Met de online agenda van QIT kunnen jij én je cliënten eenvoudig afspraken inplannen. Je bepaalt zelf welke momenten beschikbaar zijn, hoe ver op voorhand er geboekt mag worden, en onder welke voorwaarden een afspraak gewijzigd of geannuleerd kan worden.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je aan de slag gaat met de online agenda.
Sessie-type aanmaken met sessiedetails en beschikbaarheden
Je werkt met online agenda waarin je het type sessie én je beschikbaarheden definieert. Zo kan je bijvoorbeeld verschillende sessie-types maken voor individuele sessies, diagnostisch onderzoek of een gezinsgesprek.
Zo maak je een template aan:
Ga naar je Afspraken in je agenda in QIT.
Klik op "Afspraak toevoegen"
Vul de details van je afspraak in (bv. “Individuele sessie - 50 min - €75”).
Geef aan op welke dagen en tijdstippen je beschikbaar bent (bv. elke maandag van 9u tot 12u).
Selecteer met welke extra kalenders rekening moet worden gehouden bij het berekenen van je beschikbaarheden (je QIT-agenda wordt altijd automatisch meegenomen).
Sla je afspraak op.
Instellingen voor boeking en annulatie
In je agenda-instellingen kan je instellen wanneer een cliënt een sessie mag boeken of annuleren.
Standaardinstellingen:
Cliënten kunnen niet annuleren.
Sessies kunnen maximaal 30 dagen op voorhand geboekt worden.
Sessies moeten minstens 48 uur op voorhand geboekt worden.
Je kan deze instellingen volledig personaliseren.
Sessies zelf boeken als hulpverlener
Je kan zelf op elk moment een sessie boeken voor je cliënt, zelfs buiten de standaard beschikbaarheden.
Zo boek je een sessie in:
Ga naar je Afspraken in je agenda.
Selecteer een afspraak (bijv. “Individuele begeleiding”).
Kies op het gewenste tijdstip.
Selecteer je cliënt en klik op maak aan
Hoe je cliënt sessies boekt
Wanneer je dit in je sessie-type definieert, kunnen je cliënten zélf een afspraak boeken via hun eigen QIT-account.
Zo werkt het voor de cliënt:
De cliënt logt in op QIT en opent het dossier.
De cliënt klikt op "Sessie inplannen".
Hier zien ze jouw actieve sessie-types en beschikbare momenten.
Ten slotte kan de cliënt een datum en tijdstip kiezen en de sessie bevestigen.
Enkel de tijdsloten die jij beschikbaar hebt gemaakt, worden getoond. Je behoudt dus de volledige controle.
Feedback bij boeking door cliënt
Wanneer een cliënt zelf een sessie boekt, krijg je hiervan een duidelijke visuele én e-mailmelding.
Wat verandert er?
De sessie verschijnt in je agenda met een aparte kleur zodat je meteen ziet dat deze door de cliënt zelf werd ingepland.
Je ontvangt een e-mailnotificatie met de details van de boeking (cliënt, datum, uur, sessietype).
Out-of-office instellen
Ga je met verlof of ben je tijdelijk afwezig? Dan kan je je agenda tijdelijk blokkeren zodat cliënten in die periode geen afspraken kunnen inplannen.
Zo stel je een afwezigheid in:
Ga naar je Afspraken in je Agenda.
Klik hier op “Afwezigheid toevoegen”.
Selecteer de begin- en einddatum van je afwezigheid.
(Optioneel) Voeg een reden toe (wordt niet gedeeld met cliënten).
Klik op "Bewaar"
Je kan ook een afwezigheid toevoegen rechtsstreeks in je agenda.
