ℹ️ Welche Funktionen du nutzen kannst, hängt von deiner Rolle ab.
Neue Aktivität erstellen
Navigiere zu "Aktivitäten"
Wähle den gewünschten Aktivitätstyp (Ordner) aus
Klicke auf "+ Neu"
Fülle das Formular aus
Wichtig: Der Aktivitätstyp ist bereits gewählt, bevor du auf "+ Neu" klickst. Du kannst ihn beim Erstellen nicht mehr ändern. Um eine Aktivität in einem anderen Typ zu erstellen, wähle zuerst den gewünschten Typ in der Liste aus.
Pflichtfelder und Optionen
Status
Wähle den initialen Status (z.B. "Offen")
Kann später jederzeit geändert werden
Auftragsnummer
Optional: Lasse das Feld leer für automatische Nummerierung
Oder trage eine eigene Nummer ein (z.B. aus eurem System)
Titel
Du hast drei Optionen für den Titel:
Freitext: Eigenen Titel eingeben (nur Titel ist Pflicht zum Speichern)
Adresse als Titel: Wird automatisch aus der Adresse generiert (Adresse ist Pflicht)
Kundenname als Titel: Verwendet den Namen des Kunden (Kunde ist Pflicht)
Kunde
Bestehenden auswählen: Aus der Kundendatenbank
Optional: Bestehenden Kunden nach Auswahl bearbeiten
Neuen erstellen: Direkt beim Anlegen der Aktivität
Privatkunde oder Firmenkunde
Name, Adresse, Kontaktdaten
Ansprechpartner
Optional: Zuständige Kontaktperson beim Kunden
Bestehenden auswählen: Aus der Datenbank
Neuen erstellen: Direkt beim Anlegen
Adresse
Du hast drei Möglichkeiten, eine Adresse einzugeben:
Option 1: Adresse vom Kunden übernehmen
Wenn du bereits einen Kunden hinzugefügt hast
Klicke auf "Adresse vom Kunden übernehmen" unter dem Adressfeld
Die Kundenadresse wird automatisch eingefügt
Option 2: Adresse mit Suchvorschlägen eingeben
Beginne mit der Eingabe (z.B. "Bahnhofstraße")
Du erhältst Suchvorschläge
Vollständige Adresse: Wenn du bis zur Hausnummer tippst und eine vollständige Adresse auswählst (z.B. "Bahnhofstraße 3"), wird sie direkt übernommen
Unvollständige Adresse: Fehlt z.B. die Hausnummer, wirst du automatisch zur Adressseite weitergeleitet, kannst dort nachtragen und speichern. Du kehrst dann zur Aktivität zurück.
Option 3: Adresse manuell eingeben
Klicke ins Adressfeld
Klicke auf "Adresse manuell eingeben"
Die Adressseite öffnet sich leer
Fülle alle Felder aus
Speichere und kehre zur Aktivität zurück
Adressfelder
Straße und Hausnummer
Postleitzahl
Ort
Land
Adresszusatz (optional, z.B. "3. Stock links")
Hinweis: Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kunden funktioniert die Adresseingabe genauso, nur ohne die Option "Adresse vom Kunden übernehmen".
Beschreibung
Freitextfeld für Details zum Auftrag
Sichtbar für alle zugewiesenen Mitarbeiter
Mit Formatierungsoptionen: Fett, Kursiv, Unterstrichen, • Aufzählungen, 1. Nummerierungen
Freigabe
Wähle Mitarbeiter, die Zugriff auf diese Aktivität haben
Nur freigegebene Mitarbeiter sehen die Aktivität
Kann jederzeit angepasst werden
Legt fest, wer Benachrichtigungen erhält
Nach dem Erstellen
Sobald die Aktivität gespeichert ist:
Die Aktivität erscheint in der Liste
Du hast Zugriff auf alle Tabs (Info, Termine, Dateien, Dokumentation, Fakturierbare Stunden)
Ein automatischer Beitrag mit Zeitstempel zur Erstellung der Aktivität wird in der Dokumentation erzeugt
Du kannst Termine anlegen und Dateien hochladen