Kontakte werden in Aktivitäten genutzt, um Kundeninformationen zu hinterlegen und schnell verfügbar zu machen.
Bestehenden Kontakt auswählen
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aktivität
Kunde auswählen:
Klicke in das Feld "Kunde"
Gib die ersten Buchstaben des Namens ein
Wähle den gewünschten Kunden aus der Liste
Die Kundendaten sind jetzt mit der Aktivität verknüpft
Optional: Nach der Auswahl erscheint "Bearbeiten" – damit kannst du den Kunden direkt anpassen
Ansprechpartner auswählen (optional):
Klicke in das Feld "Ansprechpartner"
Gib die ersten Buchstaben des Namens ein
Wähle den gewünschten Ansprechpartner aus der Liste
Der Ansprechpartner ist jetzt mit der Aktivität verknüpft
Optional: Nach der Auswahl erscheint "Bearbeiten" – damit kannst du den Ansprechpartner direkt anpassen
Adresse vom Kunden übernehmen:
Nach Auswahl eines Kunden kannst du auf "Adresse vom Kunden übernehmen" klicken
Die Kundenadresse wird automatisch in die Aktivität eingefügt
Du kannst die Adresse nachträglich für diese Aktivität anpassen, ohne den Kunden zu ändern
Neuen Kontakt direkt erstellen
Als Planer kannst du Kontakte direkt beim Erstellen einer Aktivität anlegen.
Neuen Kunden erstellen:
Öffne das Aktivitäts-Formular
Im Feld "Kunde" klicke auf "Neu"
Wähle Privatkunde oder Firmenkunde
Fülle das Formular aus (siehe Artikel "Kunden erstellen")
Speichere
Der Kunde ist ab sofort in der Datenbank verfügbar und mit der Aktivität verknüpft
Neuen Ansprechpartner erstellen:
Öffne das Aktivitäts-Formular
Im Feld "Ansprechpartner" klicke auf "Neu"
Fülle das Formular aus (siehe Artikel "Ansprechpartner erstellen")
Speichere
Der Ansprechpartner ist ab sofort verfügbar und mit der Aktivität verknüpft
Vorteil: Du musst nicht zwischen Kontakte-Verwaltung und Aktivität wechseln. Alles passiert in einem Workflow.
Ansicht in der Aktivität
Als Planer:
Volle Kontrolle über Kunde und Ansprechpartner
Kannst Kontakte auswählen, erstellen, bearbeiten
Siehst alle Kontaktdetails in der Aktivität
Kannst Kontakte jederzeit austauschen
Als Mitarbeiter (lesend):
Siehst Kunde und Ansprechpartner in der Aktivität
Alle Kontaktdaten sind nur lesbar
Du kannst Namen, Adresse, E-Mail und Telefon einsehen
Keine Möglichkeit, Kontakte zu ändern oder neue zu erstellen
Keine Möglichkeit, Kontakte aus der Aktivität zu entfernen
Wichtig: Mitarbeiter arbeiten mit den Kontaktdaten, die Planer hinterlegt haben. Änderungen am Kunden oder Ansprechpartner sind Planer-Aufgaben.
Typische Szenarien
Szenario 1: Stammkunde mit mehreren Aktivitäten
Kunde einmal in Kontakte anlegen
Bei jeder neuen Aktivität einfach auswählen
Änderungen am Kunden wirken sich auf alle Aktivitäten aus
Szenario 2: Einsatz beim Kunden vor Ort
Mitarbeiter öffnet Aktivität auf Mobile
Sieht Kundenadresse für Navigation
Sieht Telefonnummer für Rückfragen
Alle Infos lesbar, aber geschützt vor versehentlichen Änderungen
Szenario 3: Ansprechpartner bei großem Kunden
Kunde "Bau GmbH" in Kontakte
Verschiedene Ansprechpartner: Projektleiter, Einkauf, Buchhaltung
Jede Aktivität bekommt den passenden Ansprechpartner zugeordnet
Kommunikation läuft automatisch an die richtige Person