⚠️Atenção: para emitir uma Nota Fiscal de Serviço, você primeiro precisa ter feito o passo a passo de cadastrar seu CNPJ para usar a automação fiscal. Saiba mais aqui.
Na rotina de emissão de nota fiscal, você pode:
● Emitir Nota Fiscal de Serviço vinculada aos recebimentos/faturamentos.
● Fazer o download de PDF e XML da nota.
● Controlar suas notas em uma Dashboard.
1 -Configurando as permissões de acesso
Antes de tudo, é importante você saber que para Inserir/Alterar ou Remover algo nas Notas Fiscais de Serviço, o usuário-chave deve habilitar essa permissão, fazendo o seguinte passo a passo:
➡️Passo a passo:
Configurações -> Perfis de Acesso -> selecionar à esquerda o perfil de acesso.
Agora, ir na seção de Financeiro; depois na linha Notas Fiscais e selecionar as colunas Visualizar; Inserir/Alterar e Remover (dando um check azul).
Voltar lá no topo da página e clicar em Salvar. Então, tanto o usuário-chave quanto a pessoa que foi adicionada precisa sair do sistema e entrar novamente para que as alterações sejam feitas.
2 - Emitindo uma Nota Fiscal de Serviço (NFSe)
Depois de ter o CNPJ da sua empresa devidamente cadastrado e as permissões configuradas, confira o passo a passo para emitir Nota Fiscal de Serviço (NFSe):
2.1 - Emitindo nota na hora que está criando um novo faturamento
Abaixo, apresentamos o passo a passo A para você emitir a nota fiscal de um Faturamento com parcela única e o passo a passo B para quando for um Faturamento parcelado.
A) Faturamento de parcela única:
➡️Passo a passo para emitir Nota Fiscal de Faturamento com parcela única:
Financeiro ➡️Recebimentos ➡️ +Novo Faturamento ➡️ Preencha os dados ➡️ clique na setinha ao lado do botão verde Confirmar Faturamento ➡️Confirma e emitir Nota Fiscal
Agora, continue no passo a passo da Tela de emissão de Nota (clique para seguir).
B) Faturamento parcelado:
➡️Passo a passo para emitir Nota Fiscal de Faturamento parcelado:
Passo 1)
Financeiro ➡️ Recebimentos ➡️ +Novo Faturamento ➡️ Preencha os dados ➡️ligue o botão Parcelar Faturamento➡️ preencha os valores e vencimentos das parcelas ➡️ salve o Faturamento em Confirmar Faturamento
Passo 2)
Volte na tela de Recebimentos ➡️ Encontre o Recebimento ➡️ três pontinhos ➡️ clique em Emitir Nota Fiscal
Agora, continue no passo a passo da Tela de emissão de Nota (clique para seguir).
2.2 - Emitindo nota de um faturamento já criado
Quando o Faturamento já foi criado e você precisa emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFSe), faça o passo a passo:
➡️Passo a passo para emitir Nota Fiscal de Faturamento com parcela única:
Volte na tela de Recebimentos ➡️ Encontre o Recebimento ➡️ três pontinhos ➡️ clique em Emitir Nota Fiscal
Agora, continue no passo a passo da Tela de emissão de Nota (clique para seguir).
2.3 - Tela de Emissão da Nota:
Depois que fizer o passo A ou B, na nova tela que vai abrir:
1º) Selecione qual CNPJ seu vai ser o emissor da Nota Fiscal e clique em Próximo.
2º) Na tela Cliente, você tem os dados do seu cliente, do tomador da nota.
📖Observação:
Note que os dados virão pré-preenchidos de acordo com o que você forneceu nos dados do faturamento.
Se precisar editar algum dado, é só fazer a alteração. Porém, o que você alterar aqui nesta tela não vai ser refletido no cadastro do cliente, ok?
3º) Na tela Serviço, estão as informações do serviço prestado:
Selecione o Estado e a Cidade.
No campo Serviço, você seleciona qual é o serviço prestado desta nota.
📖 Observação: você precisa cadastrar os serviços que você presta para que eles fiquem disponíveis para você selecionar.
Ainda nesta tela, em Descrição do Serviço, você acrescenta as informações que desejar sobre os detalhes do serviço.
Valor: coloque o valor da nota.
Depois você informa se o Pagamento da nota já aconteceu, marcando como Sim neste campo.
⚠️Importante! O botão Dados da Obra deve ser ativado se você deseja que algumas informações da Obra sejam exibidas na sua Nota de Serviço. São elas: - Código da Obra na Prefeitura
- Código CEI
- Matrícula da Obra
- ART
*Você pode preencher o campo que quiser. Esses campos não são obrigatórios.
Dica: alinhe com seu contador se você precisa ou não preencher estes campos.
As seções de Tributos e da Reforma Tributária já vêm preenchidas com o que você já cadastrou.
4º) Na tela Confirmação, você revisa os dados da sua nota. Caso algo esteja incorreto, retorne às etapas de emissão, corrija, e então continue a emissão.
Nesta tela, existe o campo RPS, que é uma identificação da nota. O sistema sugere, automaticamente, um número de RPS e série para você. Altere este campo apenas se você desejar alterar a sequência sugerida.
Assim, você preenche o campo com o último número RPS emitido em seu sistema anterior.
➡️ Então, com tudo certo, clique em Emitir Nota. E pronto: você terá tanto o PDF quanto o XML da Nota.
2.4 Visualizando as notas emitidas
Para visualizar as Notas Fiscais de Serviço Emitidas, faça o seguinte:
➡️Passo a passo:
Financeiro ➡️ Notas Fiscais ➡️ aba NFSe emitidas
A) Informações principais
Nesta tela, você confere:
Data da emissão da nota
Série da NFSe
Cliente
Meu CNPJ: traz qual CNPJ emitiu essa nota
Valor bruto
Deduções
Valor Líquido
Status da nota: confira, na tabela a seguir, quais são os status possíveis da Nota.
Status da nota | Significado |
Autorizado | Nota Fiscal de Serviço emitida |
Processando | Nota aguardando liberação na Prefeitura |
Negado | Nota foi negada pela prefeitura |
Cancelado | Nota cancelada manualmente pelo cliente |
B) Detalhes da Nota
➡️Passo a passo:
Para ver os detalhes da nota, clique nos 3 pontinhos na linha correspondente ➡️ detalhes da nota
*Se quiser aproveitar para exportar o .PDF ou .XML, na própria tela de Detalhes da nota, clique no botão Exportar PDF ou na setinha e depois em Exportar XML.
C) Exportar .XML ou .PDF
➡️Passo a passo para exportar uma única nota:
Para exportar o .PDF ou XML da nota: clique nos 3 pontinhos na linha correspondente ➡️ Exportar PDF ou exportar XML.
➡️Passo a passo para exportar várias notas:
1) Vá no campo Ações, selecione o formato .PDF ou .XML.
2) Depois selecione quais notas você quer exportar.
3) Clique em Exportar.
D) Cancelar Nota
⚠️Atenção: o Mais Controle não consegue cancelar notas. Você precisa cancelar manualmente junto a sua prefeitura.
➡️Passo a passo:
Cancele a nota manualmente no site da Prefeitura.
Agora, vá na linha da nota e, nos 3 pontinhos, e clique em Cancelar Nota.
Vai aparecer esta mensagem dizendo que você precisa cancelar manualmente lá no site da Prefeitura.
Se você já fez este cancelamento manual, clique em Alterar status para cancelada.
E) Exportar em massa as notas (para prestar conta pra contabilidade):
Sabe quando chega o fim do mês e você precisa enviar todas as notas de serviço para a sua contabilidade? Então, no Mais Controle, você faz essa exportação de todas as notas com um único clique no Mais Controle!
➡️Passo a passo:
Financeiro ➡️ Notas Fiscais ➡️ aba NFSe emitidas ➡️ Exportar PDFs ➡️ um arquivo ZIP vai ser gerado com todas as Notas Fiscais Emitidas
F) Filtros, ações rápidas e personalização de colunas
Para facilitar sua navegação na seção de Notas Fiscais, conte com alguns recursos:
a) Altere o período de visualização: por dia, semana, mês, ano ou personalizado:
➡️Passo a passo
1 . Financeiro ➡️Notas Fiscais
2 . Escolha a aba que quer procurar o Pré-lançamento (NF Capturadas ou NFSe emitidas).
3 . Clique na data e altere o período de visualização: por dia, semana, mês, ano ou personalizado. Depois, clique em Confirmar Período.
4. E você ainda pode usar a caixa de busca: digite algum termo para ajudar na localização.
b) Use o campo de Pesquisa, digite a palavra e aplique os filtros de:
Todos as empresas ou selecione uma específica.
Todos os status ou selecione: autorizada; processando; pendente; negada; cancelada; cancelamento pendente ou rascunho.
c) Use o filtro:
➡️Passo a passo
1 . Financeiro ➡️Notas Fiscais
2 . Escolha a aba que quer procurar o Pré-lançamento (NF Capturadas ou NFSe emitidas).
3 . Clique no símbolo do filtro e escolha:
- Tipo de data por: Vencimento ou Emissão.
- Cliente: selecione seu cliente.
4. Clique em Filtrar.
d) Exportar PDF ou XML. Basta selecionar no campo de Ações qual dos dois formatos você quer e, depois, selecionar as notas que quer exportar.
e) Personalização da exibição de colunas: oculte ou exiba as colunas que quiser e coloque-as na ordem que preferir. Deixe a tela de Notas Fiscais com a cara da sua empresa!
⚠️ Importante! A personalização vale para a conta da empresa, e não por usuário individual.
➡️ Passo a passo para ocultar/exibir colunas:
a) Clique no símbolo de coluna, que fica ao lado do filtro.
b) Busque e selecione as colunas que seja exibir.
c) Desmarque as que não deseja mostrar.
➡️ Passo a passo para ordenar colunas:
Clique no nome da coluna, segure, arraste e solte a coluna na posição que deseja colocá-la.
f) Conferindo o vínculo da Nota Fiscal de Serviço na tela de Recebimentos
Na tela dos seus Recebimentos, consegue ver um ícone ao lado do valor simbolizando que há uma Nota Fiscal de Serviço vinculada àquele recebimento. Clique no símbolo para abrir os detalhes do Recebimento.
➡️Passo a passo:
Financeiro ➡️ Recebimentos ➡️clique no Recebimento ➡️Vá até a seção Notas Fiscais de Serviço Vinculadas
📖 Observação: supondo que você tenha um Faturamento de R$ 10 mil, e a nota seja de apenas R$ 5 mil. Não tem problema! O sistema entende que você ainda vai receber mais notas para totalizar os R$ 10 mil.
Ou então confira os detalhes dentro do Recebimento:
➡️Passo a passo:
Financeiro ➡️ Recebimentos ➡️clique no Recebimento ➡️Vá até a seção Notas Fiscais de Serviço Vinculadas
Observação: supondo que você tenha um Faturamento de R$ 10 mil, e a nota seja de apenas R$ 5 mil. Não tem problema! O sistema entende que você ainda vai receber mais notas para totalizar os R$ 10 mil.