Nesta seção, você confere:
- Passo a passo para fazer um novo Lançamento
Passo a passo para fazer um novo Lançamento
Para lançar novas contas a pagar, siga o passo a passo:
1) Acesse Financeiro → Pagamentos → + Novo Lançamento
2) Comece preenchendo o valor e a descrição.
3) Se quiser vincular este lançamento a Ordem de Compra/Entrada de Estoque/Contrato/Medição clique em Buscar dados.
4) Agora preencha os campos:
- Favorecido: para quem você está pagando. Importante: este é um campo obrigatório!
- Categoria: selecione as categorias predefinidas no sistema ou cadastre uma nova categoria. Se for cadastrar uma nova, siga o passo a passo:
a) Clique em + Nova Categoria.
b) Dê um nome pra categoria.
c) Selecione o plano de contas.
d) Selecione a classificação na rotina de Gestão de Obra.
e) Depois clique em Confirmar Categoria.
- Competência: é a data de emissão de uma nota, ou a data de uma compra ou a data que gerou o pagamento.
- Vencimento: é a data final para pagamento dessa conta.
5) Em seguida, preencha o Pagador: selecione quem você está pagando a despesa. Entenda as opções:
a) Empresa: o pagamento é de responsabilidade da empresa e sai do caixa dela. Ou seja, o pagamento é associado à uma conta bancária da empresa e é considerado na Gestão e no Fluxo de Caixa e Resultados.
b) Cliente: se for o seu cliente que vai pagar. Comum em casos de Obra por Administração. O pagamento é vinculado a uma Conta Bancária que tenha um cliente como proprietário. Este lançamento é considerado na Gestão, mas não em Fluxo de Caixa (Proprietário: Empresa) e Resultados.
c) Cliente com reembolso: esta opção é utilizada quando a Empresa realiza o pagamento mas é reembolsada pelo Cliente. O pagamento é visto na Gestão e no Fluxo de Caixa da empresa, mas não nos Resultados. Aqui, o pagamento é vinculado a uma conta bancária da Empresa.
❗Importante! Ao gerar um lançamento de pagamento, o sistema irá criar um recebimento automaticamente com a data de vencimento para o dia atual.
d) Faturamento direto: a empresa é a responsável pela compra (fornecimento), mas o pagamento é faturado em nome do cliente e pago pelo cliente. Esse valor é posteriormente descontado do pagamento do cliente para a empresa. Clique aqui para acessar um artigo especial sobre essa modalidade de contrato.
6) Selecione a conta bancária.
❗Importante! As contas bancárias que aparecerão para você são de acordo com o proprietário. Se você tiver uma conta bancária com o proprietário Cliente, ela não irá aparecer se você selecionou o Pagador como Empresa.
7) Então, preencha o número do documento e a forma de Pagamento.
8) O próximo passo é decidir se vai apropriar o Centro de Custo para a Empresa ou Obra.
📖Dicas!!!
Lance para Empresa: se for uma despesa administrativa. Exemplo: aluguel de escritório, salário do pessoal administrativo, treinamentos etc.
Lance para Obra: se for alguma despesa direta da obra, como Mão de Obra, Materiais, Aluguel de Equipamentos, entre outros.
Ao escolher Obra:
8.1) Busque pela Obra. Note que as Obras mais recentes vão aparecer primeiro.
⚠️ Atenção! Se a sua obra não estiver aparecendo, verifique se:
- Ela está com o status: “A Iniciar” ou “Em Andamento”.
- Se ela está habilitada para Lançamentos lá em: Obras → Minhas Obras → 3 pontinhos no fim da linha da Obra → dados para faturamento → habilitar o botão de Lançamentos
8.2) Para apropriar o lançamento para alguma etapa específica da Obra, clique em +Etapas:
a) Escolha se quer vincular: por etapas; por subetapas ou por item.
b) Depois selecione a qual/quais etapas; subetapas ou itens você quer vincular.
c) Por fim, clique em Confirmar vínculo.
8.3) Para dividir os custos com mais de uma Obra, clique em + Mais Obras. Busque também pela outra Obra e coloque o percentual ou o valor.
8.4) Vincule também os insumos. Para isso, clique em +Vincular insumos:
a) Clique em Selecionar Insumos se quiser escolher os insumos do seu Orçamento.
b) Clique em Importar Nota Fiscal (.xml) importar um arquivo no formato XML.
9) Repetir Lançamento: clique para ligar o botão (cor verde) se esta for uma despesa recorrente pra sua empresa, algo que se repete, pode ser todo mês, toda semana, todo ano. Exemplo: uma conta de luz, que tem que ser pega mensalmente. Ao escolher esta opção, você marca como vai ser essa repetição e quando ela termina.
10) Parcelar Lançamento: clique para ligar o botão (cor verde) se este for um pagamento que vai ser feito em mais de uma vez. Ao escolher esta opção, você marca a quantidade de parcelas, o intervalo entre elas, o valor, a data do vencimento e se já está paga ou não.
11) Retenções: clique para ligar o botão se este for um pagamento que tem valores que ficarão retidos para pagamento de impostos ou retenção técnica.
+Mais Retenção: use este botão para acrescentar outras retenções no Lançamento que está criando.
+Novo Tipo de Retenção: cadastre um novo tipo de retenção que não está na lista.
12) Arquivos: anexe os arquivos relacionados àquele pagamento. É só clicar pra selecionar um arquivo ou arrastar e soltar um arquivo na caixinha do sistema.
📖Dica!!!
Coloque etiquetas coloridas para localizar mais facilmente seu Anexo.
Passo a passo:
1 - Depois de anexar seu arquivo, clique na etiqueta Sem tag.
2 - Clique em Criar nova etiqueta.
3 - Coloque o título da etiqueta e escolha uma cor.
4 - Clique em Criar.
13) Marcar como pago: clique para ligar o botão se a despesa que você está lançando já está paga.
📖Dica!!!
Ao ligar o botão de Marcar como pago, automaticamente o Parcelar lançamento será desativado. Isso acontece porque, no parcelamento, você deve marcar como pago cada uma das parcelas nas respectivas linhas.
14) Confirmar lançamento: clique para apenas Salvar o lançamento.
📖Dica!!!
Se quiser Salvar este lançamento e já começar, em seguida, a fazer outro Lançamento, não clique em Confirmar lançamento! Clique na setinha ao lado do botão e depois em Confirmar e inserir novo.
Como Importar Pagamentos de um Excel
Essa funcionalidade é perfeita para você que precisa inserir um grande volume de despesas retroativas de uma única vez, normalmente no momento do início do uso do sistema.
Então, confira o passo a passo.
➡️ Passo a passo:
1) Acesse: Financeiro -> Pagamentos -> 3 pontinhos
1.1) Clique em Importar Lançamentos
1.2) Na nova tela, clique em Baixar Planilha Modelo.
1.3) No seu computador, abra a planilha modelo. É nela que você vai copiar e colar seus dados. Antes de preenchê-la, confira algumas informações.
⚠️Atenção! O preenchimento correto da planilha garante que os seus Pagamentos serão importados para a sua conta do Mais Controle.
Na primeira aba da planilha, você irá encontrar instruções importantes para a importação. Leia atentamente:
Apenas Pagamentos à vista (parcela única) podem ser importados.
Deverá ser cadastrado um único Centro de Custo por pagamento.
A planilha não poderá conter mais de 2.000 registros.
O campo Descrição não poderá conter mais de 200 caracteres.
Os valores não podem conter mais de duas casas decimais.
Não é permitido importar texto nas colunas de datas. Caso necessário substitua "/" por "-" nas colunas de datas.
❗IMPORTANTE: todos os campos com asterisco* na planilha possuem preenchimento obrigatório. Os demais campos podem ser vazios.
1.4) Ciente dessas informações, copie os seus pagamentos para a segunda aba: Planilha de Importação. E, se precisar de um modelo, olhe a terceira aba: Planilha Exemplo.
📖 Significados de algumas palavras da planilha:
Data de competência: data de emissão da nota fiscal, data da compra ou data de contrato.
Data de vencimento: data-limite para o pagamento.
Data de pagamento: data em que foi feito o pagamento/a baixa. Se ainda não foi pago, deixe em branco.
Pago a: informe para quem foi pago (profissional ou fornecedor).
Categoria: informe se esse pagamento é um Material, Mão de Obra, Equipamento…
Quem paga: se o responsável pelo Pagamento é a sua Empresa ou o Cliente.
Centro de Custo: é o local que essa despesa será apropriada. Pode ser para uma Obra ou para a sua Empresa.Índice Etapa/Item: use este campo se desejar vincular o Pagamento a uma Etapa/Item do Orçamento.
Sempre que estiver com dúvida, passe o mouse sobre a descrição da Coluna e leia as orientações. Exemplo:
1.5) Com tudo preenchido, basta salvar o arquivo no seu computador e importá-lo, clicando em Selecionar Arquivo.
1.6) O sistema vai verificar algumas informações da sua planilha e você passa para a segunda etapa: Cadastros de dados.
2) Verificando se os dados estão cadastrados no sistema:
Depois, o sistema verifica se os dados necessários para a importação já estão cadastrados no sistema. Se estiverem cadastrados, você já será direcionado para a etapa de análise de dados.
Se não estiverem cadastrados, vai aparecer uma tela para você realizar este cadastro. Na parte inferior da tela, aparece uma mensagem informando quantas pendências existem na sua planilha.
Confira o exemplo de uma planilha em que as contas bancárias do Inter e Bradesco ainda não estavam cadastradas no sistema.
Neste caso, foi necessário preencher o proprietário da conta bancária e Salvar.
📖 Dica!
O prático é que, assim que você faz o cadastro nesta tela, as informações já são cadastradas automaticamente no sistema, evitando seu retrabalho!
3) Análise dos dados
Nesta etapa, o sistema vai avaliar:
❌ se algo foi preenchido de forma incorreta;
📝se alguma informação essencial para a importação não foi preenchida;
✅ se todas as informações essenciais foram preenchidas.
Nos 3 casos, o sistema também vai te avisar com uma mensagem no fim da página.
E, para saber o que está faltando ou incorreto, observe o fim da linha. Vai aparecer uma mensagem com o selo de inválido, basta estacionar o mouse nela para entender o problema detectado.
Confira o exemplo desta planilha em que o erro foi que pessoa cadastrou uma Obra, mas o Centro de Custo era Empresa:
📖 Dica!
Essa também é uma boa hora para terminar o preenchimento dos seus dados. Ainda que não sejam dados obrigatórios, é uma forma de você já deixar seu Mais Controle mais completo!
Aproveite que este tela já mostra, de forma prática e visual, um ícone de um lápis nas linhas em que algo ficou em branco!
Então, faça os ajustes necessários. Assim que terminar de fazer os ajustes, o botão de Finalizar Importação vai ficar verde, o que significa que você já pode clicar nele para finalizar.
4) Finalização
Na última etapa, o sistema mostra uma mensagem que está tudo ok com sua Importação e já te direciona para a tela dos Lançamentos, mostrando as suas informações importadas.
Confira se está tudo ok e pronto!
Agora, você já pode focar nos seus próximos pagamentos de hoje em diante.
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