De audit trail in het transactie overzicht toont gedetailleerde informatie over de transactie- en onderteken activiteiten per ondertekenaar. Per activiteit wordt het datum en tijdstip gelogd totdat de transactie volledig is afgerond / getekend.
Waar vind je de audit trail van een transactie?
Ga naar het menu Transacties > Open transacties en kies voor de blauwe knop aan de rechterkant van de transactie, zie hieronder - geel gearceerd:
De pagina met het transactie overzicht wordt geopend en onderaan de pagina vind je de audit trail. Zie hieronder:
Zoals hierboven te zien is, is de e-mail met het ondertekenverzoek verstuurd op 11 februari om 13:19 naar evidos.daan@gmail.com.
Zodra de ondertekenaar de ondertekenlink in de e-mail met het ondertekenverzoek opent wordt er een nieuwe activiteit gelogd, zie onderstaande afbeelding:
Je weet dus precies wanneer de ondertekenaar (..voor het eerst..) de ondertekenlink heeft aangeklikt!
Op het moment dat de ondertekenaar na het klikken op de link ook het te ondertekenen document heeft geopend is dat te zien aan de onderstaande activiteit Document geopend:
Zodra het document wordt getekend verschijnt er in de audit trail Ondertekend:
Heeft de transactie meerdere ondertekenaars? Dan wordt het ondertekenverzoek naar de tweede ondertekenaar standaard pas verstuurd nadat de eerste heeft getekend.
Deze activiteit en alle opvolgende activiteiten worden ook gelogd in de audit trail totdat de transactie volledig is afgerond. Zie onderstaand voorbeeld:
Nadat alle ondertekenaars het ondertekenen hebben afgerond versturen wij de bevestigingsmail met (..een downloadlink naar..) het getekende document en de e-mail met de transactiebon afzonderlijk. Deze acties worden ook gelogd in de audit trail.
Zie onderstaand voorbeeld van een audit trail met twee ondertekenaars waarvan de transactie volledig is afgerond:
De e-mailadressen uit de audit trail worden na 3 maanden automatisch opgeschoond, zie ook hier.
Een kopie van de audit trail zetten wij tevens onderaan in de transactiebon. Handig voor de bewijskracht!
Ons support team helpt je graag verder via de chat of mail naar support@signhost.com