Los Elementos de facturación te permiten registrar, gestionar y facturar entradas financieras que no están basadas en el tiempo registrado. Esto incluye cargos puntuales, servicios de alcance fijo, gastos del cliente y costes internos como el procesamiento de nóminas o los reembolsos.
Complementan Time Tracking, Tarifas fijas e Invoices, dándote control total sobre la facturación no basada en tiempo o basada en cantidades.
Formas de usar los Elementos de facturación
Usa Elementos de facturación para:
Registrar gastos del cliente: catering, costes de viaje, software o gastos repercutidos de proveedores
Facturar servicios no basados en tiempo: entregables fijos, paquetes de consultoría, recargos por urgencia
Gestionar costes internos: procesamiento de nóminas, asignación de salarios, reembolsos internos
Registrar cargos ad hoc: cualquier elemento que deba aparecer en informes o facturas sin estar ligado al tiempo registrado
Los Elementos de facturación pueden ser facturables (incluidos en facturas) o no facturables (solo para seguimiento interno).
Permisos requeridos
Para ver o crear Elementos de facturación, los usuarios deben tener:
Permiso ultimate de Elementos de facturación
Sin este permiso, la sección y las acciones no están disponibles.
Campos y configuración
Al crear un Elemento de facturación, existen dos modos:
Sin unidades (precio total simple)
Recomendado cuando ya conoces el importe final
Requerido: nombre, precio total, fecha
Opcional: cliente, proyecto, usuario, etiquetas, estado de facturable, descripciones interna y para el cliente
Con unidades (precio × cantidad)
Úsalo cuando el precio depende de una cantidad
Requerido: nombre de la unidad (hora, km, ítem), precio por unidad, cantidad
El precio total se calcula automáticamente
Facturable vs no facturable
Facturable: se puede añadir a facturas e impacta la facturación del cliente
No facturable: solo para seguimiento interno
Crear un Elemento de facturación
Hay tres formas de crear un Elemento de facturación:
Atajo de teclado
macOS: ⌃ E
Windows / Linux: Ctrl + E
Abre el formulario para añadir un Elemento de facturación desde cualquier vista.
2. Botón global +
Usa el botón + en la barra superior y selecciona Elemento de facturación.
3. Página de Elementos de facturación
Ve a Finance → Elementos de facturación y haz clic en + Elemento de facturación.
Plantillas de Elementos de facturación
Las plantillas permiten estandarizar y reutilizar configuraciones para costes recurrentes.
Se gestionan en:
Finance → Templates → Elementos de facturación
Las plantillas rellenan automáticamente:
Nombre
Lógica de precios
Cliente y proyecto
Etiquetas
Descripciones
Estado de facturable
Al crear un Elemento de facturación, selecciona Use a template para acelerar el proceso.
Ejemplos de plantillas
A continuación tienes dos plantillas comunes de Elementos de facturación que puedes usar para estandarizar costes relacionados con viajes.
Gastos de viaje
Ideal para gastos de viaje con importes variables.
Cómo funciona:
la unidad está desactivada
el precio total se introduce de forma puntual al crear un nuevo Elemento de facturación
el nombre se reutiliza automáticamente
la descripción interna se reutiliza como contexto para contabilidad
la descripción para el cliente se reutiliza como texto de la línea de la factura
Casos de uso habituales:
vuelos, trenes, taxis
alojamiento
comidas durante viajes de trabajo
cualquier gasto de viaje puntual
Qué sueles completar al usar la plantilla:
precio total
cliente y/o proyecto (opcional, según tu flujo de trabajo)
Reembolso de desplazamiento en vehículo
Usa esta plantilla para el reembolso por kilometraje, donde el precio total debe calcularse a partir de la distancia recorrida.
Cómo funciona:
la unidad está activada (normalmente kilómetro)
el precio por unidad está fijado en la plantilla (por ejemplo, 0,42 EUR por km)
el precio total se calcula automáticamente
el nombre se reutiliza automáticamente
la descripción interna se reutiliza para la lógica del reembolso
la descripción para el cliente se reutiliza como texto de la línea de la factura (si es facturable)
Gestión del cliente:
recomendado: dejar el cliente vacío en la plantilla y seleccionarlo al crear cada Elemento de facturación
opcional: definir el cliente en la plantilla si está pensada solo para un cliente concreto (en ese caso, la plantilla será específica para ese cliente)
Qué sueles completar al usar la plantilla:
cliente (si no está predefinido)
número de kilómetros (cantidad de unidades)
Elementos de facturación y Tarifas fijas
Los Elementos de facturación se conectan directamente con Tarifas fijas.
Las Tarifas fijas generan automáticamente nuevos Elementos de facturación cuando vence una recurrencia.
Esto permite:
un historial de facturación claro
menos trabajo manual
menos facturas olvidadas
Gestión en: Finanzas → Tarifas fijas
Exportar Elementos de facturación
Los Elementos de facturación se pueden exportar para contabilidad, informes o procesamiento externo (por ejemplo, elementos relacionados con nóminas compartidos con una empresa de contabilidad).
Tienes dos opciones:
Exportación rápida desde la página de Elementos de facturación
Ve a Finanzas → Elementos de facturación y usa Exportar para descargar los Elementos de facturación.Exportar usando plantillas de exportación
Si necesitas una estructura de archivo consistente (mismas columnas, mismo orden, mismo formato), usa plantillas de exportación de Elementos de facturación.
Plantillas de exportación
Las plantillas de exportación te permiten definir cómo debe verse el archivo exportado, incluyendo:
qué campos se incluyen (columnas)
el orden de las columnas
una estructura reutilizable para flujos de trabajo de contabilidad o nóminas
Puedes crear y gestionar plantillas de exportación aquí:
Finanzas → Plantillas → Exportación de Elementos de facturación
Por qué es útil:
puedes exportar el mismo formato repetidamente sin reconfigurar columnas
las empresas de contabilidad suelen requerir una estructura estricta
mantiene las exportaciones consistentes entre equipos y periodos de tiempo
Casos de uso habituales:
exportación mensual de gastos para contabilidad
exportación para procesamiento de nóminas (elementos internos)
exportación de reembolsos al cliente (gastos facturables)
Buenas prácticas
usa nombres claros para identificarlos fácilmente en facturas e informes
completa siempre las descripciones internas para claridad contable
usa descripciones para el cliente para controlar el texto que aparece en la factura
aplica etiquetas para estructurar los informes
crea plantillas para elementos que introduces con frecuencia
Resumen
Los Elementos de facturación te dan control flexible sobre los datos financieros no basados en tiempo. Ya sea para registrar gastos, facturar servicios de precio fijo, reembolsar kilometraje o automatizar cargos recurrentes mediante Tarifas fijas, mantienen todo consistente, reutilizable y listo para facturar.