Organisationen i Spintr är grunden för att se ert företags struktur på intranätet, hitta kollegor, se vilken del av företagen de jobbar inom och målgruppsstyrning av innehåll.
Här nedan berättar vi mer om funktionen samt värdet av att ha en tydlig organisationsstruktur i Spintr. Avslutningsvis svarar vi på vanliga frågor om målgrupper och hur dessa skapas.
Varför skapa en organisationsstruktur?
Målgruppstyrning baseras på de företag, kontor och avdelningar (målgrupper) som användarna ingår i och vi rekommenderar alltid att ha en bestämd organisation för att underlätta i just målgruppsstyrning av innehåll.
Det vanligate är att man använder sig av någon form av koppling mot intranätet där organisationen hämtas in automatiskt när användare synkas eller loggar in.
Lokalt AD, Azure-AD, Office-365, Exerp är några exempel på kopplingar som kan användas för att hämta in informaiton om användare och er organisation.
Det går även att skapa samma typ av organisation direkt inne på intranätet och nedan följer hur man dels kan se organisationen, hur den fungerar och som hör för att skapa upp den manuellt.
I vänstermenyn på första sidan så finns även ett menyval som heter just ”Organisatioin” man kan klicka på för att se en överblicksvy.
Bra att veta: Med en AD koppling så som Office-365 så blir Office-365 grunden och facit för organisationen och alla ändringar måste göras via Office-365 - inte i Spintr.
Skapa er organisationsstruktur
Gå in på Administration längst ner i vänstermeny eller under din egen profilmeny i högra hörnet.
Välj Inställningar > Organisation.
I denna vy så ser man alla Kontor som finns inne på intranätet och kan även klicka på Ny verksamhet för att skapa fler kontor (Kontor = Verksamhet). Namn på kontoret är det enda obligatoriska fältet att fylla i - övriga är frivilliga.
I detta steg kan man även fylla i standardspråk, välja tema, aktivera en kontorssida, välja bild och omslagsbild.
Hantera målgrupper: Kontor och avdelningar
Efter att du skapat ett kontor kommer du till en översikt där man kan se alla avdelningar som tillhör kontoret.
Man kan även se hur många medarbetare som ingår i varje avdelning.
Bra att veta: För att se enskilda personer som ingår i en avdelning så besöker man Medarbetare via vänstermenyn på startsidan.
Skapar ni avdelningar så är endast namn obligatorisk information - övrigt frivilligt.
Organisationssidor
Om man valt att aktivera kontors- eller avdelningssida på någon del av organisationen så kan man sedan via Organisationsmenyvalet på första sidan klicka på de olika kontoren/avdelningar för att komma till respektive kontorssida.
Sidor som har en egen sida är blåfärgade och går att klicka på. Klickar man på dem så kommer man in på själva sida.
Sidan är öppen för alla användare på intranätet och går i sig inte att målgruppstyra, men det finns ett eget socialt flöde för deltagarna och målgruppsstyrd information visas.
Bra att veta: Målgruppsstyrt innehåll visas inte för användare utanför målgruppen även om sidan i sig är öppen för alla. På höger sida finns även knappar för att se alla anställda inom kontoret och det går att skapa textsidor som är placeras i högermenyn. Sidorna går att målgruppstyra så att de bara visas för kontoret även om sidan i sig är öppen för alla.
Vanliga frågor
Hur skapar man målgrupper i Spintr?
Målgrupper används i Spintr för att styra innehållsvisning - till exempel vilka som ska se en nyhet). Som administratör kan du skapa och hantera målgrupper på två sätt:
Manuellt via webbgränssnittet: Gå till administrationspanelen för Målgrupper (ibland benämnt efter typ, till exempel Avdelningar, Kontor, etc. beroende på er uppsättning). Där kan du lägga till nya kontor/avdelningar, ange namn och eventuellt beskrivning. Användare kan sedan tilldelas dessa målgrupper via sina profiler eller via import.
Programmatisk via API: För mer avancerade eller automatiserade behov kan ni använda Spintrs kommersiella API för att skapa målgrupper och hantera grupptillhörigheter via skript. Detta är praktiskt om ni vill synka målgrupper från ett HR-system eller AD. Spintr stödjer att de flesta användarfält (inklusive avdelning, kontor osv) kan uppdateras via API-integrationer.
Via extern IDP: På samma sätt kan målgrupper så som företag, kontor, avdelning och roller synkas in via inloggning från exempelvis Entra ID/Office-365 och tillhörande synk funktioner.
Normalt sett har Spintr några fördefinierade gruppkategorier, såsom Företag, Kontor, Avdelning, som speglar organisationens struktur. Tänk på att tydligt namnge målgrupperna så att redaktörer förstår vilka mottagare de representerar vid publicering av innehåll.
Hur kan ansvarig admin/användare själva se vilka målgrupper man tillhör?
Varje användare kan se grundläggande grupptillhörighet på sin profilsida. När du (eller en användare) öppnar Min profil i Spintr visas vanligtvis fält som Företag, Kontor, Avdelning och Roll. Dessa fält anger vilka organisatoriska grupper användaren tillhör inom intranätet. Till exempel kan det stå att du tillhör företaget Acme AB, kontor Stockholm, avdelning Marknad och roll Marknadsansvarig.
Dessa värden motsvarar de målgrupper och kategoriseringar som används för att rikta innehåll. Om en nyhet publiceras till målgruppen “Marknad” kommer exempelvis alla med avdelning Marknad (som du kan se på din profil) att få den nyheten.
Vanliga användare kan inte se alla målgrupper eller grupper i systemet, men de kan se sina egna tillhörigheter och förstå att “okej, jag är markerad som tillhörande Avdelning X, Kontor Y, etc.”. Den insynen kan hjälpa användare förstå varför de får viss information och inte annan.
Om ni har mer komplexa målgrupper eller dynamiska grupper via API som inte direkt visas på profilsidan, kan användaren eventuellt inte se dem listade. Men standardfält som företag/avdelning är alltid synliga för användaren själv.
Måste varje användare tillhöra en målgrupp (t.ex. avdelning och kontor)?
Varje användare i Spintr måste tillhöra åtminstone en avdelning och ett kontor (eller motsvarande grupper enligt er terminologi) – annars kan kontot inte skapas. Systemet kräver att vissa grundfält är ifyllda för alla användare, däribland deras organisatoriska tillhörighet. Om man försöker lägga till en användare utan att ange t.ex. avdelning kommer intranätet att neka det.
Detta beror på att många funktioner i Spintr (särskilt målgruppsstyrning av innehåll) utgår ifrån att användare grupperas på något sätt. En användare utan någon målgrupp skulle “falla utanför” all kommunikation. Därför säkerställer Spintr att alla har minst en basgrupp.
Som administratör behöver du veta vilken avdelning/kontor en ny användare hör till innan du lägger till dem.
Notera: Om er organisation inte använder till exempel kontor som begrepp, kanske ni bara har en defaultkontor som alla kopplas till, och sedan avdelningar som varierar – huvudsaken är att inget fält lämnas tomt.