วิธีการตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้เปรียบเทียบกับหน้างบทดลองไม่เท่ากัน ตรวจสอบได้ทั้งหมด 2 กรณี ดังนี้
1.ยอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า
สำหรับกรณีที่ยอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุลูกหนี้ หรือในงบทดลองแสดงยอดคงเหลือผิดฝั่ง (แสดงยอดคงเหลือฝั่งเครดิต)
วิธีการตรวจสอบมีทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้
วิธีการตรวจสอบมีทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้
1. เตรียมข้อมูล : พิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างการพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท
ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล
2. เปรียบเทียบข้อมูลรายงานงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้า
การตรวจสอบในขั้นตอนนี้ทำเพื่อหาส่วนต่างระหว่างยอดคงเหลือในงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้าคงเหลือ
ตัวอย่างยอดคงเหลือในงบทดลอง
ช่วงเวลาที่เลือกดูข้อมูล แบบก่อนปิดรายได้ค่าใช้จ่าย 01/01/2023 - 31/12/2023 กดดูข้อมูลแสดงบัญชีย่อยลูกหนี้การค้าที่ต้องการตรวจสอบ คือ C00000 มียอดคงเหลือใน
"งบทดลองอยู่ 68,315.00 บาท"
ตัวอย่างรายงานอายุลูกหนี้การค้า
พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า ณ วันที่ 31/12/2023
ผู้ติดต่อรหัส C00000 ใน "รายงานอายุลูกหนี้การค้ามียอด 58,315 บาท"
(โดยดูมูลค่าคงเหลือรวมที่ช่องคอลัมน์ T : รวม)
3. ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาที่มาของผลต่าง
นำข้อมูลของทั้ง 2 ไฟล์ให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน (รายงานอายุลูกหนี้การค้า และรายงานบัญชีแยกประเภท) เพื่อตรวจว่าเอกสารใดทำให้เกิดผลต่าง
ใช้สูตร =VLOOKUP เข้ามาช่วยเพื่อจับคู่เอกสารในรายงานบัญชีแยกประเภท
ใช้สูตร =VLOOKUP เข้ามาช่วยเพื่อจับคู่เอกสารในรายงานบัญชีแยกประเภท
3.1.1 สูตรที่ได้ คือ =VLOOKUP(G3,รายงานอายุลูกหนี้!$D:$D,1,FALSE)
3.1.2 Double คลิกที่จุดสีเขียว เพื่อให้สูตรรันไปรายการอื่น ๆ
3.1.3. คอลัมน์ I2 ใช้สูตร Sort & Filter เพื่อหารายการที่ไม่มีคู่
3.1.4. กรองเฉพาะรายการที่แสดง #N/A เพราะเป็นรายการที่ไม่มีคู่ และเป็นรายการที่ไม่แสดงในรายงานอายุหนี้ และคลิกเข้าดูที่เอกสาร
3.1.5. หากมีการชำระในปี ให้จับคู่รายการที่ถูกจ่ายแล้ว และดูที่ คอลัมน์ G ว่ารายการใดไม่แสดงเลขที่อ้างอิง นั่นหมายถึง มีการบันทึกรายการที่สมุดรายวันโดยตรง (JV) ข้อมูลจึงไม่แสดงในรายงานอายุลูกหนี้
2. ยอดคงเหลือในงบทดลองน้อยกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า
วิธีการตรวจสอบมีทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้
วิธีการตรวจสอบมีทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้
1. เตรียมข้อมูล : พิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างการพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท
ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล
2. เปรียบเทียบข้อมูลรายงานงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้า
การตรวจสอบในขั้นตอนนี้ทำเพื่อหาส่วนต่างระหว่างยอดคงเหลือในงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้าคงเหลือ
ตัวอย่างยอดคงเหลือในงบทดลอง
ช่วงเวลาที่เลือกดูข้อมูล แบบก่อนปิดรายได้ค่าใช้จ่าย 01/01/2023 - 31/12/2023 กดดูข้อมูลแสดงบัญชีย่อยลูกหนี้การค้าที่ต้องการตรวจสอบ คือ C00000 มียอดคงเหลือใน
"งบทดลองอยู่ 15,515.00 บาท"
ตัวอย่างรายงานอายุลูกหนี้การค้า
พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า ณ วันที่ 31/12/2023
ผู้ติดต่อรหัส C00000 ใน "รายงานอายุลูกหนี้การค้ามียอด 58,315 บาท"
(โดยดูมูลค่าคงเหลือรวมที่ช่องคอลัมน์ T : รวม)
3. ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาที่มาของผลต่าง
นำข้อมูลของทั้ง 2 ไฟล์ให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน (รายงานอายุลูกหนี้การค้า และรายงานบัญชีแยกประเภท) เพื่อตรวจว่าเอกสารใดทำให้เกิดผลต่าง
ใช้สูตร =VLOOKUP เข้ามาช่วยเพื่อจับคู่เอกสารในรายงานอายุลูกหนี้
ใช้สูตร =VLOOKUP เข้ามาช่วยเพื่อจับคู่เอกสารในรายงานอายุลูกหนี้
3.1.1 สูตรที่ได้ คือ =VLOOKUP(D3,บัญชีแยกประเภท!$G:$G,1,FALSE)
3.1.2 Double คลิกที่จุดสีเขียว เพื่อให้สูตรรันไปรายการอื่น ๆ
3.1.3. คอลัมน์ U2 ใช้สูตร Sort & Filter เพื่อหารายการที่ไม่มีคู่
3.1.4. กรองเฉพาะรายการที่แสดง #N/A เพราะเป็นรายการที่ไม่มีคู่ และเป็นรายการที่ไม่แสดงในรายงานอายุเจ้าหนี้ และคลิกเข้าดูที่เอกสาร
3.1.5. คลิกเข้าดูที่เอกสาร
ดูการบันทึกบัญชีว่าเพราะสาเหตุใดยอดของเอกสารรายรับที่บันทึกตั้งหนี้ไว้ จึงไม่แสดงที่ บัญชีแยกประเภท
สาเหตุที่เอกสารรายรับไม่แสดงยอดที่บัญชีแยกประเภท เกิดจากการบันทึกบัญชีถูกยกเลิก ตามรูปภาพตัวอย่างด้านล่างนี้ หรือมีการแก้ไขสมุดบัญชีรายวัน โดยเปลี่ยนผังการบันทึกบัญชีที่ไม่ใช่การ เดบิต ลูกหนี้การค้า เป็นต้น จึงส่งผลให้ยอดในบัญชีแยกประเภทแสดงมูลค่าคงเหลือน้อยกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า
- จบขั้นตอน วิธีการตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้และงบทดลองไม่เท่ากัน -
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับวิธีการตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้และงบทดลองไม่เท่ากัน