ในการบริหารจัดการทรัพย์สินและบัญชีของธุรกิจ หากมีการปรับลดราคาหรือส่งคืนสินทรัพย์ การบันทึกรับ ใบลดหนี้ จากการซื้อสินทรัพย์ ถือเป็นขั้นตอนสำคัญที่นักบัญชีต้องจัดการให้ถูกต้อง แต่เนื่องจากระบบมาตรฐานในปัจจุบันยังไม่รองรับการกดสร้างใบลดหนี้เชื่อมต่อจากเอกสารซื้อสินทรัพย์ได้โดยตรง
คู่มือฉบับนี้ จึงถูกจัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการประยุกต์ทำรายการแบบทีละขั้นตอน ที่จะช่วยให้คุณสามารถบันทึก ใบลดหนี้ จากการซื้อสินทรัพย์ ในหน้าฟังก์ชันระบบ ได้อย่างสมบูรณ์ ทั้งนี้ก็เพื่อให้ยอดภาษีซื้อ ยอดหนี้คงค้างที่ต้องชำระ และมูลค่าราคาทุนของสินทรัพย์ ถูกปรับลดอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ทางบัญชีและภาษีอากรมากที่สุด
1. ที่ไปที่มา และความจำเป็นที่ต้องทำ ใบลดหนี้ จากการซื้อสินทรัพย์
การบันทึกใบลดหนี้จากการซื้อสินทรัพย์ด้วยวิธีนี้ มีความสำคัญใน 3 มิติหลัก ดังนี้
ด้านภาษี: เพื่อปรับปรุงและลดยอด "ภาษีซื้อ" ให้ถูกต้องตามความเป็นจริงและสอดคล้องกับข้อกำหนดของกรมสรรพากร
ด้านบัญชีสินทรัพย์: เพื่อลด "ราคาทุนของสินทรัพย์" ให้สะท้อนมูลค่าที่แท้จริง ซึ่งเป็นฐานสำคัญที่ส่งผลโดยตรงต่อการคิดคำนวณค่าเสื่อมราคาในอนาคต
ด้านยอดเจ้าหนี้: เพื่อเคลียร์และปรับลดยอดหนี้คงค้างในระบบ ให้ตรงกับยอดจริงที่เราต้องชำระให้กับซัพพลายเออร์
2. ขั้นตอนการบันทึก ใบลดหนี้ จากการซื้อสินทรัพย์ ในระบบ
มาเริ่มทำตามกันไปทีละขั้นตอนแบบจับมือทำกัน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่หน้าสร้างใบลดหนี้
เข้าไปที่เมนู รายจ่าย > รับใบลดหนี้ > กดสร้าง
ขั้นตอนที่ 2: ระบุข้อมูลส่วนหัวเอกสาร
เมื่อเข้าสู่หน้า "สร้างรับใบลดหนี้" ระบบจะแสดงหน้าจอในส่วนของ รูปแบบการสร้าง และ เลือกเอกสารอ้างอิง ให้คุณทำตามขั้นตอน ดังนี้
2.1. กำหนดรูปแบบการสร้าง
ให้คลิกเลือก "ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม" > จากนั้น คลิกปุ่ม "ถัดไป"
อธิบายเพิ่มเติม: สาเหตุที่ต้องเลือกตัวเลือกนี้ เนื่องจากระบบมาตรฐานยังไม่รองรับการดึงเอกสารซื้อสินทรัพย์โดยตรง หากคุณเลือก "อ้างอิงจากเอกสารเดิม" ช่องประเภทเอกสารจะมีให้เลือกเพียงแค่ "ใบจ่ายเงินมัดจำ" กับ "บันทึกซื้อสินค้า/ค่าใช้จ่าย" เท่านั้น
2.2. กรอกข้อมูลส่วนหัวเอกสาร (รับใบลดหนี้ CNX)
หลังจากเลือก ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม แล้ว ให้ดำเนินการต่อเพื่อระบุข้อมูลสำคัญ ดังต่อไปนี้
อ้างอิง: พิมพ์ระบุ "เลขที่เอกสารซื้อสินทรัพย์ (รหัส PA)" ใบเดิม เพื่อใช้เป็นจุดเชื่อมโยงข้อมูลในการค้นหาและตรวจสอบย้อนหลัง
ชื่อผู้ขาย: กดค้นหาและเลือกซัพพลายเออร์ เจ้าเดียวกับที่คุณซื้อสินทรัพย์มา
วันที่ออก: ระบุวันที่ตามที่ปรากฏบนหน้าเอกสารใบลดหนี้ (กระดาษ) ที่ได้รับจริงจากซัพพลายเออร์
คำอธิบายอย่างย่อ: ให้พิมพ์ระบุเหตุผลในการลดหนี้สั้น ๆ พร้อมใส่เลขที่เอกสาร PA เดิมกำกับไว้ (เช่น ใบลดหนี้เนื่องจากได้รับส่วนลดเพิ่ม สินทรัพย์ PA-20260400001) เพื่อให้ระบบนำข้อมูลไปบันทึกในสมุดบัญชีรายวันอย่างถูกต้อง
หมายเหตุสำหรับผู้ขาย: พิมพ์รายละเอียดหรือเหตุผลเต็มของการลดหนี้เพิ่มเติม โดยข้อความในส่วนนี้จะไปแสดงบนหน้ากระดาษพิมพ์เอกสาร PDF (หากไม่มีรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถเว้นว่างไว้ได้)
ขั้นตอนที่ 3: การระบุรายการตาราง
เลื่อนลงมาที่ส่วนของตารางรายการ ให้ดำเนินการระบุข้อมูลเพื่อปรับปรุงมูลค่าสินทรัพย์ ดังนี้
ช่องเลือกสินค้า/บริการ: ปล่อยว่างไว้เป็น "เลือกสินค้า/บริการ" ตามเดิม (เนื่องจากระบบ PEAK ล็อกให้ผูกกับหมวดสินค้าคงเหลือ ไม่สามารถผูกกับบัญสินทรัพย์ถาวรจากหน้าต่างเพิ่มสินค้าใหม่ได้)
ช่องคำอธิบายรายการ: ให้พิมพ์ชื่อรายการสินทรัพย์ถาวรตัวเดิมที่ต้องการลดหนี้ลงไปตรงๆ ได้เลย (ตัวอย่าง: พิมพ์ว่า
DELL-V1 (COM-001))
บัญชี (สำคัญที่สุด): ห้ามเลือกเป็นบัญชีซื้อสินค้า หรือบัญชีค่าใช้จ่ายทั่วไปเด็ดขาด! ให้คลิกและพิมพ์ค้นหา "รหัสบัญชีสินทรัพย์ถาวรตัวเดิม" (ตัวอย่าง: บัญชี [สินทรัพย์] เครื่องมือและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์) ซึ่งเป็นผังบัญชี (สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน) ตัวเดียวกับที่คุณเคยบันทึกไว้ในเอกสารตอนซื้อ เพื่อสั่งให้ระบบไปลดยอดราคาทุนของสินทรัพย์ทางฝั่งเครดิต (Credit) ได้อย่างถูกต้อง
จำนวน / ราคาต่อหน่วย: ระบุจำนวนชิ้น และมูลค่าที่ได้รับลดหนี้ (มูลค่าก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม) ตามจริง
ภาษี: เลือกประเภทภาษีให้ตรงตามใบลดหนี้กระดาษที่ได้รับ (ตัวอย่าง: VAT 7%)
ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบและบันทึกเอกสาร (รับใบลดหนี้ CNX)
เมื่อเลื่อนลงมาด้านล่างสุดของหน้าจอ ให้ดำเนินการ ดังนี้
4.1. ตรวจสอบยอดเงินในกล่อง "สรุปข้อมูล"
จำนวนเงินทั้งสิ้น: ตรวจสอบดูว่ายอดรวมสุทธิ (รวม VAT แล้ว เช่น
5,350.00บาท) ตรงกับเอกสารใบกระดาษที่ได้รับมาจากซัพพลายเออร์จริงหรือไม่
ข้อมูลเพิ่มเติม: การจัดการยอดเงิน (ส่วนรับชำระเงิน)
ก่อนทำการบันทึกเอกสาร ให้ตรวจสอบรูปแบบการได้รับเงินคืนจากซัพพลายเออร์
กรณีที่ซัพพลายเออร์โอนเงินคืนมาให้ทันที: ให้ติ๊กเลือก "ช่องทางการรับชำระเงิน" ระบุวันที่ และเลือกบัญชีธนาคารที่ได้รับเงินโอนคืนให้ถูกต้อง
กรณีต้องการนำใบลดหนี้ไปหักลบกับยอดหนี้ค้างชำระ (ไม่ได้เงินคืนเป็นเงินสด): ให้กดคลิกเลือกที่คำว่า "ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)" ที่มุมขวาบนของกล่อง เพื่อให้ระบบนำยอดไปตั้งรอลดหนี้ค้างจ่ายแทน
หมายเหตุ: หากต้องการกดเพียงแค่ "บันทึกร่าง" สามารถเลือกช่องทางใดค้างไว้ก็ได้ หรือกดบันทึกร่างได้ทันทีโดยระบบจะไม่บังคับตรวจสอบส่วนนี้
4.2. เลือกสถานะการบันทึกเอกสาร (มี 2 ทางเลือก)
ปุ่ม "บันทึกร่าง": ใช้ในกรณีที่ต้องการบันทึกข้อมูลไว้ก่อนชั่วคราว เพื่อรอให้หัวหน้างานหรือฝ่ายบัญชีมาตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง (เอกสารสถานะนี้จะยังไม่บันทึกบัญชี)
ปุ่ม "อนุมัติรับใบลดหนี้": หากตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้วและยอดเงินตรงกับใบกระดาษ ให้กดปุ่มนี้เพื่อยืนยันการบันทึกเอกสารเข้าสู่ระบบอย่างเป็นทางการ ซึ่งระบบ PEAK จะทำการปรับปรุงบัญชีลดยอดสินทรัพย์และปรับปรุงภาษีซื้อให้ทันที
- จบขั้นตอน วิธีการบันทึกรับ ใบลดหนี้ จากการซื้อสินทรัพย์ ใน PEAK -