In het Signhost webportaal kan je documenten uploaden die ondertekend moeten worden door de ondertekenaars die je toevoegt. Het meesturen van documenten (bijlagen) die niet ondertekend hoeven te worden wordt niet ondersteund.
Wel kan je dergelijke bijlagen (zoals bijvoorbeeld algemene voorwaarden) op verschillende manieren bij de transactie voegen, zodat deze ook bij de ondertekenaar terechtkomen.
Optie 1: Bijlage uploaden en laten ondertekenen
Ook als het document niet per se ondertekend hoeft te worden, kan het alsnog in de transactie worden opgenomen als apart document om te ondertekenen.
Door dit te doen geeft de ondertekenaar te kennen dat die ook akkoord gaat met de inhoud. Dit voorkomt discussie achteraf over welke voorwaarden zijn geaccepteerd en wanneer dat akkoord is gegeven.
Meer uitleg: Meerdere documenten toevoegen in een transactie
Optie 2: Bijlage samenvoegen met het te ondertekenen document
Je kan het bijlage-document combineren met het document dat moet worden ondertekend. Zo maak je van twee PDF-bestanden één geheel.
Zorg ervoor dat dit voor de ondertekenaar duidelijk is, zodat het complete document in de juiste context wordt gelezen.
Optie 3: Ondertekenlink en bijlage versturen via eigen e-mail
Maak een transactie aan met alleen de documenten die ondertekend dienen te worden. Gebruik bij het aanmaken van de transactie de functie Ondertekenen op locatie zodat er alleen een ondertekenlink wordt gegenereerd maar deze niet via onze automatische maildienst wordt gedeeld met de ondertekenaar(s).
Je kan vervolgens de ondertekenlink zelf delen via jouw eigen mailprogramma, en in de mail naar de ondertekenaar(s) een bijlage toevoegen. Op deze manier behoud je jouw huisstijl, logo, e-mailhandtekening en eventuele voetregels en wordt de bijlage niet meegenomen in het tekenproces.