In jedem Unternehmen kann es zu Betrugsfällen kommen. Ein effektiver Prozess und klare Kommunikation sind entscheidend, um solche Vorfälle zu bewältigen und zukünftige Fälle zu verhindern.
Hier sind die grundlegenden Schritte, die den Prozess zeigen.
Prozess und Kommunikation bei Betrugsfällen
1. Erkennung des Betrugs
Anzeichen für Betrug:
Ungewöhnliche Transaktionen oder Aktivitäten (zB. zu viele Disputes zum Produkt)
Mehrere Bestellungen von einem Affiliate
Urheberrecht, Plagiate und Fälschungen vom Produkt
Meldungen von verdächtigen Aktivitäten durch Vendoren oder Kunden
2. Interne Untersuchung und Kommunikation
Schritte:
Informierung des Team Leads und relevanter Führungskräfte, Buchhaltung, Legal Team (falls nötig)
Sofortige Prüfung der verdächtigen Transaktionen oder Aktivitäten (bitte auch in dem Fall IP Adresse beachten, besonders falls die wiederholt)
Sperrung des Vendor Accounts und Blockierung der PayOuts (falls nötig)
Sicherung von Beweismaterial (z.B. Dokumente, E-Mails, Beweise)
Prüfung der IP Adresse vom Vendor/Affliate (siehe hier DBeaver Commands)
Rechtliche Beratung hinzuziehen (falls nötig)
Gezielte Kommunikation mit betroffenen Abteilungen
Regelmäßige Updates über den Fortschritt der Untersuchung
Informierung über die Ergebnisse und Maßnahmen.
Beispiele:
Falls der User uns schreibt, dass seine Produkte kopiert, bzw. gestohlen wurden
Falls der User uns schreibt, dass seine Produkte kopiert, bzw. gestohlen wurden
Dem User Bescheid geben, dass wir das nachprüfen und so schnell wie möglich eine Rückmeldung geben.
Hier kannst du saved reply 1. "An zuständige Person weitergeleitet" auswählen
Die Webseiten von den zwei Users nachprüfen, die Produkte vergleichen;
Falls die Produkte gleich sind, dann soll man die Produkte von dem User blockieren (bitte mit Team Lead das final besprechen), der geklaut hat;
Man soll dem User schreiben, der geklaut hat und um die Stellungnahme bitten
Nutze bitte eine entsprechende Saved Reply 302 "Urheberrecht, Plagiate und Fälschungen beim Produkt"
Falls der User nicht nachweisen kann, dass es seine Produkte sind, bzw. dass er die nicht geklaut hat, dann bleiben die Produkte gesperrt.
Den weiteren Sachverhalt mit dem Team Lead besprechen und den Vendor/Affiliate auf die Blocklist setzen(falls nötig)
Anmeldung von Identitätsbetrug (oder auch mehrere Bestellungen auf fiktiven Namen)
Anmeldung von Identitätsbetrug (oder auch mehrere Bestellungen auf fiktiven Namen)
Dem User/Vendor Bescheid geben, dass wir das nachprüfen und so schnell wie möglich eine Rückmeldung geben.
Hier kannst du saved reply 1. "An zuständige Person weitergeleitet" auswählen
Die Bestellungen, Adressen, Name, Produkt nachprüfen, auch weitere potenziellen Bestellungen von diesem Vendor oder Affiliate;
Beim Bedarf die IP Adresse vom Vendor/Affiliate und vom Kunden checken und vergleichen.
Falls irgendwelchen verdächtigen Datenverkehr entdeckt wurde, bitte den User blockieren (bitte mit Team Lead das final besprechen)
zB.
Fraud Vendor
IP von allen diesen Bestellungen ist gleich, Bestellungen wurden auch um gleiche Uhrzeit aufgegeben.
Man soll auch dem User schreiben und um die Stellungnahme bitten
Nutze bitte eine entsprechende Saved Reply 303. "Potenzieller Fraud Fall (an Vendor/Affiliate)"
Falls der User den Fall nicht erklären kann oder es keine Rückmeldung erfolgte, sollte der Account auch gesperrt bleiben.
BITTE BEACHTEN (beim Identitätsdiebstahl sollten die Daten an Irina Zaiats oder an unseren Datenschutzbeauftragter Janko (datenschutz@copecart.com oder janko.williams@copecart.com) weitergeleitet werden)
Beim Bedarf den Fall auch mit Legal Team besprechen.