Lorsqu’une tâche utilise une automatisation d’envoi de courriel, il peut arriver qu’un client indique ne pas avoir reçu le message ou que vous soupçonniez que l’envoi n’a pas fonctionné correctement. Heureusement, il est possible de vérifier rapidement si le courriel a été envoyé et, le cas échéant, de consulter les erreurs associées.
Étape 1 – Vérifier l’historique de la tâche
Commencez par ouvrir la tâche concernée dans l’interface Web de ProgressionLIVE.
Ouvrez la tâche.
Accédez à l’onglet Historique.
Consultez la section Journal d’événements située au bas de la fenêtre.
Cette section contient la journalisation de tous les événements liés à la tâche, incluant les envois de courriels automatisés.
Si le courriel a été envoyé avec succès
Vous verrez un message semblable à :
Envoi du courriel à : utilisateur@exemple.com
ou
Courriel envoyé à utilisateur@exemple.com reçu
Cela confirme que l’automatisation s’est déclenchée et que le courriel a été transmis.
Si le courriel n’a pas été envoyé
Vous pourriez voir un message semblable à :
Courriel non envoyé à : utilisateur@exemple.com
En développant l’entrée avec le symbole +, vous pourrez consulter le détail de l’erreur retournée par le serveur de messagerie.
Parmi les erreurs les plus fréquentes :
Boîte courriel pleine
Adresse courriel inexistante ou invalide
Courriel refusé par le serveur du destinataire
Courriel identifié comme spam
Problème temporaire de livraison
Dans ce cas, il est recommandé de communiquer avec le client afin de vérifier la validité de son adresse courriel ou la configuration de sa boîte de réception.
Conseil : Si le message d’erreur n’est pas clair ou si vous ne comprenez pas sa signification, contactez le support ProgressionLIVE. Nous pourrons vous aider à identifier la cause exacte du problème.
Exemple du journal d’événements
Étape 2 – Vérifier que l’automatisation s’est déclenchée
Si aucun message concernant l’envoi du courriel n’apparaît dans le journal d’événements, il est possible que l’automatisation ne se soit jamais déclenché.
Dans ce cas :
Accédez à l’onglet Gestion.
Sélectionnez Automatisation dans le menu de gauche.
Ouvrez l’onglet Mes automatisations.
Repérez l’automatisation responsable de l’envoi du courriel.
Vous pouvez trier les automatisations par Type afin de retrouver plus facilement celles de type Envoi de courriel automatisé.
Une fois l’automatisation trouvée :
Cliquez sur le bouton Modifier (icône du crayon).
Vérifiez le Type de tâche auquel l’automatisation s’applique.
Vérifiez le champ Progresse à l’état.
Ce champ indique précisément à quel changement d’état le courriel doit être envoyé.
Assurez-vous que :
La tâche est du bon type.
La tâche a atteint l’état configuré dans l’automatisation.
L’automatisation est active.
Exemple de la liste des automatisations
Que faire si vous ne trouvez aucune automatisation ?
Certaines compagnies utilisent encore un ancien système d’automatisation (Plug-in) configuré directement par l’équipe ProgressionLIVE.
Si vous vous attendez à voir une automatisation d’envoi de courriel, mais qu’aucune automatisation correspondante n’apparaît dans votre compte :
Contactez le support ProgressionLIVE.
Nous vérifierons si votre organisation utilise encore l’ancien système.
Nous validerons que la configuration est toujours fonctionnelle.
Cas particulier : erreur « rejected: general »
Vous pourriez parfois rencontrer l’erreur suivante :
rejected: general
Cette erreur signifie généralement qu’une erreur antérieure s’est produite avec cette adresse courriel et que celle-ci a été bloquée par le système afin d’éviter des tentatives d’envoi répétées en boucle.
Lorsque cette erreur apparaît :
Contactez le support ProgressionLIVE.
Nous vérifierons l’erreur initiale ayant causé le blocage.
Une fois la cause corrigée, nous pourrons débloquer l’adresse courriel au besoin.
Résumé
Pour vérifier un envoi de courriel automatisé :
Ouvrez la tâche et consultez le Journal d’événements.
Recherchez un message indiquant que le courriel a été envoyé ou refusé.
Consultez le détail de l’erreur lorsque disponible.
Si rien n’apparaît, vérifiez l’automatisation associée.
Vérifiez le type de tâche et l’état déclencheur.
Contactez le support en cas d’erreur incomprise ou de message rejected: general.