Cet article vous guide à travers:

Il existe plusieurs points d'entrée pour créer une soumission. Peu importe celui que vous choisissez, vous arrivez à la même page de création.

Depuis le tableau des prospects.

Depuis la section soumission.

Depuis la fiche client.

Sur la page de création, l'adresse se remplit automatiquement avec l'adresse de facturation inscrite dans la fiche du prospect. Un aperçu de carte vous permet de visualiser l'emplacement.

Vous pouvez modifier cette adresse si les travaux doivent être réalisés à un autre endroit. À noter que l'adresse de facturation reste quand même sur la soumission.

Vos services apparaissent dans la soumission. Si vous débutez avec PlanOps, vous devez d'abord créer vos services. Voir article « Créer des services ».

Ajoutez un service, puis sélectionnez-le pour l'ajouter à la soumission.

Selon le service, vous pouvez ajuster le prix unitaire et la quantité. Par exemple, pour une installation de pavé uni facturée au pied carré, vous pouvez modifier le prix au pied carré et entrer la superficie (ex. 500 pi²).

A noter que si vous changez le prix unitaire directement depuis la soumission, cela ne changera le prix uniquement pour cette soumission. Lorsque vous ré-utiliserez ce service, la valeur du prix unitaire se remettra par la valeur que vous aviez mis au départ, par default dans votre création de service.

Exemple ci dessous :

Pour les services facturés au pied carré, vous pouvez utiliser l'outil de mesure plutôt que d'entrer la quantité à la main. Dessinez la zone directement sur la carte en plaçant vos points; PlanOps calcule automatiquement la superficie et l'applique au service.

Note : plusieurs types de mesure sont disponibles selon le service. Voir article « Créer des services ».

Outils de mesure = le mètre bleu.

On choisit son type de mesure et trace avec des points.

On l'applique au service et la quantité de pied carré que l'outils a calculé se met automatiquement sur le service.

Vous pouvez masquer la quantité et le prix unitaire d'un service sur la soumission afin de ne montrer que le montant final au client. Vous pouvez aussi choisir de les laisser visibles.

Cacher quantité & prix unitaire :

On clique sur l'œil vert.

Aperçu dans la soumission (ce que le client voit).

Cacher la ligne au complet (quantité, prix unitaire et total) et fait apparaitre seulement le nom du service :

On clique sur le signe du $ vert.

Aperçu dans la soumission (ce que le client voit).

*Le montant est calculé même si la ligne est cachée*

Un dépôt est demandé par défaut (par exemple 20 % avant taxes). Ce pourcentage par défaut se configure dans les paramètres d'application. Voir article « Les paramètres d'application ».

Pour une soumission précise, vous pouvez toujours modifier le pourcentage ou fixer le montant du dépôt que vous voulez. Vous pouvez aussi arrondir le montant pour le client.

Les instructions proviennent du modèle défini dans les paramètres d'application (donc vont se remplir automatiquement à chaque soumission), mais vous pouvez les personnaliser pour une soumission précise (ex. « Dépôt requis de 20 % à la signature »).

Les notes externes sont des notes de bas de page visibles par le client, non liées à la description des services. Elles servent à donner des précisions sur le projet (ex. « Travaux réalisables la semaine du 20 »).

Les notes internes sont réservées à vous et à votre équipe : elles ne sont pas visibles par le client (ex. « Terrain en pente, attention de trébucher »).

Vous pouvez joindre des photos ou des vidéos à la soumission, en distinguant ce que le client voit de ce qui reste interne :

Astuce : vous pouvez aussi ajouter une vidéo prise sur place, avec vos notes audio et visuelles, pour vous y référer plus tard — pratique quand un projet s'étire dans le temps.

Une fois que la soumission est remplie, cliquez sur "Soumettre" ; une fenêtre va s'ouvrir et vous pourrez ensuite cliquer sur « Prévisualisation » pour voir la soumission telle que le client la recevra. Vous y retrouvez vos services, le dépôt, les codes de taxe, vos notes externes (les notes internes n'y apparaissent pas) et les conditions générales.

Prévisualisation de la soumission.

Si votre logo ou vos informations n'apparaissent pas dans l'en-tête, vous pouvez les configurer dans les paramètres d'application. Voir article « Les paramètres d'application ».

A noter que vous pouvez aussi la prévisualiser lors de sa création en cliquant sur "Prévisualiser" en haut de la soumission.

La soumission comporte deux espaces de signature : la vôtre et celle du client. Pour signer, cliquez sur le X, puis dessinez votre signature. Vous pouvez aussi l'effacer et écrire votre nom : le système génère alors une signature électronique par défaut.

Une fois la soumission prête, vous avez deux options :

Pour envoyer par courriel via votre propre adresse, vous devez avoir connecté vos courriels dans les paramètres d'application. Vous pouvez alors choisir de quelle adresse le courriel est envoyé, ajouter un message au client, puis cliquer sur « Envoyer ». Un message confirme que le courriel a été envoyé avec succès. Voir article « Les paramètres d'application ».

Lorsqu'on clique sur "Envoyer", cette fenêtre de courriel apparaît.

Une fois la soumission envoyée, vous avez accès à plusieurs actions rapides :

Il ne reste ensuite qu'à planifier un job — un sujet couvert dans un autre article. Voir article « Créer une job ».

L'onglet Soumissions offre un affichage en colonnes, en plus de la vue en liste traditionnelle. Chaque colonne correspond à un statut de soumission, et celles-ci y sont classées automatiquement, ce qui vous donne un aperçu plus clair de l'ensemble de vos soumissions.

Chaque soumission passe par différents statuts au cours de son cycle de vie :

Le statut peut aussi être consulté directement dans la soumission elle-même.

Pour supprimer une soumission, vous devez d'abord revenir à l'affichage en liste, puis cliquer sur l'icône de poubelle rouge. La soumission sera alors déplacée dans la section des soumissions désactivées.

Vous pourrez la réactiver à tout moment en cliquant sur la flèche verte pour la restaurer.

Il est possible de filtrer les soumissions par vendeur, afin d'afficher uniquement celles créées par un membre de l'équipe en particulier.

Les soumissions peuvent être téléchargées de deux façons : individuellement, en cliquant sur les trois points situés sur la ligne de la soumission souhaitée, ou toutes en même temps pour une période donnée, en cliquant sur l'icône représentant une flèche vers le bas.

Télécharger individuellement.

Télécharger pour une même période.

Si vous préférez l'affichage en liste, vous pouvez filtrer les soumissions par statut afin d'afficher uniquement celles partageant le même statut.

Chaque soumission comporte différents onglets : Aperçu, Client, Documents, Paiements et Commentaires.

Une fois la soumission crée, l'étape suivante est de créer une job — un sujet couvert dans un autre article. Voir article « Créer une job ».

💡 Besoin d'un coup de main supplémentaire ?

Vous êtes maintenant prêt à créer et envoyer vos soumissions! Pour toute question spécifique ou si vous rencontrez un comportement inattendu, n'hésitez pas à nous envoyer un message directement via le clavardage de support.