Rechnung aus einem Angebot erstellen (empfohlen)
Der typische Workflow nach Auftragsannahme:
Öffne das akzeptierte Angebot
Klicke auf "Rechnung erstellen" oder wähle im Menü (⋮) die Option
Die Rechnungsmaske öffnet sich mit allen Positionen aus dem Angebot
Passe bei Bedarf Positionen an
Speichere die Rechnung
Hinweise:
Du kannst keine Rechnung für ein Angebot erstellen, wenn es bereits eine verknüpfte Rechnung zu diesem Angebot gibt. Wird die verknüpfte Rechnung jedoch storniert, kannst du wieder eine neue Rechnung aus dem Angebot erstellen.
Rechnungen können auch aus abgelaufenen oder abgelehnten Angeboten erstellt werden – beispielsweise wenn ein Kunde sich nachträglich doch für das Angebot entscheidet.
Rechnung direkt erstellen
Du kannst auch ohne bestehendes Angebot eine Rechnung erstellen:
Öffne den Auftrag → Tab "Dateien" → "Rechnung erstellen"
Oder: Navigiere zu Rechnungen → "Neues Dokument" → "Rechnung"
Wähle den Auftrag und füge Positionen hinzu
Rechnung löschen
Rechnungen können nur im Entwurfsstatus gelöscht werden:
Öffne die Rechnung im Entwurfsstatus
Wähle im Menü (⋮) "Löschen"
Bestätige die Sicherheitsabfrage
Nach dem Ausstellen ist das Löschen nicht mehr möglich. Fehlerhafte ausgestellte Rechnungen müssen storniert werden.
Rechnung ausfüllen
Vorlage wählen:
Wähle eine Textvorlage für Header- und Fußtexte
Vorlagen werden unter Rechnungen → Einstellungen verwaltet
Positionen hinzufügen: Du hast zwei Möglichkeiten:
Freie Position: Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Preis und Umsatzsteuer manuell eingeben
Aus Katalog: Klicke auf "Aus Katalog" und wähle Produkte, Leistungen oder Bausteine
Bankkonto:
Wähle das Bankkonto für die Zahlungsinformationen
Mehrere Konten können unter Rechnungen → Einstellungen hinterlegt werden
Rabatt:
Es gibt zwei Möglichkeiten, Rabatte zu vergeben:
Rabatt auf das gesamte Dokument: Am Ende der Rechnung kannst du einen Gesamtrabatt setzen – als fixer Betrag oder prozentual. Dieser wird auf die Netto-Summe der gesamten Rechnung angerechnet.
Rabatt auf einzelne Positionen: Du kannst auch für jede Position einen eigenen Rabatt vergeben:
Klicke auf die gewünschte Position
Im Bearbeitungsfenster findest du das Feld für den Positionsrabatt
Wähle zwischen einem fixen Betrag oder einem Prozentsatz
Der Rabatt wird direkt unter der Position angezeigt
Beide Rabattarten können kombiniert werden – der Positionsrabatt wird zuerst auf die Einzelposition angerechnet, der Gesamtrabatt danach auf die Netto-Summe.
Rechnungsfelder
Im Gegensatz zu Angeboten hat eine Rechnung zwei zusätzliche Felder:
Zahlungsbedingung: Wähle eine deiner hinterlegten Zahlungsbedingungen aus. Diese legen das Zahlungsziel fest und enthalten eine Beschreibung, die auf der ausgestellten Rechnung unter den Positionen erscheint. Zahlungsbedingungen verwaltest du unter Rechnungen → Einstellungen → Zahlungsbedingungen.
Leistungsdatum: Optionales Feld, vorausgefüllt mit dem heutigen Datum. Du kannst es anpassen oder entfernen. Auf der Rechnung erscheint es als „Erfüllungsdatum".
Was auf der Rechnung erscheint
Im Entwurf:
In der Vorschau siehst du: Auftragsnummer, Rechnungsnummer (zeigt „Entwurf", noch keine Nummer vergeben), Erstellungsdatum und Erfüllungsdatum. In den Details rechts: Leistungsdatum. Ein Fälligkeitsdatum gibt es im Entwurf noch nicht.
Nach dem Ausstellen:
Die Rechnungsnummer wird vergeben.
In der Vorschau erscheinen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Erfüllungsdatum.
In den Details rechts: Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingung (Zahlungsziel und Beschreibungstext).
Das Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet: Ausstellungsdatum + Zahlungsfrist der gewählten Zahlungsbedingung. Bei 30 Tagen Zahlungsziel und Ausstellungsdatum 10. März ergibt sich z.B. der 9. April. Nach Ablauf wechselt die Rechnung automatisch in den Status „Überfällig".
Rechnung speichern
Klicke auf "Entwurf speichern". Die Rechnung wird im Entwurfsstatus erstellt und kann weiter bearbeitet werden.
Rechnung versenden
Öffne die Rechnung im Entwurfsstatus
Wähle "Senden und abschließen" aus
Klicke auf "Senden"
Der E-Mail-Dialog öffnet sich:
Empfänger-E-Mail ist vorausgefüllt (wenn beim Kunden hinterlegt)
E-Mail-Vorlage auswählen
Text anpassen
Optional: Auftragsdateien oder eigene Dateien anhängen
Optional: X-Rechnung (XML) anhängen für E-Rechnung
Klicke auf "Senden"
Nach dem Versand wird die Rechnung automatisch ausgestellt, erhält eine Rechnungsnummer und ist nicht mehr bearbeitbar.
Rechnung abschließen ohne Versand
Du kannst eine Rechnung auch ohne E-Mail-Versand abschließen:
Öffne die Rechnung im Entwurfsstatus
Wähle "Nur abschließen" aus
Klicke auf "Abschließen"
Die Rechnung wird automatisch ausgestellt, erhält eine Rechnungsnummer und ist nicht mehr bearbeitbar.
Rechnung als bezahlt markieren
Vollständig bezahlt:
Öffne die ausgestellte Rechnung
Klicke auf "Als bezahlt markieren"
Bestätige den Zahlungseingang
Die Rechnung wechselt in den Status "Bezahlt"
Teilzahlung erfassen:
Öffne die Rechnung
Klicke auf "Teilzahlung hinzufügen"
Gib Betrag und Datum ein
Die Rechnung zeigt den offenen Restbetrag
Hinweis: Es kann nur eine (1) Teilzahlung erfasst werden. Danach muss die Rechnung als vollständig bezahlt markiert werden. Für mehrere Teilzahlungen nutze Teilrechnungen.
Wichtig: Bezahlt-Status ist endgültig
Eine als bezahlt markierte Rechnung kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfe daher sorgfältig, bevor du den Status setzt.