منصة رواء تقدم خدمة مبتكرة تعتبر الأولى على مستوى السعودية، وهي قارئ الفواتير الذكي الذي يستخدم تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لمسح وقراءة بيانات الفواتير تلقائيًا بعد رفعها على المنصة من خلال متصفح جهاز الكمبيوتر المكتبي أو من خلال متصفح الأجهزة المحمولة بتصويرها ورفعها على المنصة. هذه الخدمة تساعدك على رفع فواتير المشتريات بكل سهولة بدلاً من إدخالها يدويا، وتساهم بتقليل الأخطاء البشرية الناتجة عن الإدخال اليدوي كما أنها تساعدك في حفظ نسخة من الفاتورة ضمن المرفقات في فاتورة المشتريات لتتمكن من الرجوع إليها عند الحاجة.
⚠️ من المهم التنبيه إلى أن العملة المعتمدة في منصة رواء هي (الريال السعودي)، أي أن هذه الخدمة لن تميز المنتجات المسعرة ضمن الفواتير التي سيتم رفعها أو تصويرها بعملات غير الريال السعودي.
قارئ الفواتير الذكي
للوصول إلى قارئ الفواتير الذكي، انتقل إلى:
المشتريات والموردين > فواتير المشتريات > فاتورة شراء جديدة.
اضغط على (قارئ الفواتير الذكي).
اضغط على (تصفح الملفات) لإرفاق فاتورة المشتريات، أو قم بسحب الفاتورة من جهازك وإفلاتها في المكان المخصص. كما يمكنك من خلال متصفح الأجهزة المحمولة التقاط صورة للفاتورة ورفعها على المنصة مباشرة.
ℹ️ لضمان معالجة الفاتورة بسرعة وكفاءة:
تأكد من أن الفاتورة واضحة وقابلة للقراءة.
استخدم صيغة الملفات PDF، JPEG، أو PNG.
لتفادي الأخطاء، تجنب تصوير فواتير مكتوبة يدوياً.
يقوم النظام بقراءة الفاتورة واستخراج البيانات منها. تستغرق هذه العملية من 15 إلى 25 ثانية.
ℹ️ المعلومات التي يقرأها النظام:
المعلومات الأساسية: اسم المورد، رقم الفاتورة.
المنتجات: يتم البحث عن اسم المنتج أو الرمز التعريفي، وإضافته في فاتورة المشتريات في حال وجوده في المخزون.
التكلفة والكمية: يتم عكس بيانات التكلفة والكمية بشكل مباشر من الفاتورة.
في حال عدم التعرف على أي معلومة، ستظهر رسالة توضح ذلك ويمكن إدخال تلك المعلومة بشكل يدوي.
عند انتهاء قراءة الفاتورة، بإمكانك تحديد الموقع، تاريخ الإنشاء، وإضافة الملاحظات في الحقل المخصص.
ℹ️ سيتم تحديد الموقع(الفرع) تلقائياً، في حال وجود أكثر من فرع، قم بتحديده يدوياً.
يتم إضافة المنتجات بجميع التفاصيل بناءً على البيانات الموجودة في الفاتورة.
ℹ️ عند وجود منتج جديد في الفاتورة أو لم يتم التعرف عليه، يظهر المنتج باللون الأحمر.
يمكنك الضغط على المنتج واختيار الاسم الصحيح، أو الضغط على علامة (+) وإضافة المنتج كمنتج جديد في المخزون.
التكلفة الإضافية والخصومات
أضف التكلفة الجديدة (إن وجد): تكلفة إضافية على تكلفة المنتجات، مثل: تكاليف الشحن والنقل. اضغط على علامة (+) لإضافتها.
ℹ️ تتأثر تكلفة المنتجات المضافة بالمخزون عند إضافة تكلفة جديدة، حيث يتم تقسيم التكلفة الجديدة على تكلفة المنتجات الموجودة بنفس فاتورة المشتريات.
إضافة خصم (إن وجد): خصم يقدمه المورد على التكلفة الكلية للمنتجات (غير شامل الضريبة) . اضغط على علامة (+)، اختر نوع الخصم (نسبة مئوية أو مبلغ محدد)، واكتب قيمة الخصم في الحقل المخصص.
طرق السداد
اختر حالة الدفع: (مدفوع أو آجل)، أدناه نشرح الفرق بين النوعين:
1- مدفوع: تعني أنك قمت بسداد كامل مبلغ الفاتورة أو جزء منها.
وسيلة الدفع: طريقة دفع مبلغ الفاتورة للمورد. توفر منصة رِواء طريقتين للدفع، يمكن إضافة طرق دفع أخرى من خلال الإعدادات، لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
المبلغ المدفوع: المبلغ الذي تم دفعه للمورد (كلي أو جزئي).
تاريخ الاستحقاق للدفع: تاريخ سداد المبلغ للمورد.
تاريخ تسليم المنتجات: التاريخ الذي يتم استلام المنتجات فيه من المورد.
ℹ️ يُعتبر تاريخ استحقاق الدفع وتاريخ تسليم المنتجات تواريخ مرجعية فقط، لتتمكن من معرفة تاريخ استلام المنتجات من المورد أو تاريخ استحقاق الدفع للمورد، لا يؤثر هذا التاريخ على تاريخ فاتورة المشتريات أو تاريخ إضافة المنتجات في المخزون أو ينعكس على التقارير.
2- سيتم الدفع لاحقاً: فاتورة آجلة، سيتم سداد المبلغ للمورد لاحقاً.
حدد تاريخ الاستحقاق للدفع وتاريخ تسليم المنتجات.
مراكز التكلفة
مراكز التكلفة (اختياري): وسيلة تساعدك في تنظيم التكاليف التي تنفقها في قسم أو فرع معين، يساعدك تحديد مركز التكلفة في تتبع النفقات والإيرادات بدقة لاتخاذ قرارات مالية أكثر فعالية. لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
ℹ️ يظهر خيار مراكز التكلفة عند تثبيت تطبيق المحاسبة.
المرفقات
المرفقات (اختياري): يمكنك أثناء قيامك بإضافة فاتورة المشتريات أو بعد حفظها، إرفاق صورة فاتورة المشتريات أو أي مستند لديك يتعلق بفاتورة المشتريات الذي تقوم بإدخاله لتتمكن من الرجوع إليه عند الحاجة.
إتمام فاتورة المشتريات
بعد إضافة جميع البيانات والتأكد منها اضغط على إتمام.
⚠️ لا يمكن التعديل على فاتورة المشتريات أو حذفها بعد الضغط على إتمام، في حال وجود خطأ يجب عليك إرجاع الفاتورة (فاتورة مردود المشتريات) وإعادة إصدار فاتورة المشتريات من جديد.
الأسئلة الشائعة
1- هل يتطلب وجود جهاز قارئ الباركود لأتمكن من استخدام خاصية القارئ الذكي؟
خاصية القارئ الذكي (OCR) لا تحتاج إلى جهاز باركود. يمكنك قراءة الفاتورة من خلال الجوال، أو رفعها مباشرة على المنصة، هذه التقنية تعتمد على التعرف الضوئي على الأحرف لقراءة بيانات الفواتير من ملفات رقمية مثل PDF، JPEG، أو PNG، وتقوم باستخراج المعلومات مباشرة من الصورة أو الملف.
2- أريد إضافة المنتج كمنتج جديد لكن تظهر علامة (+) غير مفعلة؟
لتستطيع إضافة المنتج في المخزون من خلال فاتورة المشتريات قم بالتأكد من تحديد الموقع.
3- عند وجود خصم على الفاتورة، هل يتم إضافته تلقائياً أو يجب إضافته يدوياً؟
يتم إضافة الخصم على الفاتورة يدوياً بعد انتهاء قراءة الفاتورة وانعكاس البيانات.
4- هل يمكن قراءة فاتورة المشتريات لمورد غير مضاف سابقاً على المنصة؟
نعم يمكن ذلك، سيظهر تنبيه أسفل اسم المورد "لم يتم التعرف على المورد"، قم بإضافة المورد على المنصة.
5- هل يمكن لقارئ الفواتير الذكي قراءة الفواتير المكتوبة بخط اليد؟
يُفضّل عدم إرفاق الفواتير المكتوبة بخط اليد لأن القارئ الذكي لن يتمكن من استخراج بياناتها بشكل صحيح.
6- ماهي طريقة رفع فاتورة المشتريات من خلال متصفح الجوال؟
لرفع الفاتورة من خلال متصفح الجوال، انتقل إلى المشتريات والموردين > فواتير المشتريات > فاتورة شراء جديدة > اضغط على قارئ الفواتير الذكي.
اضغط على (التقاط صورة)، قم بالتقاط صورة الفاتورة ورفعها على المنصة. أو اختر تحميل من الملفات وقم برفع الفاتورة.
يقوم النظام بقراءة الفاتورة واستخراج البيانات منها. تستغرق هذه العملية غالباً ما بين 15-25 ثانية.
عند انتهاء قراءة الفاتورة، بإمكانك تحديد الموقع، تاريخ الإنشاء، وإضافة الملاحظات في الحقل المخصص.
ℹ️ سيتم تحديد الموقع(الفرع) تلقائياً، في حال وجود أكثر من فرع، قم بتحديده يدوياً.
أضف الملاحظات (اختياري).
يتم إضافة المنتجات بجميع التفاصيل بناءً على البيانات الموجودة في الفاتورة.
ℹ️ عند وجود منتج جديد في الفاتورة أو لم يتم التعرف عليه، يظهر المنتج باللون الأحمر، يمكنك الضغط على المنتج واختيار الاسم الصحيح، أو الضغط على علامة (+) وإضافة المنتج كمنتج جديد في المخزون.
لرؤية تفاصيل المنتج اضغط على: تفاصيل المنتج.
لإضافة تكلفة جديدة مثل الشحن والتوصيل، اضغط على علامة (+).
لإضافة خصم على كامل الفاتورة اضغط على علامة (+) وقم بإضافة تفاصيل الخصم.
اختر حالة الدفع:
مدفوع: قم بتحديد طريقة الدفع، أدخل المبلغ المدفوع (كلي أو جزئي)، حدد تاريخ الاستحقاق للدفع، تاريخ تسليم المنتجات.
سيتم الدفع لاحقاً (فاتورة آجلة)، حدد تاريخ الاستحقاق للدفع، تاريخ تسليم المنتجات.
قم بتحديد مركز التكلفة وإضافة المرفقات (إن وجدت).
اضغط على إتمام، يتم إصدار فاتورة المشتريات مباشرة.