Was brauche ich für die Überstundenberechnung?
Für die Überstundenberechnung benötigst du:
✅ Arbeitszeiten erfassen (Ist-Zeiten)
✅ Arbeitszeitplan zugewiesen (Soll-Zeiten)
✅ Optional: Abwesenheitspläne (für korrekte Berechnung bei Urlaub/Krankheit)
Ohne Arbeitszeitplan gibt es keine Überstundenberechnung - du siehst nur deine erfassten Zeiten.
Kann ich das System auch ohne Arbeitszeitplan nutzen?
Ja! Du kannst die Zeiterfassung komplett ohne Arbeitszeitpläne nutzen:
✅ Zeiten erfassen funktioniert normal
✅ Exporte funktionieren
✅ Fakturierbare Stunden funktionieren
❌ Keine Überstundenberechnung
❌ Keine Erkennung fehlender Tage
❌ Kein automatisches Vorausfüllen
Warum sehe ich keine Überstunden, obwohl ich viel gearbeitet habe?
Mögliche Gründe:
Kein Arbeitszeitplan zugewiesen: Ohne Plan keine Überstundenberechnung
Plan startet später: Plan gilt erst ab Zuweisungsdatum
Tägliche Berechnung: Überstunden werden pro Tag berechnet, nicht pro Woche
Abwesenheiten: Urlaubs-/Krankheitstage reduzieren die Sollzeit
Wende dich an deinen Administrator, um einen Arbeitszeitplan zu erhalten.
Wie wirken sich Feiertage auf meine Zeiterfassung aus?
Feiertage haben wichtige Auswirkungen auf deine Zeiterfassung.
Bei Überstunden:
Sollarbeitszeit wird auf 0 Stunden gesetzt
Jede Stunde, die du an einem Feiertag arbeitest, zählt als Überstunde
Beispiel: Du arbeitest 6h am Feiertag → +6h Überstunden
Bei Urlaubsplanung:
Feiertage werden NICHT vom Urlaubskonto abgezogen
Beispiel: Urlaub Mo-Fr, Mittwoch ist Feiertag → nur 4 Tage werden abgezogen
Voraussetzungen:
Arbeitszeitplan muss zugewiesen sein
Dein Planer muss Feiertagskalender abonniert haben
Mehr Details: "Einstellungen" → "Feiertagskalender"
Was passiert mit umgewandelten Überstundentagen am Jahresende?
Umgewandelte Überstundentage werden dem aktuellen Kalenderjahr zugeordnet und nicht automatisch ins nächste Jahr übertragen:
Warum keine automatische Übertragung:
Anders als gesetzlicher Urlaub unterliegen Überstundenausgleichstage keinem gesetzlichen Übertragungszwang
Jedes Unternehmen hat eigene interne Regeln (Verfall vs. Übertragung)
Eine automatische Logik würde nicht allen Anforderungen gerecht
Manuelle Übertragung:
Falls Tage ins nächste Jahr übernommen werden sollen.
Öffne im neuen Jahr das Abwesenheitskonto → "Kontostand anpassen"
Erhöhe den Anspruch manuell (z.B. +2 Tage)
Dokumentiere den Grund: "Übertrag aus Überstundenausgleich 2024"
Dies erhöht den Urlaubsanspruch dauerhaft für das neue Jahr
Beispiel:
Dezember 2024: Du wandelst 16 Überstunden in 2 Urlaubstage um
Diese 2 Tage gehören zum Urlaubskonto 2024
31.12.2024: Tage verfallen (falls nicht genommen und nicht manuell übertragen)
01.01.2025: Normaler Jahresanspruch startet (z.B. 20 Tage)
Optional: Füge manuell +2 Tage als "Übertrag aus Überstundenausgleich 2024" hinzu
Zukünftige Entwicklung:
Automatische Verfalls- oder Übertragungsregeln für umgewandelte Überstundentage würden ein zusätzliches Systemelement erfordern, das aktuell nicht geplant ist. Die manuelle Vorgehensweise bietet maximale Flexibilität für individuelle Unternehmensregeln.
Warum werden manche Urlaubstage oder Arbeitszeiten nicht (oder anders) gezählt?
Die Berechnung von Urlaub, Abwesenheiten, Sollstunden und Überstunden basiert immer auf dem Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters. Entscheidend ist dabei nicht nur, ob ein Plan existiert, sondern ab welchem Datum er dem Mitarbeiter zugewiesen ist. Nur für Zeiträume, in denen ein Plan tatsächlich wirksam ist, kennt das System die vorgesehenen Arbeitstage und Sollstunden.
Ohne wirksamen Arbeitszeitplan:
Ist für einen Zeitraum kein Plan zugewiesen – egal, ob überhaupt keiner existiert oder der Plan erst später beginnt – kennt das System keine arbeitsfreien Tage.
Abwesenheiten werden dann an allen Kalendertagen gezählt, also auch an Samstagen und Sonntagen.
Überstunden oder Minusstunden können nicht berechnet werden, da keine Sollstunden bekannt sind.
Mit wirksamem Arbeitszeitplan:
Abwesenheiten werden nur an den Tagen gezählt, die im Plan als Arbeitstage mit Sollstunden konfiguriert sind.
Tage ohne Sollstunden gelten als arbeitsfrei. Für diese Tage wird kein Urlaub oder andere Abwesenheit vom Konto abgezogen.
Feiertage sind per Definition arbeitsfrei. Eine Abwesenheit an einem Feiertag wird daher nicht vom Urlaubskonto oder einer anderen Abwesenheit abgezogen, vorausgesetzt, Feiertage sind im System hinterlegt.
Anwesenheiten und Überstunden:
Anwesenheiten können zwar jederzeit erfasst werden, aber ohne gültigen Plan gibt es keine Sollstunden als Vergleichsbasis.
Über- oder Minusstunden werden daher nur für Tage mit gültigem Arbeitszeitplan berechnet.
Zusammenfassung:
Für jeden Tag prüft das System, ob ein Arbeitszeitplan gültig ist. Ist dies der Fall, richtet sich die Berechnung strikt nach den definierten Arbeitstagen und Sollstunden. Ist kein Plan vorhanden oder noch nicht wirksam, werden alle Kalendertage gleich behandelt. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die Berechnung korrekt und arbeitsrechtlich sauber erfolgt.
Hinweis in der App: In den Abwesenheits-Einstellungen wird darauf hingewiesen, dass sich Abwesenheiten nach dem Arbeitszeitplan richten, nur konfigurierte Arbeitstage zählen und ohne Plan alle Kalendertage gewertet werden.
Wie kann ich nichtauftragsbezogene Arbeiten erfassen, z. B. Fahrzeugpflege?
Ja, das ist möglich. Es gibt dafür zwei Wege:
Weg 1 – Interne Aktivität (empfohlen für genaue Auswertung):
Lege eine Aktivität ohne Kundenbezug an, z. B. "Fahrzeugpflege". Weise dort alle Mitarbeiter zu, die Zeit darauf buchen sollen. Die Mitarbeiter können dann selbst fakturierbare Stunden auf diese Aktivität eintragen – über "Meine Arbeitszeiten" (Web) oder "Zeiten" (App). Als Admin oder Büroleiter siehst du alle Einträge in der Aktivität unter dem Tab "Fakturierbare Stunden" sowie in der Übersicht "Alle Arbeitszeiten" gefiltert nach Mitarbeiter und Zeitraum. Von dort kannst du auch exportieren.
Wichtig: Falsche Einträge können nicht im Nachhinein einer anderen Aktivität zugeordnet werden – sie müssen gelöscht und neu erstellt werden.
Tipp für mehr Übersicht: Lege in den Einstellungen einen eigenen Aktivitätstyp an, z. B. "Interne Tätigkeiten". Dann kannst du für jede wiederkehrende Tätigkeit eine eigene Aktivität anlegen (z. B. "Fahrzeugpflege", "Lagerordnung") und alles sauber getrennt von Kundenaufträgen auswerten.
Weg 2 – Beschreibungsfeld bei Anwesenheiten (einfachere Variante):
Mitarbeiter stempeln wie gewohnt und tragen im Beschreibungsfeld ihrer Anwesenheit ein, welche internen Tätigkeiten sie gemacht haben, z. B. "inkl. Fahrzeugpflege". Das reicht, wenn keine genaue Stundenaufteilung benötigt wird.
Für eine saubere Trennung von Kundenzeiten und interner Zeit empfehlen wir Weg 1.