サイドバーの「議事録」にある「作成」から、AIで会議の議事録を作成できます。
後から録音やAI文字起こしを確認したり、AIによる要約を生成できるほか、
会議に参加しなかった人や会議のお相手に議事録を共有できます。
会議の録音方法
対面会議とオンライン会議のパターンがあります。
🖼️ 画像プレースホルダー: 対面会議とオンライン会議の録音開始画面(元ファイル: ai-guides/meeting-create.png)
対面会議
方法1: マイクで録音を開始
会議プラットフォームを使わない対面会議などの場合、会議スタート時にMazrica Sales Agentを開いて録音しましょう。
マイクで録音を開始ボタンから録音を開始できます。
方法2: 録音ファイルをアップロードして作成
会議中にMazrica Sales Agentを開けなかった場合や、会議後に録音ファイルを共有された場合は、録音ファイルをアップロードして議事録を作成できます。
録音ファイルをアップロードボタンからアップロードできます。
💡こんな時に便利
インターネットにつながりにくい場所で会議を開始した
会議開始時にMazrica Sales Agentを開けなかった
お客様や同席者から録音ファイルを共有された
対面会議を別の録音機器で録音した
注意
アップロードできるファイル形式とサイズ上限は、mp3, m4a/mp4, wav, webm(1GB・2時間まで)です。
オンライン会議
Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsに対応しています。
方法3: 会議URLを貼り付けて録音
議事録エージェントを選択して依頼を開始します
会議URL(Microsoft Teams、Zoom、Google Meetのいずれか)をメッセージに貼り付けます
録音ボットが会議に入室してきます。会議ツール側で入室を許可する必要がある場合があります
方法4: カレンダーから自動録音
Google CalendarまたはOutlook Calendarを連携すると、会議URLを設定した予定の会議には自動で録音ボットが入室します。
方法3のように、会議スタート時に手動で録音ボットを会議に参加させる必要はありません。
カレンダー連携設定については「設定について」をご覧ください。
録音中のステータス
対面会議の場合(方法1)、録音がすぐに開始します。
オンライン会議の場合(方法3、方法4)、ボットが入室すると録音が開始します。
Google Meetなど会議ツール側でボットの入室を許可する必要がある場合があります。
録音を開始したら、録音を終了ボタンから停止できます。
議事録の生成
録音が完了すると、文字起こしデータをもとに議事録を自動生成します。
文字起こしや要約の確認
自動生成された文字起こしが表示されます。
また、事前に作成しておいた要約テンプレートに従って要約を生成することができます。
デフォルトテンプレートが用意されていますが、カスタムテンプレートも作成できます。
テンプレートの管理は「設定について」をご覧ください。
議事録をCRMに反映する
議事録の要約が生成された後、その内容をMazrica Salesに反映できます。案件の更新やネクストアクションの登録まで、会議の内容をそのままCRMに記録できます。
手順1: 議事録ページから依頼を開始
議事録の詳細画面で右上のCRMに反映するボタンをクリックします。
CRMに反映する元となる要約と、反映方法を選択します。
手順2: 対象の案件を特定
右側に依頼画面が開き、AIが登録先の案件を検索します。
この案件にアクションを登録ボタンをクリックすると、AIが議事録の内容をもとにアクションや案件情報を自動で抽出・更新提案します。
手順3: 提案内容の確認と反映
AIが関連する案件を検索し、更新内容をカード形式で提案します。内容を確認して承認すると、Mazrica Salesに反映されます。
アクションに反映
案件に反映
反映後、AIは会議を完了アクションとしてCRMに登録します。
選択した案件に、会議開始時刻と近い面談・商談系の予定アクションがある場合は、そのアクションを完了にして議事録の要約を反映します。
該当するアクションが見つからない場合は、新しい完了アクションを登録します。
💡ボタンを使わずに、依頼画面で直接「XX案件を選択して」「XXの内容をCRMに反映して」と伝えても同じ操作ができます。
よくある質問
ボットが会議に参加できません
会議URLが正しいか確認してください。また、会議の設定で外部参加者のアクセスが制限されている場合、ボットが参加できないことがあります。
ボットが待機室に入ったまま録音されません
会議の主催者がボットの参加を承認する必要があります。待機室でボットを「承認」してください。
文字起こしの精度が低い
録音音質に依存します。マイクに近い位置で話す、背景雑音を減らすなどで改善できる場合があります。
対応している会議プラットフォームは?
Microsoft Teams、Zoom、Google Meetに対応しています。
会議開始時にMazrica Sales Agentを開けなかった場合でも議事録を作成できますか?
はい。録音ファイルがある場合は、会議後にファイルをアップロードして議事録を作成できます。ネットワーク環境が不安定な場所で会議を行った場合や、お客様から録音ファイルを共有された場合に活用できます。
対面会議をマイクで録音する際、録音を終了してすぐMazrica Sales Agentを閉じたりPCをシャットダウンしたりすると、アップロードに失敗します
録音を終了ボタン押すとステータスが「アップロード中」になり、それが終わると自動で「文字起こし中」になります。「文字起こし中」に切り替わった数秒後(可能であれば20秒程度待ってから)電源を切っていただくのが安全です。
アップロードが終わるまではお待ちいただく必要がありますが、文字起こしが完全に終わるのをお待ちいただく必要はありません。
1時間の会議の場合、アップロードには通常1分程度かかります。ただし、通信環境やファイルサイズによって、所要時間が前後する場合があります。
外部カレンダーと連携している場合の仕様について
カレンダー上の1つの予定に Google Meet、Zoom、Microsoft Teams のURLが登録されていると、議事録エージェントはどの会議に入室しますか?
現状は、登録されている会議URLのうち、いずれか1つの会議に入室します。なお、複数の会議URLが登録されている場合にもすべての会議に参加できるよう、現在改修を進めております。
議事録エージェントはどのタイミングで会議に入室しますか?
カレンダー上に登録されている会議の開始時刻に入室します。参加者が実際に会議へ入室したタイミングではなく、カレンダーの開始時刻を基準に入室します。なお、会議の開始が遅れている場合でも、議事録エージェントは会議内で待機します。
自分が欠席している会議にも議事録エージェントは入室しますか?
はい。ご本人が実際に会議へ参加されていない場合でも、カレンダー上の開始時刻になると、
議事録エージェントは入室を試みます。
特定の予定を指定して、議事録エージェントの入室を事前に拒否しておくことはできますか?
現状、特定の予定を事前に指定して、議事録エージェントの入室を停止することはできません。
議事録エージェントが会議へ入室した際に、会議側で入室を拒否いただく形となります。