Áttekintés:
Ki a fiók tulajdonosa?
A fiók tulajdonosa az a személy, aki létrehozta a fiókot. A SalesAutopilot Szolgáltatási Szerződés értelmében a fiók tulajdonosa a "Szerződő" fél.
A fiók tulajdonosának adatait a bal alsó sarokban lévő Avatarra (1), majd a kinyíló menüben az Adminisztráció menüpontra (2) kattintva éred el. A tulajdonos az a személy, akinél a megnyíló "Felhasználók kezelése" képernyőn a név mellett megjelenik a "Tulajdonos" jelölés, valamint nincs törlés ikon a felhasználó mellett.
Fontos: A fiók tulajdonosának adatainál céges fiók esetén a cég képviselőjének vezeték- és keresztnevét, magánszemély esetén a magánszemély vezeték- és keresztnevét add meg!
Miért fontos, hogy a céget képviselő személy legyen a fiók tulajdonosa?
Ahhoz, hogy ügyfeleink számára kiváló szolgáltatást tudjunk nyújtani, rendkívül fontos, hogy a fiók tulajdonosának adatai a valóságot tükrözzék. Miért van erre szükség?
Jogi okok: a hatályos jogszabályok előírják az online szerződéskötés részeként, hogy a szerződő adatai valóságosak legyenek. Így a tulajdonos, vagyis a szerződő személy hiányában a szerződésünk nem érvényes és ez a fiók törléséhez vezethet.
Személyi változások: fel kell készülni személyi, alvállalkozói változásokra, amelyek akár hozzáférhetetlenné tehetik a fiókot. A fiók felhasználóinak körét a fiók tulajdonosa jogosult és köteles felelősen kezelni.
Kiváló szolgáltatás érdekben: kiemelten fontosnak tartjuk, hogy szolgáltatásunk keretében és annak fejlesztése érdekében a fiók tulajdonosát elérhessük. Mi is megteszünk mindent annak érdekében, hogy bármilyen kérdéssel, problémával, visszajelzéssel megtalálj minket mind telefonon, mind írásban, akár ügyként, akár egy egyszerű emailben. Mindezekkel közösen tudunk tenni azért, hogy ügyfeleink a lehető legtöbb előnnyel használják szoftverünket.
A szerződő adatai
A legfontosabb, hogy a szerződő, vagyis a fiók tulajdonosa nem feltétlenül az a személy, aki a fiókot a legtöbbet használja, vagy aki a fiókban lévő rendszereket felépíti.
FONTOS: A fiók tulajdonosának annak a személynek kell lennie, aki a cég képviseletére jogosult, jellemzően ő a cégtulajdonos.
Jogszerűen már a regisztráció során az ő adatai kerülnek elmentésre, a fiókban tehát a tulajdonos adatainál a következőket szükséges figyelembe venni az adatok megadásakor:
Név: annak a személynek a neve, aki a fiókot üzemeltető vállalkozás vagy szervezet cégképviseletére jogosult. Itt a vállalkozás neve vagy egy kitalált név nem megfelelő, hanem a szerződő vezetéknevének és a keresztnevének megadása szükséges.
Email cím: az az email cím, amelyen a cég képviseletére jogosult személyt el tudjuk érni.
Telefonszám: az a telefonszám, amelyen a fiók tulajdonosát el tudjuk érni.
Ha a fiók létrehozásakor nem adtad meg pontosan ezeket az adatokat, akkor az adatok módosításához kattints a bal alsó sarokban lévő Avatarra (1), majd a kinyíló menüben az Adminisztráció menüpontra (2). Ezt követően a "Felhasználók kezelése" felületre kerülsz, ahol a tulajdonos adatainál található ikonsorból a szerkesztés ikonra (3) szükséges kattintanod.
Ha a szerződői adatokban bármikor változás áll be, akkor kérjük időben frissítsd ezeket, hogy naprakészek és jogszerűek legyenek!
Mit tegyek, ha nem a cég képviseletére jogosult személy van megadva tulajdonosként?
Ha ez így van, akkor az adatokat szükséges módosítani a fiók felhasználóinak beállításainál.
Módosítsd a fiók tulajdonosának adatait a cég képviseletre jogosult személy adataival.
Hozz létre egy új felhasználói fiókot az eddig tulajdonosként megadott személynek. Az új felhasználó létrehozásáról ebben a Tudásbázis bejegyzésben találsz részletes leírást.
Szolgáltatási Szerződésünk 5.(2) pontja értelmében a felhasználónév és jelszó harmadik személlyel való közlése szerződésszegésnek minősül, ezért mindenképpen hozz létre külön felhasználói fiókot minden olyan személynek, aki a fiókot használja. Ezzel tudod elkerülni, hogy egy felhasználói hozzáféréssel több munkatársa is kezelje a fiókot, ami biztonsági kockázattal is jár.
A GDPR-nak és ezzel Szolgáltatási Szerződésünknek is megfelelően gondoskodj arról is, hogy a szervezettől kilépő munkatárs kikerüljön a felhasználók közül: ezt a felhasználó törlésével teheted meg. Ennek hiányában akár adatkezelési incidens is történhet, hiszen a volt munkatárs hozzáférhet a fiókban gyűjtött személyes adatokhoz.
Kellemetlen helyzetek, amikor baj, hogy a fiók tulajdonosa nem a céget képviselő személy
Ügyfélszolgálatunk történetében többször találkoztunk megoldhatatlannak tűnő helyzetekkel, melyek megoldásában nem is tudtunk segíteni. Az alábbi példákkal szeretnénk illusztrálni, hogy milyen helyzetek azok, amikor segített volna, ha a szerződő adatai pontosak lettek volna.
Az alkalmazott kilép a cégtől: a SalesAutopilot fiókot a cég egyik munkatársa hozta létre saját nevét adva meg szerződőként. Amikor ez az alkalmazott kilépett a cégtől, nem hagyta meg belépési adatait senkinek sem a cégnél. Utólag már nem lehetett kideríteni, hogy hogyan lehet hozzáférni a tulajdonosi fiókhoz.
Egy kivitelező partner a szerződő: A fiókot egy kivitelezésben jártas szakember hozta létre saját nevén. Sajnos a megbízó és a kivitelező szakember között súlyos nézeteltérés alakult ki és a cég tulajdonosa nem tudta bizonyítani, hogy a fiók használata őt illeti meg. Javasoljuk, hogy abban az esetben, ha kivitelező partner segítségével fogsz hozzá a SalesAutopilot használatához szerződésben rögzítsd az elvállalt megbízás kereteit és feltételeit, valamint tanulmányozd át a Szolgáltatói Szerződés egészét, kiemelt figyelmet fordítva a GDPR-ra vonatkozó részekre.
Hol tudom módosítani a cég adatait, ha változott?
Ha vállalkozásodnak neve vagy számlázási címe változott meg, akkor a Számlázási cím módosítása bejegyzésünk segítségével teheted meg ezeknek az adatoknak módosítását pár egyszerű kattintással.
Mi a teendőm, ha a SalesAutopilot fiókomat szeretném átadni egy másik személynek/cégnek?
Amikor elérkezik az idő, hogy saját vagy céges SalesAutopilot fiókot kell átadnod új tulajdonosának, mielőtt végleg megválnál a fióktól, egy pár módosítás elvégzésére kérünk, hogy a soron következő tulajdonosnak ne okozzon gondot a fiókot birtokba venni. Az ideális tulajdonosváltás lépéseire ebben a Tudásbázis cikkben térünk ki részletesen: Tulajdonosváltás: SalesAutopilot fiók átadása új tulajdonosnak