Pour les employés qui ont un budget mobilité Légal, tout montant restant en fin d'année doit leur être versé via un paiement pilier 3. C'est une obligation légale. Mbrella propose un processus simplifié pour que vous puissiez vous occuper de l'ensemble de votre entreprise en quelques clics.
Qu'est-ce qu'un paiement pilier 3 ?
La législation fédérale sur le budget mobilité exige que tout budget mobilité non utilisé en fin d'année soit converti en paiement pilier 3 et versé au collaborateur via la paie.
Points clés :
C'est une obligation légale, pas une option
Se fait une fois par an pour tous les collaborateurs ayant un budget mobilité légal restant
Doit être inclus dans le traitement de la paie
Mbrella crée automatiquement les entrées de frais nécessaires avec le bon paycode, pour que le secrétariat social puisse le traiter correctement
Attention : c'est une action obligatoire à effectuer en tant que responsable RH de l'entreprise dans Mbrella.
La plateforme Mbrella simplifie cette étape : c'est une question de quelques clics. Découvrez le détail du processus ci-dessous :
Comment fonctionne le processus de paiement ?
1) Avant de générer les paiements :
Envoyez un petit rappel à vos employés : transmettez une communication demandant aux collaborateurs de soumettre TOUTES leurs dépenses mobilité 2025 avant la date limite choisie. C'est important de communiquer suffisamment en amont à ce sujet, car aucune dépense ne pourra être enregistrée par la suite, une fois le paiement pilier 3 effectué.
Traitez les dépenses en attente : toutes les dépenses soumises doivent être examinées et approuvées
Vérifiez s'il y a des dépenses en attente d'approbation
Effectuez le suivi s'il y a des dépenses où la documentation est incomplète ou manquante
Approuvez ou refusez toutes les dépenses 2025
2) Créer les dépenses de paiement
Une fois toutes les approbations nécessaires faites, il est temps de créer les dépenses de paiement pilier 3 en quelques clics.
Tu trouveras le bouton "Créer les paiements" sur la page budgets dans Mbrella
Le paiement groupé ne peut être effectué qu'à partir du 1er janvier, car :
Les collaborateurs peuvent soumettre des dépenses de dernière minute fin décembre
Le montant restant ne peut légalement être calculé qu'après la fin du budget/de l'année
3) Après la création du paiement
Une fois les dépenses de paiement créées, aucune nouvelle dépense ne peut être ajoutée pour l'année budgétaire passée.
Comme toute autre dépense, la dépense de paiement pilier 3 sera automatiquement incluse lors de ton prochain fichier de paie vers votre secrétariat social.
Mais que faire si vous ne pouvez pas attendre la paie de janvier pour partager ce paiement pilier 3 avec votre secrétariat social ?
Si votre organisation utilise les corrections dans Mbrella :
Créez simplement une paie supplémentaire pour le mois de décembre et partagez ce fichier avec le secrétariat social
Si votre organisation n'utilise pas les corrections dans Mbrella :
Si vous devez encore faire la paie de décembre : les dépenses pilier 3 seront incluses dans la paie de décembre
Si vous avez déjà fait la paie de décembre : juste après avoir créé le paiement groupé, Mbrella créera automatiquement un fichier de paie supplémentaire incluant les informations de paiement pilier 3. Vous trouverez ce fichier de paie dans la page 'Export, comme tous les fichiers de paie sur Mbrella. Vous pourrez ensuite le partager avec votre secrétariat social.
Quels budgets sont traités dans cet export groupé ?
Les dépenses de paiement sont automatiquement créées pour :
✅ Collaborateurs éligibles :
Ont un Budget Mobilité Légal pour l'année en cours
Ont un montant restant supérieur à 0 € au 31 décembre
Sont toujours employés au 31 décembre de cette année
❌ Non éligibles :
Collaborateurs qui ont entièrement utilisé leur budget mobilité
Budgets qui ne sont pas de type "Budget Mobilité Légal" (les budgets Flex et Business sont exclus)
Collaborateurs récemment offboardés
Les budgets mobilité des collaborateurs partis avant la fin de l'année ne seront pas inclus.
Pour ces collaborateurs, vous devez suivre le processus standard pour le paiement du pilier 3 - lien
Comment savoir si le processus de paiement a réussi ?
Quand vous initiez la création d'un cash-out collectif pour tous les employés, les logs dans la plateforme (Paramètres > Logs) indiqueront si le processus a réussi. S'il y a eu une erreur pour certains budgets ou collaborateurs, les logs l'indiqueront.
Il est possible de consulter le détail de la dépense générée pour un employé en particulier depuis la liste des dépenses.