Vídeos Tutoriais e Passo a passo:
1 - Conciliação bancária por arquivo OFX
A conciliação bancária através da importação do extrato no formato OFX é a funcionalidade que torna possível a comunicação da sua conta bancária com o sistema Mais Controle.
Para isso, é preciso fazer o download do arquivo do seu extrato bancário com todas as movimentações realizadas no dia, semana ou mês e fazer o upload no sistema.
No sistema, o primeiro passo é acessar a rotina de Contas Bancárias, em seguida clicar sobre a conta na qual deseja importar o seu extrato.
Para importar o extrato bancário, clique no botão "Selecione um arquivo OFX".
Após importar o OFX, o sistema irá identificar pagamentos/recebimentos lançados no Mais Controle que se assemelham com os do extrato bancário, portanto basta marcar a caixinha logo abaixo para confirmar que são iguais e os campos serão automaticamente preenchidos. Feito isso, clique em "Importar" para que seja feita a baixa e a conciliação do mesmo no Mais Controle.
Observação: o sistema realiza uma busca em um "range" de datas para encontrar pagamentos e recebimentos semelhantes. Essa busca funciona da seguinte forma: datas de vencimento/pagamento em uma variação de 15 dias para mais ou para menos da data registrada no extrato.
Caso o sistema não identifique o pagamento/recebimento correto, é possível procurar na "lupa" no canto esquerdo. No modal aberto será possível localizar o seu pagamento/recebimento por meio de filtros de datas, conta e obra. Assim, você pode selecionar um ou mais itens que compõem o valor de seu extrato e clicar em "Incluir".
Feito isso, basta clicar em "Importar" para fazer a baixa no sistema.
Caso tenha feito a Importação de maneira indevida, basta clicar em Desfazer, para cancelar a importação. Se não aparecer o botão "Desfazer", quer dizer que você não tem Alçada para Desconciliação (Clique aqui para saber mais).
Observação: O valor dos pagamentos/recebimentos escolhidos devem ser exatamente do mesmo valor do extrato. Caso exceda ou falte algum valor, não será permitida a importação e a baixa deverá ser manual.
Além das opções acima, caso essa transação do extrato não tenha sido criada manualmente no sistema, você pode preencher os campos em branco e clicar em "Importar", desta forma, a sua despesa ou receita será lançada no sistema!
Dica: Clique nos três pontinhos (figura abaixo) para abrir o último arquivo OFX importado. Assim, você pode continuar a sua conciliação no dia seguinte, por exemplo, sem precisar localizar o arquivo novamente no computador.
Após a importação, ao acessar as rotinas de Pagamentos, Recebimentos ou Transferências, todas as transações que foram importadas via OFX aparecerão com este ícone verde ao lado:
Dica: Ao clicar sobre o item e passar o mouse sobre o ícone verde, o sistema irá apresentar informações da conciliação, como o responsável, data da conciliação, banco e o período.
2 - Conciliação Manual
A conciliação manual pode ser utilizada para conciliar transações que não passaram pela conta bancária, por exemplo, transações que foram pagas em dinheiro.
Importante: Somente usuários com alçada de conciliação manual podem realizar esse tipo de ação.
Acesse: Configurações → Ajustes → Alçada de Usuários → Financeiro → Alçada de Conciliação:
Não se esqueça de salvar, sair do sistema e acessar novamente para aplicar as alterações:
Para realizar a conciliação do pagamento ou recebimento manualmente, é necessário clicar sobre o item na tela de consulta.
Em seguida, clique no botão "três pontos" no canto direito da tela e clique no botão "Conciliar".
Após a conciliação, será exibido um ícone azul com informações da operação, bem como na tela de consulta de pagamentos e recebimentos.
Para realizar a Conciliação Manual em transferências, basta acessar: Financeiro → Contas Bancárias → Transferências. Após identificar a transferência, clique na linha, conforme o exemplo abaixo e, em seguida, clique no botão Conciliação Manual.
Também será possível identificar as informações da conciliação da transferência.
3 - Conciliação Manual em massa
Você que já tem a Alçada de Conciliação, nas rotinas de pagamentos, recebimentos e transferências, encontre o botão "Ações".
Nele, marque a opção "Conciliar", e serão mostrados na tela todos os seus pagamentos já marcados como pagos, ou, caso esteja na página de recebimentos, serão mostrados os recebimentos já dados como recebidos.
Marque quais pagamentos, recebimentos ou transferências deseja conciliar e clique em "Aplicar".
Observação: Transações conciliadas não podem ser alteradas e nem removidas por usuários que não possuem permissão para desconciliação. O sistema irá exibir uma mensagem em caso de tentativa de alteração/exclusão.
4 - Desconciliação
Caso tenha realizado a importação por engano ou queira fazer alguma alteração, é possível desconciliar. Para isso, é necessário ter a Alçada de Desconciliação.
Acesse: Configurações → Ajustes → Alçada de Usuários → Financeiro → Alçada de Desconciliação:
Selecione os usuários que terão permissão para desconciliar, e não se esqueça de clicar no ícone "Salvar". Em seguida, saia do sistema e acesse novamente para aplicar as alterações:
Sendo assim, os usuários habilitados devem clicar sobre o pagamento/recebimento, clicar nos três pontinhos ao fim da linha da baixa, e clicar na opção "Desconciliar".
Para desconciliar transferências, basta clicar na linha da transferência e na opção "Remover Conciliação".
Espero ter conseguido te ajudar. 🚀
Caso ainda tenha dúvidas, nos acione no Chat de Suporte!
Um abraço!
Equipe Mais Controle 👷🏽