Voor medewerkers met een Wettelijk Mobiliteitsbudget moet elk resterend bedrag aan het einde van het jaar worden uitbetaald via een Pijler 3 uitbetaling. Dit is een wettelijke verplichting. Mbrella zorgt voor een gestroomlijnd bulkproces, zodat je dit in een paar klikken voor je hele organisatie kunt regelen.
Wat is een pijler 3 uitbetaling?
De federale wetgeving rond het mobiliteitsbudget bepaalt dat elk ongebruikt mobiliteitsbudget aan het einde van het jaar wordt omgezet in een pijler 3 uitbetaling en via de payroll aan de medewerker wordt uitbetaald.
Belangrijkste punten:
Het is een wettelijke verplichting, geen optie
Gebeurt één keer per jaar voor alle medewerkers met een restbedrag in hun wettelijk mobiliteitsbudget
Moet worden opgenomen in de loonverwerking
Mbrella maakt automatisch de nodige uitgaven aan met de juiste paycode, zodat je sociaal secretariaat het correct kan verwerken
Let op: dit is een verplichte actie die jij, als HR-admin van je bedrijf, moet uitvoeren in Mbrella.
Het Mbrella-platform maakt dit zeer gemakkelijk voor je: het is een kwestie van een paar klikken. Hieronder duiken we wat dieper in het proces.
Hoe werkt het cash-out proces?
1) Voordat je de uitbetalingen genereert:
Herinner je medewerkers: Stuur een communicatie waarin je aan je medewerkers vraagt om ALLE uitgaven of vergoedingen van 2025 in te dienen vóór je gekozen deadline. Dit is belangrijk te communiceren, want na de uitbetaling kunnen er geen zaken meer binnen het budget van 2025 worden geregistreerd.
Verwerk openstaande kosten: Zorg dat alle ingediende kosten zijn gevalideerd en goedgekeurd
Check of er nog kosten wachten op goedkeuring
Volg incomplete of ontbrekende documentatie op
Keur alle uitgaven van 2025 goed of af
2) Genereer de cash-outs
Eens je alle nodige goedkeuringen van openstaande uitgaven hebt gedaan, kun je de pijler 3 cash-outs aanmaken met een paar klikken.
Je vindt de knop "Create cash-out" op de budget-pagina in Mbrella
De bulk uitbetaling kan pas vanaf 1 januari, omdat:
Medewerkers mogelijk nog last-minute kosten indienen eind december
Het resterende bedrag wettelijk pas kan worden berekend nadat het budget/jaar is afgelopen
3) Na het aanmaken van de uitbetaling
Zodra de pijler 3 cash-outs zijn aangemaakt, kunnen er geen nieuwe uitgaven meer worden toegevoegd voor het afgelopen budgetjaar.
Net als elke andere kost wordt de pijler 3 cash-out automatisch opgenomen in je volgende payroll file naar je sociaal secretariaat.
Maar wat als je niet kunt wachten tot de payroll van januari om deze pijler 3 uitbetaling te delen met je sociaal secretariaat?
Als je organisatie correcties gebruikt in Mbrella:
Maak gewoon een extra loonbestand aan voor december en deel dit met je sociaal secretariaat
Als je organisatie geen correcties gebruikt in Mbrella:
In het geval je de payroll file voor december nog niet in Mbrella hebt gegenereerd: de pijler 3 kosten worden opgenomen in de payroll file voor december, wanneer je die aanmaakt
In het geval je de payroll file voor december wel al in Mbrella had gegenereerd: Direct nadat je de bulk uitbetaling hebt aangemaakt, maakt Mbrella automatisch een extra payroll file aan met de pijler 3 cash-out info. Je vindt dit bestand op de gebruikelijke loonpagina in Mbrella en kunt het delen met je sociaal secretariaat.
Welke budgetten worden verwerkt in deze bulk aanmaak?
Cash-out expenses worden automatisch aangemaakt voor:
✅ Medewerkers die in aanmerking komen:
Hebben een Wettelijk Mobiliteitsbudget voor het huidige jaar
Hebben een resterend bedrag groter dan €0 op 31 december
Zijn nog steeds in dienst op 31 december van dit jaar
❌ Niet in aanmerking komend:
Medewerkers die hun mobiliteitsbudget volledig hebben opgebruikt
Budgetten die niet van het type "Wettelijk Mobiliteitsbudget" zijn (Flex en Business budgetten zijn uitgesloten)
Medewerkers die recent offboard zijn
Mobiliteitsbudgetten van medewerkers die vóór het einde van het jaar zijn vertrokken, worden niet meegenomen.
Voor deze medewerkers moet je het standaardproces volgen voor de pijler 3 uitbetaling - link
Hoe weet ik of het uitbetalingsproces succesvol was?
Wanneer je de bulk aanmaak van deze uitbetalingskosten hebt getriggerd, geven de logs in het platform (Instellingen > Logs) aan of het proces succesvol was. Als er een fout was voor bepaalde budgetten of medewerkers, tonen de logs dit aan.
Voor een specifieke medewerker kun je de pijler 3 cash-out uitgave terugvinden in de lijst van uitgaven.