Elk budget loopt per kalenderjaar. Aan het einde van het jaar moeten de werknemersbudgetten die aflopen op 31 december verlengd worden voor het volgende jaar. Zo behouden je medewerkers hun toegang houden budget. Mbrella kan dit volledig automatiseren, maar jij houdt ten alle tijde de controle!
Volledig automatisch verlengen
Standaard verlengt Mbrella automatisch alle budgetten op 31 december, zodat ze op 1 januari klaarstaan voor je medewerkers. Jij hoeft niks te doen: het gebeurt helemaal vanzelf.
Dit is perfect voor jou als:
Je budgetconfiguraties stabiel en consistent zijn
Je graag hands-off werkt
Je zeker wilt zijn dat budgetten op tijd worden verlengd, zonder dat jij er iets voor moet doen
Semi-automatisch verlengen
Misschien wil je net wat meer grip op de vernieuwing van de budgetten. Dat kan!
Bijvoorbeeld: Wil je de budgetten voor volgend jaar al eerder dan 31 december kunnen bekijken? Geen probleem!
👉 Zorg er alleen voor dat je huidige budgetconfiguraties up-to-date zijn. De vernieuwde budgetten krijgen namelijk dezelfde instellingen.
Er zijn 2 manieren waarop Mbrella je volledige controle geeft:
Optie 1: Kies zelf een eerdere verlengingsdatum, Mbrella doet de rest
= Stel in wannéér Mbrella automatisch voor jou mag verlengen.
💡Je kunt elke dag in december kiezen! Zo doe je dat 👇
Ga naar Instellingen > Personalisatie > Automatic budget renewal day
Kies je gewenste datum in december
Klaar! Vanaf nu gebeurt het elk jaar automatisch op jouw gekozen datum
💡 Let op: als je een dag in december kiest die in het verleden ligt of vandaag is, houdt het systeem pas vanaf volgend jaar rekening met je voorkeur en vindt de verlenging voor dit jaar gewoon plaats op 31/12. Alleen als je een dag kiest die nog in de toekomst ligt, volgt het systeem je voorkeur al dit jaar.
Optie 2: Start de verlenging handmatig wanneer jij wilt
= Wil je niet wachten tot 31 december (of je eigen gekozen datum uit optie 1)? Dat hoeft ook niet! Trigger alle verlengingen met één druk op de knop en valideer onmiddelijk de budgetten voor volgend jaar.
Bovenaan de budget-pagina vind je de knop "Budgetten verlengen"
Klik erop en bevestig dat je klaar bent om de budgetten te vernieuwen
Alle budgetten die in aanmerking komen, worden direct verlengd met hetzelfde bedrag als nu (meer info hieronder)
Welke budgetten worden verlengd?
Mbrella checkt automatisch alle budgetten en verlengt alleen die budgetten die voldoen aan deze voorwaarden:
✅ Deze budgetten worden WEL verlengd:
De medewerker is actief in dienst en heeft een actief budget
Het bedrag van de laatste budgetperiode is meer dan €0
Er is nog geen budget voor volgend jaar aangemaakt
❌ Deze budgetten worden NIET verlengd:
De medewerker is offboarded of het budget eindigt vóór 31/12/2025
Het budget (of dat van de laatste budgetperiode) is €0
Er bestaat al een budget voor volgend jaar
Voorbeeld:
Alice heeft in 2025 een mobiliteitsbudget van €1.000/maand dat op 31 december afloopt
Alice blijft in 2026 gewoon in dienst
✅ Het budget van Alice wordt automatisch verlengd voor 2026 met €1.000/maand
Belangrijke info:
Hoe worden de nieuwe budgetten opgezet?
Startdatum: 1 januari van het nieuwe jaar
Einddatum: 31 december van het nieuwe jaar (of het einde van het contract, als dat eerder is)
Budgetbedrag: Hetzelfde als de laatste periode van het vorige budget. Als het budget van een medewerker doorheen het jaar is aangepast (bijv. door promotie of contractwijziging), gebruikt de verlenging dus het bedrag van de laatste periode van het jaar
Budgettype & instellingen: Precies hetzelfde als het vorige budget
Hoe weet ik of alle budgetten succesvol zijn aangemaakt?
Wanneer het systeem de verlenging uitvoert (op 31 december of je eigen gekozen datum), kun je in de logs checken of alles goed is gegaan (Instellingen > Logs).
Bij succes: Status is "Voltooid" en je ziet alleen informatieve berichten, geen foutmeldingen
Als er toch iets fout loopt, dan kun je:
De budgetverlenging nog een keer triggeren. Het systeem slaat automatisch de budgetten over die al verlengd zijn.
Contact opnemen met support@mbrella.eu als het onduidelijk blijft.
Per medewerker zie je de aankomende budgetten in hun budgetprofiel. Je kunt daarna altijd nog handmatig aanpassingen maken.
Wat als ik per ongeluk meerdere keren op "verlengen" druk?
Geen stress! Het systeem voorkomt dubbele verlengingen. Budgetten die al verlengd zijn, worden automatisch overgeslagen.
Wat gebeurt er met budgetten die gekoppeld zijn aan een groep?
Als je groepsbudgetten gebruikt, zal de vernieuwing ook plaatsvinden. De vernieuwde individuele budgetten blijven automatisch verbonden met het juiste groepsbudget.
Let op: Dit gaat puur over het aanmaken van budgetten voor volgend jaar. Het heeft niets te maken met het verwerken van restbedragen van dit jaar.
Wil je meer weten over overgebleven budgetten bij Flex of Wettelijk mobiliteitsbudget? Kijk dan hier: