ℹ️ Welche Funktionen du nutzen kannst, hängt von deiner Rolle ab. Nutzt du die neue native App? Navigation und einige Funktionen unterscheiden sich. Alle Details findest du im Artikel „Unterschiede zwischen Web-App und mobiler App".
Was ist die Dokumentation?
Die Dokumentation ist ein Aktivitätsprotokoll für jeden Auftrag:
Zeigt alle wichtigen Ereignisse chronologisch
Automatische Beiträge bei Änderungen
Manuelle Kommentare von Mitarbeitern/Chat-Funktion
Vollständige Nachvollziehbarkeit
Dokumentation öffnen
Öffne eine Aktivität
Wechsle zum Tab "Dokumentation"
Du siehst alle Beiträge, neueste zuerst
Arten von Beiträgen
Automatische System-Beiträge:
Aktivität erstellt: Zeigt wer und wann die Aktivität angelegt hat
Statuswechsel: "Status geändert von 'Offen' zu 'In Bearbeitung'"
Datei hochgeladen: Zeigt hochgeladene Dateien mit Vorschaubild
Aktivität dupliziert: Referenz zur Quell-Aktivität
Aktivität verschoben: Von welchem Typ in welchen
Manuelle Beiträge (Kommentare):
Von Teammitgliedern geschrieben
Nur Freitext - keine Bilder können mit Kommentaren kombiniert werden
Mit Zeitstempel und Autor
Datei-Beiträge:
Jede hochgeladene Datei erscheint als Beitrag
Mit Vorschaubild (bei Bildern) oder Symbol
Anzeige nur: Dateien können in der Dokumentation nicht heruntergeladen werden
Bei Bildern: Klick auf das Vorschaubild öffnet einen Bildbetrachter (Lightbox)
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Öffne die Dokumentation
Gib deinen Text im Eingabefeld ein
Klicke auf "Senden"
Was du schreiben kannst:
Status-Updates für Kollegen
Probleme oder Fragen dokumentieren
Spezielle Anweisungen festhalten
Entscheidungen protokollieren
Dateien hochladen
Du kannst Dateien separat in der Dokumentation hochladen:
Klicke auf das Anhang-Symbol oder "Datei hochladen"
Wähle eine Datei
Die Datei wird hochgeladen
Ergebnis:
Datei erscheint in der Dokumentation als Beitrag
Datei wird auch im Tab "Dateien" gespeichert
Alle sehen den Upload
Wichtig:
Du kannst keinen Kommentar zur Datei hinzufügen beim Upload
Kommentare und Datei-Uploads sind separate Aktionen
Wenn du einen Kommentar UND eine Datei brauchst: Erst Datei hochladen, dann separat kommentieren
Beiträge bearbeiten
Klicke auf das Menü-Symbol (⋮) bei deinem Beitrag
Wähle "Bearbeiten" oder "Löschen"
Nützlich für Moderation oder Korrekturen
Wichtig:
System-Beiträge können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Bestimme Rollen können nur eigene Beiträge bearbeiten oder löschen
Wer sieht die Dokumentation?
Alle Nutzer, die für die Aktivität freigegeben sind, sehen die Dokumentation. Dokumentation ist aktivitätsbezogen, nicht global.
Benachrichtigungen bei Kommentaren
Wenn du einen Kommentar schreibst, erhalten alle Nutzer eine Benachrichtigung, die für diese Aktivität freigegeben sind. Datei-Uploads oder System-Beiträge lösen keine Benachrichtigungen aus.
Wie die Benachrichtigungsliste funktioniert und wer welche Benachrichtigungen erhält, erfährst du im Artikel Benachrichtigungen verstehen.