Erfasste Projektzeiten kannst du direkt beim Erstellen einer Rechnung übernehmen. Meisterwerk zeigt dir alle fakturierbaren Stunden zum ausgewählten Auftrag und fügt sie mit einem Klick als Positionen ein.
Voraussetzungen
Der Auftrag muss fakturierbare Stunden haben
Die Einstellungen für fakturierbare Stunden sind konfiguriert
Fakturierbare Stunden zur Rechnung hinzufügen
So fügst du fakturierbare Stunden hinzu:
Öffne Rechnungen und klicke auf Neue Rechnung
Wähle Kunde und Auftrag aus
Sobald du einen Auftrag ausgewählt hast, prüft Meisterwerk automatisch auf fakturierbare Stunden
Bei vorhandenen Stunden erscheint der Button "+Fakturierbare Stunden" (neben "Position einfügen" und "Aus Katalog einfügen")
Klicke auf +Fakturierbare Stunden
Im neuen Fenster siehst du alle fakturierbaren Stunden des Auftrags
Hinweis: Wenn der Button nicht erscheint, hat der Auftrag keine erfassten fakturierbaren Stunden.
Das "fakturierbare Stunden"-Fenster verstehen
Das Fenster zeigt dir zwei Bereiche:
Bereich 1: Unverbuchte Einträge (oben) Hier siehst du alle fakturierbaren Stunden, die noch nicht in Rechnungen verwendet wurden:
Datum: Wann die Stunden erfasst wurden
Bezeichnung: Kombination aus Leistung und Kategorie (z.B. "Meister Arbeitszeit")
Nutzer: Wer die Stunden geleistet hat
Menge: Stunden als Dezimalzahl und in Stunden:Minuten (z.B. 3,92 h / 3:55)
Einzelpreis: Preis pro Stunde
USt: Umsatzsteuersatz
Summe: Gesamtbetrag für diese Position
Bereich 2: Bereits verbuchte Einträge (unten) Hier siehst du fakturierbare Stunden, die bereits verwendet wurden:
Status "Verbucht": Stunde wurde in einer anderen Rechnung verwendet
Status "Diese Rechnung": Stunde wurde bereits in der aktuellen Rechnung hinzugefügt
Wenn alle fakturierbaren Stunden bereits verwendet sind, zeigt der obere Bereich den Hinweis: "Keine unverbuchten Einträge für diesen Auftrag".
Stunden auswählen
Alle unverbuchten Stunden sind standardmäßig angehakt
Du kannst einzelne Stunden durch Klick auf die Checkbox ab- oder anwählen
Mit dem Häkchen oben links wählst du alle auf einmal
Die Summe der ausgewählten Stunden wird unten angezeigt
Du musst nicht alle Stunden übernehmen – wähle nur die Stunden aus, die du in dieser Rechnung abrechnen möchtest.
Kategorien zusammenfassen
Mit dem Schalter "Kategorien zusammenfassen" kannst du die Darstellung ändern.
Schalter deaktiviert (Standard): Du siehst Datum und Nutzer für jeden Eintrag.
Schalter aktiviert: Stunden werden nach Bezeichnung gruppiert, du siehst nicht mehr Datum und Nutzer der einzelnen Einträge und hinter der Bezeichnung steht, wie viele Einträge zusammengefasst wurden.
Zur Rechnung hinzufügen
So fügst du die Stunden ein:
Wähle die gewünschten Stunden aus (mit/ohne Kategorien zusammenfassen)
Klicke auf "Zur Rechnung hinzufügen"
Die Stunden werden als Positionen in deine Rechnung eingefügt
Du siehst Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag
Die hinzugefügten Positionen kannst du wie alle anderen Rechnungspositionen bearbeiten: Klicke auf die Position, ändere im Bearbeitungsfenster Bezeichnung, Menge, Preis oder füge einen Positionsrabatt hinzu (als fixer Betrag oder Prozentsatz).
Wichtig: Die hinzugefügten Stunden werden zu normalen Rechnungspositionen. Sie bleiben nicht dynamisch mit den ursprünglichen Zeiterfassungen verbunden.
Was passiert nach dem Hinzufügen?
Sobald fakturierbare Stunden in einer Rechnung verwendet wurden:
Im Auftrag:
Die Stunden können nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden
Das Label ändert sich von "Offen" zu einem neuen Status
Bei Statuswechsel der Rechnung auf "Ausgestellt":
Das Label zeigt "<Rechnungsnummer> Ausgestellt"
Die Stunden sind endgültig gesperrt
Mehrfachverwendung:
Bereits verwendete Stunden können nicht nochmal hinzugefügt werden
Weder in der gleichen noch in einer anderen Rechnung
Du siehst sie im Fenster im Bereich "Bereits verbuchte Einträge"
Diese Mechanismen stellen sicher, dass Stunden nicht doppelt abgerechnet werden.
Unterschied zwischen den Abrechnungsmodi
Mit Kategorien und Leistungen: Der Einzelpreis kommt von der verknüpften Leistung aus dem Katalog. Beispiel: Kategorie "Arbeitszeit" ist mit Leistung "Meister" (80 €/h) verknüpft – alle Stunden dieser Kategorie werden mit 80 € abgerechnet.
Mit benutzerspezifischen Stundensätzen: Der Einzelpreis kommt vom eingestellten Stundensatz des Nutzers. Beispiel: Standard-Stundensatz 50 €, Nutzer "Max Müller" hat 90 € – Stunden von Max werden mit 90 € abgerechnet, alle anderen mit 50 €.
Den Abrechnungsmodus legst du in den Einstellungen fest.