ℹ️ Welche Funktionen du nutzen kannst, hängt von deiner Rolle ab.
Posteingang: Offene Anträge
Wo finde ich offene Anträge:
Navigiere zum "Kalender" oder "Mitarbeiter"
Klicke auf “Abwesenheiten”
Klicke den Button “Eingang”
Alle ausstehenden Anträge werden angezeigt
Alternative:
Benachrichtigungen: Neue Anträge erscheinen in deiner Benachrichtigungsliste
Klicke auf die Benachrichtigung, um direkt zum Antrag zu gelangen
Antrag prüfen
Für jeden Antrag siehst du:
Mitarbeiter: Wer hat beantragt
Art: Welcher Abwesenheitstyp
Zeitraum: Von - Bis, ganze/halbe Tage
Dauer: Anzahl der Tage
Restbestand: Verbleibende Tage nach diesem Antrag
Notiz: Optional vom Mitarbeiter
Antrag genehmigen
Öffne den Antrag im Posteingang, von der Benachrichtigung oder vom Kalender
Prüfe die Details und füge optional eine Notiz hinzu (empfohlen)
Klicke auf “Genehmigen”
Der Status ändert sich zu “Genehmigt”
Der Mitarbeiter wird benachrichtigt
Der Antrag verschwindet aus dem Posteingang
Was passiert:
Die Abwesenheit wird final gebucht
Mitarbeiter kann den Antrag nicht mehr bearbeiten
Abwesenheit erscheint im Kalender ohne “Ausstehend”-Hinweis
Tage bleiben vom Urlaubskonto abgezogen
Antrag ablehnen
Öffne den Antrag im Posteingang, von der Benachrichtigung oder vom Kalender
Prüfe die Details und füge optional eine Notiz hinzu (empfohlen)
Klicke auf “Ablehnen”
Der Status ändert sich zu “Abgelehnt”
Der Mitarbeiter wird benachrichtigt
Was passiert:
Die Tage werden wieder dem Urlaubskonto gutgeschrieben
Die Abwesenheit verschwindet aus dem Kalender
Der Antrag bleibt in der Historie sichtbar als “Abgelehnt”
Mitarbeiter kann den abgelehnten Antrag löschen
Antrag vor Genehmigung bearbeiten
Du kannst ausstehende Anträge anpassen:
Öffne den Antrag
Klicke auf “Bearbeiten”
Ändere Datum, Teilzeit-Einstellung oder Notiz
Du kannst NICHT ändern: Mitarbeiter, Abwesenheitstyp
Speichere
Genehmige oder lehne dann ab
Wann sinnvoll:
Mitarbeiter hat falsches Datum angegeben
Kleine Korrekturen nötig
Absprache mit Mitarbeiter erfolgt
Verantwortliche Genehmiger
Für Abwesenheitstypen können verantwortliche Genehmiger definiert werden:
Nur diese Nutzer sehen Anträge im Posteingang
Nur diese Nutzer erhalten Benachrichtigungen
Nur diese Nutzer können genehmigen/ablehnen
Standard: Wenn keine Verantwortlichen definiert sind, sehen alle berechtigten Nutzer alle Anträge.
Konfiguration: Einstellungen → Abwesenheiten → Abwesenheitstyp auswählen → “Verantwortliche Genehmiger”
Gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrerer Nutzer
Wenn mehrere berechtigte Nutzer denselben Antrag gleichzeitig bearbeiten
Die erste Aktion (genehmigen/ablehnen) gewinnt
Andere Nutzer erhalten eine Fehlermeldung
So wird verhindert, dass ein Antrag doppelt genehmigt wird
Genehmigte Abwesenheiten bearbeiten
Du kannst auch genehmigte Abwesenheiten noch ändern:
Finde die Abwesenheit im Kalender oder Mitarbeiterprofil
Klicke auf “Bearbeiten”
Ändere Details
Speichere
Wichtig:
Dies ist für Ausnahmefälle gedacht (z.B. nachträgliche Korrekturen)
Die normale Änderung sollte vor der Genehmigung erfolgen
Alle berechtigten Nutzer dürfen genehmigte Abwesenheiten bearbeiten (nicht nur die verantwortlichen Genehmiger)
Für die vollständige Verwaltung genehmigter Abwesenheiten siehe "Abwesenheiten direkt erstellen und verwalten".