Med Planway følger et kassesystem, hvorigennem du kan registrere dine salg og afstemme kassen løbende.
Introduktion til kasseafstemning
Kasseafstemninger hjælper dig med at holde styr på din forretnings økonomi. Når du laver en kasseafstemning, kontrollerer du, om det, der ligger i din kasse (kontanter og digitale betalinger), stemmer med de salg, du har registreret i perioden.
Det anbefales at afstemme kassen ofte, helst efter hver åbningsdag eller mindst en gang om ugen, da det vil gøre det nemmere og mere overskueligt for dig at opdage og rette eventuelle fejl.
Det er lovpligtigt at gemme sine regnskabsbilag i 5 år.
Sådan laver du en kasseafstemning
For at kunne lave kasseafstemninger i Planways kassesystem, er det vigtigt, at du registrerer alle dine salg i Planway - følg denne guide.
Kassesystemet findes ved at klikke på ikonet med kasseapparatet i øverste højre hjørne. For at lave en kasseafstemning, skal du stå på siden Kasseafstemning i undermenuen. Du kan finde en oversigt over alle dine registrerede salg på siden Salg.
Første gang du skal afstemme kassen
Første gang du skal afstemme kassen, skal du starte med at indtaste beløbet på din kontantbeholdning. Det skal være beløbet, du har liggende kontant i kassen, inden du begynder at registrere salg i Planway.
Dette er blot en engangshandling, for at systemet ved, hvor mange byttepenge, du har liggende fra start.
Er I flere medarbejdere, skal I i øvrigt være opmærksomme på, om I skal afstemme kassen samlet eller hver for sig.
Fremover når du skal afstemme kassen
Nu er du klar til at lave dine daglige kasseafstemninger.
Gå til Kassesystemet via kasseapparat-ikonet øverst til højre
Du lander på siden Kasseafstemning, hvorfra du skal lave din kasseafstemning
Tjek at beløbene på hver betalingsmetode stemmer med dine salg i perioden
Er der en fejl? Se næste afsnit
Optæl din totale kontantbeholdning ved at angive antallet af hver pengetype
Eksempel: Du har tre 20'ere i kassen. Skriv 3 i feltet 20 kr.
Tager du kontanter ud af kassen til banken, skal du angive beløbet i feltet Til bank
Beløbet skal tælles med i optællingen i step 4
Klik Gå videre
Godkend kasseafstemningen ved at trykke på Godkend kasseafstemning
Din kasseafstemning åbner nu i et printervindue. Du kan printe eller blot lukke boksen og Gå tilbage. Dine kasseafstemninger forbliver elektronisk gemt i Planway.
Ønsker du at ændre, hvad der bliver printet med, når du printer dine kasseafstemninger, kan du ændre dine indstillinger under Kassesystemet -> Opsætning.
Har du glemt at afstemme din kasse i en eller flere dage?
Den næste kasseafstemning vil dække perioden fra seneste afstemning blev gennemført til nu. Ønsker du at afstemme for en kortere periode end til dags dato, kan du klikke Afstem for anden periode øverst til højre.
Bemærk, du kan ikke ændre i fra-datoen, da den altid vil starte, når den seneste afstemning blev gennemført. Man må nemlig ikke have huller imellem perioderne.
Ret fejl i kassen
Opdager du en fejl i kassen, skal du sørge for at rette den, inden du godkender kasseafstemningen.
Salg mangler at blive registreret
Har du glemt at registrere et eller flere salg i afstemningsperioden, skal du gå til Kalender og oprette salgene. Du kan klikke Gå til betaling på kundebookingen eller bruge Nyt køb-knappen.
Hvis der er kundebookinger i perioden, der ikke er registreret et salg på, vil det blive vist på Kasseafstemning-siden i en gul bjælke øverst. Du kan klikke på teksten for at få vist en oversigt over bookingerne uden salg.
Forkert betalingsmetode registreret på salg
På Kasseafstemning-siden vises beløbet, der er registreret salg for, på hver betalingsmetode. Hvis et beløb ikke stemmer med dine faktiske salg, kan du klikke på i-ikonet for at få vist en oversigt over de salg, der er registreret med den pågældende betalingsmetode i perioden. Herfra er det også muligt at ændre betalingsmetoden på et registreret salg.
Klik på i-ikonet
Tryk Rediger ud fra det salg, der skal have ændret betalingsmetode
Klik på betalingsmetoden og vælg en ny i menuen
Gem ved at trykke Opdater
Tryk på billederne for fuld visning
Forkert beløb registreret på salg
Hvis et salg er blevet registreret med et forkert beløb i Planways kassesystem, skal du slette salget og registrere det forfra.
Gå til siden Salg i Kassesystemet
Find linjen med det pågældende salg
Klik på ikonet med den røde skraldespand til højre på linjen
Vælg Slet salg
Gå tilbage til Kalender og registrer dit salg forfra med det korrekte beløb
Forkert medarbejder registreret på salg
Hvis et salg er blevet registreret i en forkert medarbejders navn, kan det redigeres fra Kasseafstemning-siden, før kasseafstemningen godkendes.
Klik på i-ikonet ud fra den betalingsmetode, salget er angivet med
Tryk Rediger ud fra det salg, der skal have ændret medarbejder
Klik på medarbejderen og vælg en anden i menuen
Gem ved at trykke Opdater
Tryk på billederne for fuld visning
Forkert dato registreret på salg
Hvis et salg er blevet registreret på en forkert dato Planways kassesystem, skal du slette salget og registrere det forfra.
Gå til siden Salg i Kassesystemet
Find linjen med det pågældende salg
Klik på ikonet med den røde skraldespand til højre på linjen
Vælg Slet salg
Gå tilbage til Kalender og registrer dit salg forfra med den korrekte kvitteringsdato
Har du fortsat en difference på en eller flere betalingsmetoder, kan du tilføje et notat til afstemningen, inden du godkender den, for at redegøre for differencen.
Find tidligere afstemninger
I Planways kassesystem bliver alle dine tidligere kasseafstemninger gemt.
Gå til Kassesystemet via kasseapparat-ikonet øverst til højre
Vælg Tidligere afstemninger i undermenuen
Klik på pilen til højre på linjen for at åbne dokumentet
Ønsker du at ændre, hvad der bliver printet med, når du printer dine kasseafstemninger, kan du ændre dine indstillinger under Kassesystemet -> Opsætning.
Læs også: Kontante udlæg fra kassen
Læs også: Kreditering af salg
Har du spørgsmål, er du velkommen til at skrive til os via chatten nederst til højre på skærmen eller sende en e-mail til info@planway.com