Här nedan svarar vi på vanliga frågor kopplat till e-posthantering. Får du inte svar på din fråga? Hör vänligen av dig till vår Support så hjälper vi dig!
Kan man byta e-postadress på en användare?
Det korta svaret är: Ja. En administratör kan när som helst gå in på en användarprofil och ändra den registrerade e-postadressen till en ny, t.ex. vid namnbyte eller om användaren byter e-postdomän. Detta påverkar inte användarens historik eller behörigheter – kontot finns kvar men med uppdaterad mejladress.
Tänk på: Om organisationen använder extern synkronisering (t.ex. Office-365) behöver e-post ändras i källsystemet också, annars kan synken återställa den gamla adressen.
Notera att byta användarnamn eller extern unik ID (t.ex. User Principal Name) inte är möjligt direkt via administrationsgränssnittet. Sådana förändringar kräver ett ingrepp av en utvecklare och specialskript. Kontakta Spintrs support om ni behöver byta användarnamn/extern ID för en användare – vi kan hjälpa till att ordna detta bakom kulisserna.
Stöder Spintr e-postalias för användare?
Enligt design kan varje användarkonto bara ha en e-postadress fältmässigt i Spintr. Det betyder att du inte kan lagra flera adresser direkt på samma konto. Däremot går det att utnyttja alias på mailsidan för att flera konton effektivt delar samma fysiska inkorg. Till exempel kan man skapa två användarkonton i Spintr med unika användarnamn men ange e-post för båda som går till samma brevlåda. Detta kan uppnås genom att använda e-postalias i ert mailssystem, eller genom subadressering (t.ex. förnamn+projekt@företag.se) som pekar på samma primära adress.
Vad händer om en användares e-post ändras i Entra ID / Office-365 men inte uppdateras i Spintr?
Om en användare byter e-postadress i Entra ID / Office-365 men motsvarande ändring inte görs i Spintr innan nästa inloggning, kommer Spintr betrakta det som en ny användare som försöker logga in. Detta beror på att Spintr matchar inloggande SSO-användare via unika attribut (vanligen användarnamn/UPN och e-post). När dessa inte stämmer med befintligt konto så skapas ett nytt konto vid inloggningstillfället.
Det ursprungliga kontot med gamla e-postadressen blir kvar (men användaren lär inte använda det längre då det inte matchar SSO-uppgifterna).
Hur undviker man detta? Om en medarbetare exempelvis byter efternamn och därmed får ny e-post, bör ni uppdatera användarens profil i Spintr innan synkronisering av uppgifter via Office-365 synk eller inloggning av användaren.
Kontakta Spintr Support för stöd och hjälp!