Wij verlenen geen support op het maken van een invulbaar document!
Via ons webportaal kan een invulbaar document worden verstuurd. Het document moet vooraf invulbaar worden gemaakt en voldoen aan onze voorwaarden.
De mogelijkheden binnen het versturen van een invulbaar document zijn beperkt. Wij ondersteunen geen andere slimme invoervelden. Onze software kan alleen tekstvelden en / of selectievakjes verwerken. Daarom bieden we ook mogelijkheid om te werken met webformulieren. Heb je interesse in het gebruiken van webformulieren of wens je het document door ons invulbaar te laten maken? Neem dan contact met ons op!
Het is ook niet mogelijk om er een soort website met intelligentie van te maken, omdat daarbij de long term archival van een digitaal verzegelde (PAdES LTV) PDF onmogelijk wordt. Dergelijke vragen en wensen zitten eerder in de contractgeneratie, collaboratie en workflow, waarbij een webformulier beter aansluit.
Hoe maak ik een invulbaar document?
Om een document invulbaar te maken adviseren wij het programma Adobe Acrobat Pro DC. Hieronder volgt een uitleg om een document zó in te richten dat er tekstvelden en checkboxen ingevuld kunnen worden door de ondertekenaar(s).
Stap 1 - Maak het document
In elke tekstverwerker kan een document worden opgesteld en worden geëxporteerd/opgeslagen als PDF document. Als voorbeeld is een document opgesteld met ruimte voor de invulbare velden (Figuur 1).
Figuur 1 - Het opstellen van een document, hier in Word.
Elke andere tekstverwerker (bijv. Apple Pages) kan worden gebruikt,
zolang het maar als PDF kan worden opgeslagen.
Stap 2 - Maak het document invulbaar
Open vervolgens het opgeslagen PDF document in Adobe Acrobat, en kies voor de functie 'Formulier voorbereiden'.
Figuur 2 - Open het document, en kies het juiste gereedschap.
Het vinkje niet aanvinken, maar meteen door naar Starten.
Figuur 3 - Niet aanvinken
Plaats vervolgens de benodigde tekst- en/of checkbox velden op het document. Let erop dat elk element een unieke naam heeft, en het handtekeningveld de specifieke naam 'Signature-1_1' heeft. Zijn er meerdere handtekeningen nodig of meerdere ondertekenaars klik hier!
Het plaatsen van een tekstvak doe je via:
Het plaatsen van een checkbox doe je via:
Het plaatsen van een handtekeningveld doe je via:
Figuur 4 - Het plaatsen van de invulbare elementen.
Vervolgens kunnen alle invulbare velden worden toegewezen aan de eerste ondertekenaar met de instellingen uit Figuur 5 en 5.1. Markeer alle velden - behalve handtekening velden van andere ondertekenaars - als 'alleen lezen' voor de eerste ondertekenaar. Let op! Kies de optie 'alleen deze velden'!
Figuur 5 - Kies voor "Alleen deze velden"
Figuur 5.1 - Selecteer het juiste handtekeningveld + de velden die deze ondertekenaar moet invullen
Voor alle volgende ondertekenaars hoeft alleen het eigen handtekening veld te worden toegekend. Markeer dus alleen het eigen handtekening veld als 'alleen lezen'.
Figuur 6 - Selecteer alleen het handtekeningveld
Als laatste dient het document dan te worden opgeslagen als PDF document, en is het klaar om te worden ondertekend via Signhost.
Stap 3 - Ondertekenverzoek versturen
Document versturen
Als laatste stap dient te worden gecontroleerd of het document juist is opgesteld, en bij ondertekening de juiste uitkomst geeft. Volg het artikel Hoe maak ik een nieuwe transactie aan? en vergeet niet om een vinkje te plaatsen bij Invulbaar:
Document ondertekenen
De ondertekenaar(s) kunnen de velden invullen tijdens het ondertekenproces bij het bijkijken van het document. In het onderstaande voorbeeld zijn er alleen invulbare velden voor ondertekenaar 1 (Signature-1_1). De informatie die wordt ingevuld door deze ondertekenaar worden onthouden. Indien op volgorde verstuurd ziet de tweede ondertekenaar (Signature-2_1) de ingevulde velden.
Figuur 7 - het ondertekenproces
Let op! Het lijkt erop of iedere ondertekenaar de velden kan invullen. Het moet dus duidelijk zijn welke ondertekenaar de velden moet invullen. Alleen de velden gekoppeld aan de juiste ondertekenaar wordt onthouden.
Stap 4 - Resultaat
Wanneer de transactie succesvol is geweest dan is de ingevulde informatie door de ondertekenaar zichtbaar op het ondertekende document. Houd er rekening mee dat de velden niet verplicht gemaakt kunnen worden.
Figuur 8 - het getekende document
Belangrijk
Na het openen van de pdf, controleer onder More/Meer of 'Acrobat Form' is geselecteerd. Wanneer een 'Digital Signature' kan worden toegevoegd is dit het geval, wanneer alleen uit een 'Signature (Block)' kan worden gekozen moet er gewisseld worden naar Acrobat Form.
Bij alle invulbare elementen is het belangrijk dat ze unieke namen hebben, dus geen 'untitled'. Elk veld moet een eigen naam hebben. Nummeren kan een optie zijn: text1, text2, text3, bijvoorbeeld.
Bij checkboxes is het belangrijk dat de exportwaarde op 'on' staat.
Andere elementen, zoals keuzerondjes of radiobuttons, worden niet ondersteund.
Noem het veld van 'Digital Signature' als volgt: 'Signature-1_1'.
Ondertekenaar 2: 'Signature-2_1'Let op! er mogen geen signertags in het document staan.
Ons support team helpt je graag verder via de chat of via support@signhost.com