Ce guide explique comment alimenter la base documentaire pour mettre des documents à la disposition des utilisateurs dans PREVISOFT
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Accéder à l'interface dédiée à la gestion de la base documentaire de la liste des Ressources
L'interface de gestion des documents de la base documentaire dans la liste des Ressources est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Liste des ressources
Base documentaire
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Menu Liste des ressources
Menu Base documentaire
Modifier un document
Par défaut, PREVISOFT propose une liste préremplie de documents (pictogrammes), que vous pouvez modifier en fonction de votre sensibilité et de votre culture de la Santé Sécurité
2 façons de rattacher les documents dans l'arbre des entités :
Document rattaché à l'entité RESSOURCES : ce document peut être utilisé dans les fiches PREVISOFT créées dans toutes les entités de l'arbre des entités.
Par exemple : photos du personnel, pictogrammes et logos utilisés dans l'édition des fiches de sécurité au poste, ...
Document rattaché à 1 ou plusieurs entités de l'arbre des entités, différentes de RESSOURCES : ce document peut être utilisé uniquement dans les fiches PREVISOFT créées dans ces entités dans l'arbre des entités.
Par exemple : procédures, plans de masse, ...
Sélectionnez une ou plusieurs entités dans l'arbre des entités à gauche : la liste des documents s'affichent dans le tableau de pilotage à droite
Sélectionnez le document à modifier : une fenêtre s'ouvre à droite pour afficher les informations du document
Cliquez sur le bouton vert Editer en haut à droite pour accéder à la fenêtre Créer ou éditer un document pour modifier le document
Les informations associées au document sont expliquées dans la partie Créer un document ci-dessous
Créer un document
Cliquez sur le bouton Ajouter pour accéder à la fenêtre Créer ou éditer un document de votre nouveau document
Entité de rattachement
Le rattachement à au moins 1 entité est obligatoire.
Sélectionnez :
L'entité RESSOURCES
(par exemple, dans le module COACTIVITE, pour permettre à toutes les interventions de sélectionner un PDF )
et / ou
1 ou plusieurs entités de l'arbre des entités, différentes de RESSOURCES
(par exemple, dans le module COACTIVITE, pour permettre aux interventions de sélectionner un PDF dans certaines entités seulement)
Informations
Le nom du document est obligatoire.
Il doit être précis et compris par tous, le document étant susceptible d’être sélectionné dans les fiches de PREVISOFT.
Le type de document est obligatoire.
Il conditionne l'utilisation du document dans les fiches de PREVISOFT :
Annexe Document Unique (document PDF annexé à la fin du Document Unique)
Pictogramme (logo, pictogramme, ...) :
C'est un document transverse utilisable partout dans l'arbre s'il est rattaché à Ressources, et/ou uniquement dans les entités de rattachements.
Exemple : logo d'une entité, d'un risque, ...Procédure (document PDF annexé à la fin d'un plan de prévention, ...)
Plan de masse (document PDF annexé à la fin d'un plan de prévention, ...)
Document à remettre (document remis au personnel)
Photo (photo de personnel, produit chimique, équipements, déchet, ...)
Ce n'est PAS un document transverse utilisable partout dans l'arbre s'il est rattaché à Ressources, car il concerne un lieu précis.
On ne peut donc sélectionner que des documents de type "Photo" s'ils sont bien rattachés à la même entitéExemple : photo d'une fiche de sécurité au poste
La description du document est facultative.
Elle permet de comprendre l'utilisation exact du document.
Cliquez sur le bouton Sauvegarder au milieu de l'écran pour renseigner les informations suivantes.
Versions du document
Cliquez sur le bouton vert Ajouter pour ajouter une nouvelle version de votre document
Le numéro de version du document est obligatoire
Le contenu du document est obligatoire
Cliquez sur le bouton gris Cliquez ici ou déposez un fichier pour télécharger le fichier associé au document
Le choix d'un Rédacteur est facultatif
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc pour sauvegarder cette version de votre document
Sauvegardez les modifications de votre document avec le bouton Sauvegarder en haut à droite
ATTENTION : NOUVELLE VERSION !!
La nouvelle version de votre document - c'est à dire le dernier document ajouté quelque soit le numéro de version - devient la seule version sélectionnable dans les fiches de PREVISOFT
Les versions précédentes restent rattachées aux fiches existantes de PREVISOFT
ATTENTION : SUPPRESSION !!
Pour supprimer un document (via les boutons Supprimer), il faut d'abord supprimer toutes les versions enregistrées pour ce document, sinon le message s'affiche :
Cet élément est déjà lié à une autre donnée.
Pour supprimer toutes les versions enregistrées pour un document :
Accédez à la fenêtre Créer ou éditer un document (via le bouton Éditer)
Dans le bloc Versions de document, supprimer chaque version du document en cliquant sur le bouton 3 points à droite de la ligne, puis sur le bouton Supprimer, puis sur la confirmation Oui.
Workflow - Statut de validation des document
Gérez le statut de validation des documents à l'aide des fonctionnalités du Workflow