Je Mbrella-instellingen aanpassen ⚙️

Gebruik een vierkante afbeelding (aanbevolen grootte: 150x150 px).

Klik op Verwijderen om een bestaand logo te wissen.

Automatische uitnodigingen verzenden: Wanneer gebruikers worden aangemaakt via een bulkimport, kun je beslissen dat ze direct een uitnodigingsmail ontvangen voor het Mbrella-platform. Zo niet, dan kun je ze later altijd nog uitnodigen via het tabblad Medewerkers.

AI-assistent: Wanneer je documenten toevoegt in het tabblad Documenten en de AI-assistent is ingeschakeld, kunnen medewerkers rechtstreeks in hun platform vragen stellen over jullie bedrijfspolicies.

Met terugwerkende kracht lid worden van een gebruikersgroep: Als een medewerker lid wordt van een gebruikersgroep, bepaalt deze instelling vanaf welke datum hij of zij toegang krijgt tot de bijbehorende voordelen en budgetten.

Je kunt kiezen uit:

Vroegste startdatum – Vandaag / Eerste dag van de huidige maand / Eerste dag van het huidige kwartaal / Eerste dag van het huidige jaar

Jaarlijkse hernieuwing van het groepslidmaatschap: Wanneer gebruikers rechtstreeks via Mbrella kunnen beslissen tot welke gebruikersgroep ze behoren, kun je met deze functionaliteit bepalen op welke datum en voor welke periode medewerkers hun keuze voor een gebruikersgroep opnieuw mogen evalueren.

Toewijzingsperioden: Budgetperioden staan standaard op jaarlijks ingesteld, waardoor gebruikers de vrijheid hebben om hun volledige budget op elk moment van het jaar uit te geven. Als je de uitgaven liever wilt beperken tot een maandelijks budget, kun je de budgetperiode hier omzetten naar maandelijks/jaarlijks.

Tewerkstellingspercentage: Schakel dit in om tewerkstellingspercentages op medewerkersprofielen toe te staan. Een tewerkstellingspercentage past het mobiliteitsbudget van een gebruiker aan op basis van hoeveel deze werkt. Een medewerker die bijvoorbeeld 80% werkt, ontvangt 80% van het standaardbudget in plaats van het volledige bedrag.

Het Flex - Privébudget activeren: Standaard zijn Flex-budgetten beperkt tot woon-werkverkeer. Schakel dit in om medewerkers toe te staan hun Flex-budget ook voor privédoeleinden te gebruiken.

Resterend Flex-budget overdragen bij hernieuwing: Wanneer een nieuw jaar start, verliezen medewerkers niet wat ze niet hebben uitgegeven. Hun resterende Flex-saldo wordt overgedragen en toegevoegd aan hun nieuwe budget, waardoor ze een hoger startsaldo hebben voor de volgende periode.

Dag van automatische budgetverlenging: Kies welke dag in december het budget automatisch wordt verlengd.

Deadlines voor registratie: Voorkom looncorrecties door een deadline in te stellen waarna medewerkers geen onkosten of kilometervergoedingen meer kunnen registreren. Kies uit verschillende opties (bijv. eerste dag van de huidige maand, laatste 30 dagen, enz.).

💡 HR-beheerders zijn niet onderworpen aan deze deadlines.

Onkosten en vergoedingen van HR automatisch goedkeuren: Onkosten en vergoedingen die door een HR-beheerder zijn aangemaakt, worden automatisch goedgekeurd.

Vergoedingen automatisch activeren voor medewerkers die hiervoor in aanmerking komen: Standaard moeten medewerkers hun vergoeding activeren voordat ze uitbetaald kunnen worden voor ritten. Schakel dit in om vergoedingen automatisch te activeren zodra toegang tot het voordeel is verleend, zodat medewerkers vanaf dag één worden uitbetaald.

Fiets- & voetgangersvergoedingen aftrekken van budget: Als dit is uitgeschakeld, worden fiets- en voetgangersvergoedingen bovenop het budget vergoed in plaats van ervan afgetrokken.

Woon-werkplanner activeren voor alle medewerkers: Geef alle medewerkers toegang tot de kalendertool, ook degenen die geen recht hebben op een vergoeding. Hierdoor kunnen ze hun woon-werkritten naar kantoor toevoegen. Handig voor de rapportering van CO2 en afgelegde kilometers.

Abonnementen voor openbaar vervoer aftrekken van budget: Kies van welk budget abonnementen voor openbaar vervoer moeten worden afgetrokken:

Verplichte bijlage bij onkosten: Medewerkers kunnen geen onkosten indienen zonder een bewijsstuk bij te voegen.

❗ Voor zakelijke onkosten (Business) is een aankoopbewijs altijd vereist, ongeacht deze instelling.

Verplichte opmerking bij onkosten: Medewerkers moeten een opmerking toevoegen voordat ze een onkost kunnen indienen.

Zakelijke onkosten uitsluiten van de payroll-export: Gebruik dit als je zakelijke mobiliteitskosten liever via de boekhouding verwerkt in plaats van via de loonadministratie (payroll).

AI-onkosstenscanner inschakelen: Laat de AI van Mbrella bewijsstukken scannen en onkostendetails (bedrag, datum, titel, type…) automatisch invullen.

AI-onkostenbeoordeling inschakelen (Beta): De AI van Mbrella controleert elke onkost en signaleert afwijkingen in datum, bedrag of categorie.

Thuiswerkdagen registreren: Medewerkers kunnen hun thuiswerkdagen bijhouden in de Mbrella Woon-werkplanner, met of zonder een bijbehorende thuiswerkvergoeding.

Verlof registreren: Medewerkers kunnen verlofdagen registreren in hun Woon-werkplanner.

Vergoedingen accepteren tijdens feestdagen: Medewerkers kunnen vergoedingen registreren op officiële feestdagen.