Vue d'ensemble
La création d'une facture pour une réservation est un processus fondamental dans la gestion d'un port de plaisance, garantissant l'exactitude des transactions financiÚres et promouvant la transparence avec les plaisanciers. Ce guide explique les étapes à suivre pour créer et exporter efficacement des factures à partir d'une seule réservation.
Ătape 1 : SĂ©lectionner une rĂ©servation ou une demande
Dans un premier temps, nous devons sélectionner la réservation ou la demande pour laquelle nous voulons créer une facture.
L'une des façons d'accéder aux demandes de réservation est également via le profil du client:
đĄ Bien entendu, les demandes ou les rĂ©servations sont accessibles en cliquant sur " Demandes " ou " RĂ©servations " dans le menu de gauche.
Une fois sur la page de réservation, cliquez sur 'Traiter les frais' pour accéder à l'aperçu financier de la réservation :
Ătape 2 : PrĂ©paration des dĂ©bits pour la facturation
Au cours de cette étape, il convient de vérifier que tous les frais liés à la réservation ont été correctement enregistrés.
Il peut s'agir des frais d'amarrage, des frais de services publics et de tous les services supplémentaires utilisés par le plaisancier.
đĄ Si une charge particuliĂšre manque, il suffit de l'ajouter en cliquant sur le bouton "Ajouter une charge" en haut Ă droite :
Ătape 3 : Ajouter des dĂ©bits Ă une facture
Ajoutez maintenant tous les débits à la facture que vous souhaitez émettre.
Pour ce faire, sélectionnez la section "Non facturée" dans la barre supérieure :
Une fois sur place, il suffit de cliquer sur la case à cocher en haut à gauche pour sélectionner toutes les dépenses en une seule étape :
đĄ Bien entendu, il est Ă©galement possible de facturer des dĂ©penses individuelles. Pour ce faire, il suffit de sĂ©lectionner celles que vous souhaitez facturer.
Une fois la sélection effectuée, cliquez sur "Ajouter à la facture".
Un aperçu final de la facture s'ouvre sur le cÎté droit, avec le choix par défaut de "Brouillon".
Comme nous nous sommes déjà assurés que tous les frais ont été ajoutés et qu'il n'y aura pas d'autres frais pour cette réservation à l'avenir, nous sélectionnons maintenant "Issued":
đĄ N'oubliez pas qu'une fois Ă©mise, la facture ne peut plus ĂȘtre modifiĂ©e. Assurez-vous que tous les dĂ©tails sont corrects avant de finaliser.
Enfin, cliquez sur "Créer une facture" pour finaliser le processus :
Ătape 5 : Gestion et exportation des factures
Pour exporter la facture que vous venez de créer, cliquez sur le bouton "Factures" dans le menu de gauche :
Vous trouverez ici toutes les factures, classées par date d'émission.
Pour visualiser la facture que vous venez de créer, il vous suffit de sélectionner celle qui se trouve en haut de la liste pour en voir les détails et l'exporter au format PDF :
L'option d'exportation de la facture se trouve dans le coin supérieur droit.
Ătape 6 : Exporter des factures par lot
En revenant Ă "Toutes les factures", les factures peuvent ĂȘtre exportĂ©es Ă l'aide du menu dĂ©roulant situĂ© en haut Ă droite de l'onglet.
Les formats d'exportation disponibles sont XLS, CSV et PDF, pour faciliter l'intégration avec les systÚmes de comptabilité ou pour une analyse détaillée :
đ Si vous avez besoin d'aide, contactez notre Ă©quipe d'assistance en utilisant l'icĂŽne Messenger en bas Ă droite.