ในกรณีเร่งด่วนหรือการดำเนินโครงการที่ต้องใช้จ่ายทันที เงินทดรองจ่าย จึงเข้ามามีบทบาทในฐานะเงินที่กิจการสำรองไว้ให้พนักงานเบิกไปใช้ก่อนล่วงหน้า อย่างไรก็ตาม การบริหารจัดการเงินส่วนนี้จำเป็นต้องมีการบันทึกบัญชีที่ชัดเจนและตรวจสอบได้ บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจความหมายของเงินทดรองจ่าย พร้อมวิธี การบันทึก เงินทดรองจ่าย

เงินทดรองจ่าย คืออะไร ? (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)

เงินทดรองจ่าย คือ เงินที่กิจการสำรองไว้ เพื่อให้พนักงานผู้ขอเบิกได้เบิกเงินล่วงหน้าสำหรับการใช้จ่าย เพื่อซื้อสินค้าหรือบริการตามความจำเป็นในกรณีเร่งด่วนหรือสำหรับงานโครงการ ซึ่งมีทั้งเงินทดรองจ่ายที่เบิกเป็นเงินสดและเงินทดรองจ่ายที่จ่ายเป็นเช็ค เนื่องจากการเบิกจ่ายตามปกติของกิจการ เช่น การจ่ายเช็คหรือโอนเงินเข้าบัญชี มีขั้นตอนการจัดทำและอนุมัติเป็นรอบที่กำหนด ทำให้ไม่ทันต่อการใช้จ่าย

ขั้นตอนการบันทึกเงินทดรองจ่าย มีดังนี้

การขอเบิกเงินทดรองจ่าย
การบันทึกจ่ายด้วย “เงินทดรองจ่าย”
การเคลียร์เงินทดรองจ่าย

1. การบันทึก เงินทดรองจ่าย ขั้นตอนการขอเบิกเงินทดรองจ่าย

1.1. สร้างช่องทาง “เงินทดรองจ่าย”

สร้างช่องทางเงินทดรองจ่ายที่เมนูการเงิน
โดยเข้าเมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > กด “+เพิ่มช่องทางการเงิน”

ระบุข้อมูล เพื่อเพิ่มบัญชีเงินทดรองจ่าย

เลือก “พื้นฐาน” หรือ “ขั้นสูง”
ประเภทช่องทางการเงิน : เงินสด
ชื่อช่องทางการเงิน : ระบุชื่อตามที่ต้องการและลักษณะการใช้งาน เช่น เงินทดรองจ่าย , เงินทดรองจ่ายกรรมการ , เงินทดรองจ่ายนาย…. เป็นต้น
คำอธิบายช่องทางการเงิน : ระบุหรือไม่ระบุก็ได้
เลือกใช้สำหรับรับเงิน/ใช้สำหรับจ่ายเงิน :
- ใช้รับเงิน : เมื่อสร้างเอกสารรายรับจะมีช่องทางการเงินเงินสดย่อยนี้ให้เลือกรับชำระ
- ใช้จ่ายเงิน : เมื่อสร้างเอกสารรายจ่ายจะมีช่องทางการเงินเงินสดย่อยนี้ให้เลือกจ่ายชำระ

เมื่อระบุข้อมูลครบถ้วนแล้ว จากนั้นกด “+เพิ่มเงินสด“

1.2. เบิกเงินจากกิจการมาตั้งเป็น "เงินทดรองจ่าย"

เมื่อสร้างบัญชีเงินทดรองจ่ายแล้ว จากนั้นจะเป็นการเบิกเงินจากกิจการมาตั้งเป็นเงินทดรองจ่าย โดยทำรายการโอนเงินจากช่องทางเงินสด/ธนาคารของกิจการเข้าช่องทางเงินทดรองจ่าย

เลือกช่องทางเงินสด/ธนาคาร ที่ต้องการใช้โอนเงินเข้าบัญชีเงินทดรองจ่าย