nessa janela. A opção Privado aparece com a descrição "Somente você poderá vizualizar os registros.", mas o registro privado também fica visível para os administradores da clínica. O papel Administrador vê todos os registros da clínica, inclusive os privados.
5. Salve
Clique em "Salvar".
A categoria estará disponível ao criar novos registros.
Usando categorias ao criar registros
Ao criar um novo registro
Inicie a criação do registro normalmente
No campo "Categoria", selecione a categoria desejada
O nível de compartilhamento padrão da categoria é aplicado ao registro
Complete e salve o registro
🎬 Veja em vídeo: Prontuário: como criar um registro com áudio e IA (2:05)
Mudando a categoria de um registro
Abra o registro para edição
Altere o campo "Categoria"
Salve as alterações
Ao trocar a categoria, o registro passa a seguir o nível de compartilhamento da nova categoria.
Exemplos de categorias úteis
Para psicoterapia
Categoria | Uso | Cor sugerida |
Sessão de Terapia | Registro das sessões regulares | Azul |
Avaliação Inicial | Primeira consulta, anamnese | Verde |
Evolução | Anotações sobre progresso | Ciano |
Alta | Registro de encerramento | Cinza |
Para clínica multiprofissional
Categoria | Uso | Cor sugerida |
Psicologia | Atendimentos de psicologia | Azul |
Psiquiatria | Atendimentos psiquiátricos | Verde |
Reunião de Caso | Discussões de equipe | Roxo |
Contato Familiar | Conversas com familiares | Laranja |
Para supervisão
Categoria | Uso | Cor sugerida |
Supervisão Individual | Sessões de supervisão 1:1 | Amarelo |
Supervisão de Grupo | Supervisão em grupo | Laranja |
Caso Clínico | Discussões de caso | Rosa |
Configurando compartilhamento padrão
Cada categoria pode ter um nível de compartilhamento padrão. Ao criar um registro dessa categoria, o nível será aplicado automaticamente.
Níveis disponíveis
Nível | Quem pode visualizar |
Privado | Você (autor do registro) e os administradores da clínica |
Você e Paciente | Você, o paciente e os responsáveis que aceitaram o convite do Portal do Paciente |
Você e Terapeutas | Você e os profissionais envolvidos do paciente |
Todos Envolvidos | Você, profissionais envolvidos, paciente e responsáveis |
Importante sobre "Profissionais envolvidos"
Os níveis "Você e Terapeutas" e "Todos Envolvidos" compartilham automaticamente com os profissionais listados em "Profissionais envolvidos" no perfil do paciente.
Como profissionais são adicionados à lista:
Quando você cria um agendamento para o paciente com aquele terapeuta
Quando o terapeuta recebe compartilhamento de registros do paciente
Ao criar registros com esses níveis, todos os profissionais da lista receberão acesso automaticamente.
🎬 Veja em vídeo: Equipe do paciente: quem atende e quem vê cada registro (1:41)
Exemplos de configuração
Categoria | Nível recomendado | Motivo |
Anotação Interna | Privado | Reflexões pessoais do terapeuta |
Evolução de Sessão | Você e Terapeutas | Equipe acompanha o caso |
Devolutiva | Você e Paciente | Feedback direto ao paciente |
Discussão de Caso | Você e Terapeutas | Compartilhado com supervisores/equipe |
Plano de Tratamento | Todos Envolvidos | Transparência total com equipe e paciente |
🎬 Veja em vídeo: Compartilhar registros: quem vê o quê no prontuário (1:21)
Filtrando registros por categoria
Na timeline do paciente
Acesse o perfil do paciente
Na timeline, clique em FILTRAR
Escolha a categoria em Categoria de Registro e clique em Buscar
Apenas registros dessa categoria serão exibidos
Para buscas rápidas
Use filtros por categoria para encontrar rapidamente:
Todas as avaliações iniciais
Todos os registros de supervisão
Todas as evoluções
Editando categorias
Para editar uma categoria existente
Vá em Configurações > Registro
Na lista de categorias, vá até a coluna AÇÕES e clique no ícone de lápis da categoria que deseja editar (clicar no nome não abre a edição)
Faça as alterações
Clique em "Salvar"
O que acontece ao editar
Nome e cor mudam para todos os registros da categoria.
Nível de compartilhamento: vale para os registros novos. Nos registros que já existem, o novo nível só é aplicado aos registros de quem editou a categoria; os registros dos outros profissionais mantêm o compartilhamento que já tinham. Registros administrativos, da Secretária, não entram no compartilhamento.
Dicas úteis
Comece simples
Crie 3-5 categorias essenciais. Você pode adicionar mais depois conforme a necessidade.
Use nomes claros
Escolha nomes autoexplicativos. Evite abreviações que podem confundir.
Padronize na clínica
Se trabalha em equipe, definam juntos as categorias para manter consistência.
Cores distintas
Use cores diferentes para cada categoria. Isso facilita a identificação visual na timeline.
Problemas comuns
Problema: Não encontro a opção de criar categoria
Solução: Categorias são criadas em Configurações > Registro. Esse card só aparece para o Administrador e a Secretária. Se você é Terapeuta, peça a um deles para criar a categoria.
Problema: Não consigo selecionar categoria ao criar registro
Soluções:
A categoria é obrigatória ao criar e ao editar um registro. Sem ela, aparece "Categoria de registro é obrigatória".
Se a lista estiver vazia, peça ao Administrador ou à Secretária para criar uma categoria em Configurações > Registro.
Atualize a página
Problema: Preciso excluir uma categoria
Solução: Só o Administrador exclui categorias, e só quando nenhum registro usa a categoria, nem registros já excluídos. Para excluir, clique no ícone de lixeira na coluna AÇÕES e clique em "Confirmar" na janela "Atenção!". Se houver registros, a plataforma avisa: "Não é possível excluir esta categoria pois existem N registro(s) vinculado(s) a ela, incluindo registros na lixeira."
Não existe opção de desativar: a categoria continua na lista ao criar um registro. Se não quer mais usá-la, renomeie para deixar isso claro (por exemplo, "Não usar — Sessão"). Veja no FAQ
Problema: Quero mover registros para outra categoria
Solução: Edite cada registro individualmente e altere a categoria. Não há opção de alteração em massa.
Campos personalizados nas categorias
Uma categoria tem nome, cor e nível de compartilhamento padrão: ela não tem campos próprios. Para padronizar o que é preenchido em um tipo de registro (queixa principal, histórico familiar, medicamentos em uso), crie um formulário e preencha-o dentro do registro. Veja: Como criar formulários
🎬 Veja em vídeo: Formulários: como criar anamneses e enviar para a família (2:22)
Integração com outras funcionalidades
Relatórios
As categorias de registro não aparecem nos relatórios. Elas servem para filtrar a timeline do paciente e a exportação em PDF.
Exportação PDF
A exportação usa o filtro da timeline. Em FILTRAR, escolha uma categoria em Categoria de Registro, ou deixe o campo vazio para incluir todas.
🎬 Veja em vídeo: Como exportar o prontuário em PDF (1:08)
Compartilhamento
O compartilhamento padrão da categoria agiliza o processo de compartilhar registros.